Tijdens de finale van de EIT Digital Challenge 2020 riep EIT Digital, onderdeel van het European Institute of Innovation and Technology, deep tech start-up SwipeGuide uit als winnaar in de categorie ‘Digital Industry’. Het Amsterdamse bedrijf heeft alles in zich om een Europees succesverhaal te worden, aldus de jury. Het krijgt nu een jaar lang ondersteuning van de EIT Digital Accelerator. SwipeGuide wil hét platform worden voor digitale werkinstructies en -procedures in de industrie, aldus ceo Willemijn Schneyder.
‘Goede werkinstructies zijn nog te vaak een sluitpost’
SwipeGuide biedt ‘as a service’ een online platform waarmee bedrijven voor alle mogelijke werkzaamheden eenvoudig (visuele) instructies kunnen maken, verspreiden, gebruiken, actueel houden en verbeteren. Medewerkers toveren die instructies tevoorschijn op hun smartphone, tablet of smart glasses, al dan niet via QR-codes, URL’s of NFC-tags. En sterker nog: in principe werkt iedereen mee om de instructies te maken en up-to-date te houden, van operator tot engineer, servicemonteur en teamleider. Want wie weet beter dan de mensen in de operatie hoe een taak het snelst en meest optimaal uitgevoerd kan worden?
Daan Assen
Willemijn Schneyder richtte het bedrijf in 2016 op samen met Daan Assen. Beiden brachten veel expertise van digitale transformatie, nieuwe businessmodellen en opleiden mee. ‘Aanvankelijk wilden we ons richten op het verbeteren van de klantenservice bij bedrijven met behulp van nieuwe technologieën: hoe kunnen retailers klantvragen, claims en productretouren voorkomen, bijvoorbeeld door consumenten te voorzien van optimale, digitale gebruiksaanwijzingen. We deden een aantal projecten bij Philips en Ziggo. Toen we ons platform in 2017 lanceerden, zagen we dat het ook heel anders gebruikt kon worden. We wilden ons op een veel grotere uitdaging focussen: hoe zorg je ervoor dat medewerkers op de werkvloer nieuwe of minder vaak voorkomende, complexe taken met succes uitvoeren dankzij actuele, digitale werkinstructies?’
Crowdsourcing
In fabrieken verspillen werknemers heel wat uren en energie, omdat ze niet precies weten hoe ze iets moeten doen. Willemijn Schneyder: ‘Als iets niet goed lukt of werknemers missen informatie, zie je ze op zoek gaan naar dikke, vaak verouderde documentatiemappen. Steeds weer levert dat onzekerheid en vertraging op en worden fouten gemaakt in de bediening en taakuitvoering. Start- en omstelprocedures van machines bijvoorbeeld kunnen zoveel sneller doorlopen worden. Kennis zit vast in de hoofden van mensen, dus moeten ze bij elkaar te rade gaan. Dat raakt allemaal hard aan de productiviteit. Goede werkinstructies zijn nog te vaak een sluitpost.’
Wie kan scrollen en swipen op sociale media, kan ook SwipeGuiden
De SwipeGuide-tool is gebaseerd op crowdsourcing. Er wordt niet van bovenaf verteld hoe mensen hun werk moeten doen. ‘Nee, we zeggen: “Hier is een tablet, leg jij vast hoe je een bepaalde taak doet.” Collega’s kunnen die instructies aanvullen of verbeteren. Medewerkers voelen zich erkend en betrokken. Hun kennis wordt opgeslagen en kan wellicht ook elders gebruikt worden binnen de organisatie. Dat werkt motiverend.’ Het vraagt wat digitale vaardigheden van medewerkers om online instructies op te stellen en te volgen, maar het SwipeGuide-systeem ondersteunt aan alle kanten. Software voor fabrieksmedewerkers moet net zo eenvoudig zijn als de apps op hun smartphone, stelt Schneyder. Wie kan scrollen en swipen op sociale media, kan ook SwipeGuiden.
Natuurlijk moeten de werkinstructies voldoen aan de eisen en standaarden van een bedrijf en moeten collega’s checken of ze compleet en kloppend zijn. Het management kan er natuurlijk ook voor kiezen om de digitale instructies door een paar vaste personen op te laten stellen. Als de kritische, operationele kennis van de organisatie maar wordt opgeslagen en gedeeld.
Het is een jong, enthousiast team van digital natives uit de hoek van onder meer gedragsverandering, didactiek, software-engineering en robotica, aldus Willemijn Schneyder.
Effectief werkplekleren
Bij SwipeGuide werken nu een kleine twintig medewerkers, met een schil van freelancers eromheen. Het is een jong, enthousiast team van digital natives uit de hoek van onder meer gedragsverandering, didactiek, software-engineering en robotica, aldus Willemijn Schneyder. ‘Iedereen die nieuw is bij ons bezoekt tijdens de inwerkperiode een fabriek, zodat mensen weten waarover ze het hebben. We doen ook video-interviews in fabrieken: wat houdt werknemers bezig, hoe kunnen ze het beste geïnstrueerd worden, wat zijn lastige punten?’
Samen met de vakgroep Educational Science & Technology van Universiteit Twente wordt onderzoek gedaan naar de meest effectieve manieren van werkplekleren. SwipeGuide gaat ook samenwerken met de Universiteit van Amsterdam, bijvoorbeeld op het gebied van het nieuwe leren. Wat uit het onderzoek komt, kan weer verwerkt worden in de instructiesoftware.
Het platform is flexibel: mensen hebben tenslotte hun eigen voorkeuren. Sommigen willen vooral visuele instructies, anderen hebben liever tekst, of gedijen bij veel interactie via pop-upschermpjes. Het systeem moet kunnen inspelen op een happy flow (alles loopt gesmeerd) en unhappy flow (er gebeurt iets onverwachts en er is een tip of alternatieve oplossing nodig). Willemijn Schneyder: ‘Je wilt zo optimaal mogelijke instructies om fouten en vertraging op de werkvloer te voorkomen. Daarom willen we ook meer gaan doen met zelflerende software: een medewerker stelt een instructie op en aan de hand van onze algoritmes bekijkt het systeem de kwaliteit ervan en geeft het zo nodig adviezen. “Voeg nog een foto van de productielijn toe en zet dan op die en die plek wat aanwijzingen.”’
Foodsector
Het instructieplatform van SwipeGuide is geschikt voor de meest uiteenlopende taken en werkzaamheden in fabrieken, voor onderhoudsdiensten, in andere werkorganisaties. Om echt expertise op te kunnen bouwen, focust het bedrijf zich vooralsnog op de levensmiddelenindustrie. Het platform draait nu in zo’n 150 fabrieken bij klanten als Heineken, ABB, PepsiCo en Pernod Ricard. Willemijn Schneyder: ‘Heineken gebruikt het wereldwijd op tientallen locaties. Een machine-instructie die in België is gemaakt, wordt gebruikt in een brouwerij in Mexico en verbeterd in Singapore. En iedereen ziet de informatie in zijn eigen taal. Door op verschillende plekken kennis toe te voegen, levert dat een steeds beter resultaat op.’
Medewerkers vinden het prettig om ermee te werken, ziet Schneyder: ‘Elke maand voegen bedrijven 10 procent meer gebruikers toe aan onze applicatie. Elke maand worden 10 procent meer digitale werkinstructies gemaakt. Vorig jaar hebben iets van 3.000 nieuwe editors content toegevoegd.’
Lees Link magazine digitaal of vraag een exemplaar op: mireille.vanginkel@linkmagazine.nl
Groeien in Europa
In 2020 stokte de groei wel enigszins door de coronacrisis. Fabrieken hadden hun handen vol om door te draaien of lieten andere projecten zoals de aanschaf van luchtreinigingssystemen even voorgaan. ‘Organisaties waar instructies al goed vastgelegd waren, hadden er wel veel voordeel van. Leidinggevenden die moesten thuiswerken, konden hele shifts via SwipeGuide voorbereiden. We hebben zelf speciale apps versneld doorontwikkeld voor onderhoud op afstand. Fabrieken die hun productie en manier van werken compleet om moesten gooien, hebben we geholpen door ons platform meteen ter beschikking te stellen.’
SwipeGuide wil dit jaar toegroeien naar 35 medewerkers en streeft ernaar zo’n 2.000 nieuwe fabrieken aan te sluiten. Daarom komt de EIT Digital Accelerator als geroepen. ‘SwipeGuide moet bekender worden in Europa en EIT-business developers gaan komende maanden deuren voor ons openen in andere landen. Ons eigen commerciële team bestaat uit vijf mensen. We kunnen lokale marktkennis in landen als Groot-Brittannië, Duitsland, België, Finland en Frankrijk heel goed gebruiken. En we hebben meer groeikapitaal nodig, ook daarbij kan de accelerator helpen.’
SwipeGuide wil ook machinebouwers een prominentere rol geven. ‘Die leveren vaak nog enorme boekwerken bij hun nieuwe machines. Ze mogen ons SwipeGuide-platform gratis gebruiken om er hun technische documentatie en werkinstructies mee op te stellen. Hun klanten kunnen er vervolgens voor kiezen om onze Software as a Service te gaan gebruiken. Voor die nieuwe machine. En voor hun hele fabriek.’
