Temidden van een moeilijke fusie moest expert in afwateringsproducten TBS-SVA zijn ERP vervangen. Een opdracht waarin Microsoft-partner Fellowmind met enkele ups en downs slaagde. Vandaag dient die digitalisering als basis voor een toekomst waarin het rapporteren over duurzaamheid veel belangrijker wordt. ‘Het was wennen, maar de samenwerking verbeterde snel en leidde uiteindelijk tot een sterkere digitalisering van onze organisatie.’
– ‘Uiteindelijk zijn TBS-SVA en Fellowmind volwassener geworden.’
– ‘Door te blijven praten, konden we beide organisaties op één lijn krijgen.’
– ‘Het lukte ons om veel zaken binnen de standaard op te lossen.’
– ‘Data die we voorheen al verzamelden, blijken nu nuttig voor onze duurzaamheidsrapportage.’
Samenwerking Fellowmind en TBS-SVA van stroef naar succesvol
TBS-SVA komt voort uit de fusie van TBS en SVA in 2017. ‘We zijn vandaag de marktleider in Nederland voor afwateringsproducten, zoals kolken, putafdekkingen en goten’, stelt Peter van Zwieten, algemeen directeur van TBS-SVA. ‘Als regenwater op straat komt, dan moet het een richting krijgen. Daar maken wij producten voor.’ Dat doet het bedrijf met honderd medewerkers vanuit het hoofdkantoor in Nederweert. De omzet van het bedrijf ligt tussen de 35 en 40 miljoen euro.
Momenteel groeit TBS-SVA weer. Maar die groei komt na een moeilijke fusie want de samenvoeging liep niet van een leien dakje. ‘De organisatie was er niet’, geeft Van Zwieten toe. ‘Het waren twee concurrerende partijen die plots werden samengevoegd onder één paraplu. Dat gaat niet automatisch.’
Open gesprek
Tijdens die moeizame periode kwam de samenwerking met Fellowmind tot stand. De IT-expert moest het bedrijf, in volle fusie, op een nieuw ERP-systeem krijgen. ‘TBS en SVA kwamen allebei uit een multinational’, legt Van Zwieten uit. ‘Beide hadden hun eigen ERP-systeem. Aanvankelijk gingen we op een SAP-systeem voort, dat voordien door SVA was gebruikt. Maar dat systeem kon niet goed worden afgescheiden. Daarom kozen we voor Microsoft Dynamics 365, waarvoor Pulse – het huidige Fellowmind – de implementatiepartner was.’
Die samenwerking startte met enkele uitdagingen. ‘Het begin van de implementatieperiode liep niet goed’, kijkt Van Zwieten terug. ‘De startdatum moest telkens worden uitgesteld. Het kwam van twee kanten. Ik was niet blij met ons team, en niet blij met het team van Fellowmind. Toen heb ik een open gesprek gehouden met beide directies.’
‘We hadden een blauwdruk moeten maken, nu ontbrak het aan een duidelijke visie’
Volgens Van Zwieten ontbrak het aan een duidelijke visie aan hun kant. ‘We hadden een blauwdruk moeten maken’, stelt de directeur. ‘Iedereen voegde maar mogelijke functionaliteiten toe, zonder inzicht in hoe die met elkaar zouden moeten interacteren. Dat zorgde voor frictie, want het team werkte keihard, maar de zaken gingen niet snel vooruit. We hadden alle vereisten voor onze organisatie op een rij moeten zetten, en alle knelpunten goed moeten bespreken.’
Op één lijn
De doorbraak kwam na het gesprek tussen de directies. De teams aan beide kanten raakten op elkaar ingewerkt, en TBS-SVA kon ook zijn eigen organisatie transformeren, wat het IT-traject makkelijker maakte. ‘Uiteindelijk zijn wij en Fellowmind volwassener geworden’, stelt Van Zwieten. ‘Je moet beseffen dat er na de fusie simpelweg geen IT-team meer was in onze organisatie. We hadden niemand aan boord die goed kon uitleggen wat we nu precies verwachtten van een ERP. Het is logisch dat dit problemen opleverde.’
‘Beide organisaties groeiden inderdaad tijdens het traject’, bevestigt Jim Korthagen, accountmanager bij Fellowmind. ‘Tijdens die periode voerde TBS-SVA veel organisatorische veranderingen door, die gingen van IT tot productie, wat het moeilijker maakte om grip te krijgen op de situatie. Maar door te blijven praten, konden we beide organisaties op één lijn krijgen. Daar zijn we mee geëvolueerd. Dat was juist een voordeel van de implementatieaanpak, omdat we daar flexibeler op konden anticiperen. Zo legden we uiteindelijk een resultaat voor waar we trots op zijn.’
De 1-daagse masterclass vindt opnieuw plaats donderdag 3 oktober 2024. Aanmelden en informatie.
Want de ERP-implementatie werd ondanks alle uitdagingen toch een succes. Na veel geduld, itereren en bijsturen slaagde Fellowmind erin om het project tot een goed einde te brengen. Daarbij moest het regelmatig zijn plannen bijstellen. ‘Aanvankelijk bestond bijvoorbeeld het idee om meer maatwerk te doen in het ERP-systeem, maar het lukte ons om veel zaken binnen de standaard op te lossen’, vertelt Korthagen. Van Zwieten: ‘Ik zou dit systeem vandaag niet meer kwijt willen. Het draait goed en we zijn tevreden. Het was wennen, maar de samenwerking verbeterde snel en leidde uiteindelijk tot een sterkere digitalisering van onze organisatie. We hebben ook niet het gevoel dat we vastzitten aan Fellowmind en dat er sprake is van een lock-in. We werken met hen samen omdat we dat willen.’
Meer naar buiten kijken
De digitalisering van TBS-SVA geeft het bedrijf nu een voordeel op de markt. ‘We zijn sterker gedigitaliseerd dan veel van onze sectorgenoten’, weet Van Zwieten. ‘Dat maakt dat we beter grip hebben op onze processen, en de data die daaruit voortkomen. Dat zal belangrijk zijn in de toekomst.’
Als bedrijf dat veel steunt op gietijzer en beton, twee CO2-intensieve grondstoffen, staat TBS-SVA namelijk voor een periode van sterke verandering. De Europese Unie introduceert nieuwe wetten zoals de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD), die bedrijven dwingt om te berekenen hoeveel CO2 er vervat zit in hun producten. ‘We willen het wiel niet opnieuw uitvinden’, meent Van Zwieten. ‘We zullen erop inzetten, maar tegelijk zijn we een kleinere partij. We zullen kijken hoe anderen het doen en daarvan leren. Beursgenoteerde bedrijven staan vooraan in de CSRD. Zij zullen echter informatie van ons opvragen, want onze CO2-uitstoot zit ook in hun keten vervat. Daar gaan we ons niet tegen verzetten. Soms denk ik: “Hoe krijgen we dit voor mekaar?” Maar duurzaamheid gaat niet meer weg. We moeten die weg inslaan.’
TBS-SVA kan hiervoor steunen op heel wat data die al in zijn IT-systemen zit. ‘Data die we voorheen al verzamelden, blijken nu nuttig voor onze duurzaamheidsrapportage’, stelt Van Zwieten. ‘Die gegevens kunnen we nu uit ons ERP-systeem halen en tegenover externe data plaatsen. We hopen wel dat er meer gegevens beschikbaar zullen komen, bijvoorbeeld hoeveel CO2-uitstoot er verbonden is aan de productie van beton.’
‘Bedrijven moeten meer naar buiten leren kijken’, bevestigt Korthagen. ‘Ze moeten onderzoeken welke uitstoot er in hun keten zit, en daar ook rond leren samenwerken. Dat is niet altijd leuk, maar wel gewoon de wetgeving. Een speler als Fellowmind heeft een belangrijke rol te vervullen om daarin mee te denken, en te zorgen dat bedrijven hier klaar voor zijn. Software is namelijk cruciaal om de benodigde informatie te verzamelen en uit te wisselen.’
Link magazine februari/maart 2024 Thema: De keten op orde op lokaal niveau.
Lees Link magazine digitaal of vraag een exemplaar op bij mireille.vanginkel@linkmagazine.nl
Nieuwe normaal
Ondertussen komen er ook twijfels op over de CSRD, en hoe realistisch die is. Volgens Van Zwieten is het echter iets waar bedrijven niet meer vanaf zullen raken. ‘Vroeger waren er ook weinig standaarden voor de jaarrekening. In het verleden was dat gewoon een publiciteitskrantje. Toen kwam in 2005 de IFRS. Rapportage moest plots enorm gedetailleerd gebeuren voor beursgenoteerde bedrijven. De eerste keer zei iedereen dat het onmogelijk was. Nu is dat het nieuwe normaal. We krijgen vandaag veel regelgeving te verduren waarvan we hetzelfde denken. Als kleine speler krijgen we disproportioneel veel regels over ons heen. Maar ik vermoed dat het uiteindelijk wel zal lukken, en dat we dit in de toekomst als normaal gaan beschouwen.’
Toch zal het niet altijd makkelijk blijken om de juiste informatie uit de keten te halen, zeker wanneer die vanuit het buitenland moet komen. ‘Als je een leverancier in pakweg Tsjechië hebt, en je vraagt hun naar hun maatschappelijk verantwoord inkoopbeleid, dan krijg je niet veel terug’, weet Van Zwieten. ‘Die informatie is er nog lang niet altijd.’
Breder kijken
Toch is het rapporteren over duurzaamheid niet enkel een verhaal van uitdagingen. ‘Er liggen ook kansen in deze maatregelen’, vertelt Van Zwieten. ‘We geven tegenwoordig veel meer uit aan IT dan voor de fusie. We zijn nu al jaren bezig met digitaliseren en het verzamelen van data over onze processen. Dat betekent dat we meer gegevens kunnen aanleveren dan andere spelers. Neem bijvoorbeeld een gietijzeren kolk. Andere bedrijven bieden daarvoor alternatieven gemaakt uit kunststof, waarvan ze soms beweren dat die beter zijn voor het klimaat. Maar uit recente berekeningen blijkt dat dit niet altijd de betere optie is qua CO2-uitstoot.’ Goede gegevens maken dat inzichtelijk, wil Van Zwieten maar zeggen.
Ondertussen groeit TBS-SVA weer volop. Na een periode van specialiseren is het bedrijf nu zelfs weer bezig met overnames. ‘We diversifiëren op dit moment veel meer’, stelt Van Zwieten. ‘Tijdens de fusie richtten we ons op onze kernmarkt. Nu alles goed draait, kunnen we opnieuw breder kijken.’
Dat betekent ook dat de ERP moet mee evolueren. ‘Agile lijkt misschien een modewoord’, besluit Korthagen. ‘Maar in dit geval is ons ERP-systeem dat ook daadwerkelijk. Het systeem is voorzien op verandering. Je weet niet hoe een bedrijf er over enkele jaren zal uitzien. Je IT-systeem moet daarop voorbereid zijn.’
