De volledige integratie van ERP, PDM en PLM lijkt een utopie. Een heilige graal waar bedrijven naar zoeken, maar die in de praktijk nauwelijks haalbaar lijkt te zijn. Ja, technologisch gezien kan er al best wel wat, maar de afstemming tussen de verschillende pakketten blijft een uitdaging, onder meer omdat ze vaak een andere taal spreken. Zeker als je probeert om IT en OT aan elkaar te knoppen, hangt een Babylonische spraakverwarring in de lucht. Maar tegelijkertijd: zo dramatisch is het allemaal niet. Als bedrijven hun datahuishouding goed op orde hebben en transparant durven zijn, is er heel veel mogelijk.
– ‘Standaarden kon je zelfs beter vermijden want die zouden wel eens verlies van business kunnen betekenen.’
– ‘We zijn lui geworden, sloppy, vanwege de bizarre hoeveelheid opslagruimte die we ter beschikking hebben.’
– ‘Primair moeten bedrijven naar zichzelf kijken en de regie in eigen hand nemen.’
– ‘Technisch gezien weten die pakketten wel hoe ze met elkaar moeten praten, maar inhoudelijk is het een ander verhaal.’
Daniël Kapitan kan er zich er enorm aan ergeren. ‘Dan sta ik in de garage en zegt de monteur dat hij niet het juiste kastje heeft om mijn auto uit te lezen! Waarom kun je er geen laptop aan hangen? Zo’n merkspecifieke connectie is er gewoon moedwillig ingestopt’, moppert de datascientist. Kapitan helpt organisaties om meer met hun data te doen, en hij weet dat niet alleen autofabrikanten er allerlei bedrijfseigen standaarden en protocollen op nahouden. ‘Kijk maar eens hoe lang het heeft geduurd voordat er een standaard oplaadstekker voor mobiele telefoons was vastgelegd.’ Iedereen doet wat hij zelf wil, wil Kapitan maar zeggen, en daar zit volgens hem de grootste uitdaging voor de volledige digitale integratie.
Keihard afgedwongen
Toen de industrie eind jaren zeventig serieus begon met automatiseren, kwamen ook de databases op. Die werden meestal in-house volgens eigen modellen opgebouwd. Grote softwareleveranciers voelden geen enkele noodzaak om hun datamodellen af te stemmen. Standaarden kon je zelfs beter vermijden want die zouden wel eens verlies van business kunnen betekenen. Zo’n wildgroei aan puntoplossingen was destijds geen belemmering, maar tegenwoordig vormt het een behoorlijke sta-in-de-weg.
‘Ga uit van je processen, en schaf daar de juiste tooling bij aan, want met een hoop software los je je probleem niet op’
De maakindustrie zou een voorbeeld kunnen nemen aan de telecom- of de internetwereld. ‘Consumenten accepteren het niet als ze elkaar niet kunnen bellen omdat de een bij T-Mobile zit en de ander bij Vodafone’, zegt Kapitan. ‘Dat is onbestaanbaar, dus in die sector is een datastandaard keihard afgedwongen. Als je daar niet aan kunt voldoen, doe je simpelweg niet mee. Ook vanuit internettechnologie is men veel meer gewend om eerst na te denken over protocollen en datastandaarden. Natuurlijk begrijp ik dat de machinebouw en de maakindustrie een andere dynamiek hebben, maar ik hoop dat ze er wel van kunnen leren.’
Stennis schoppen
Kapitan, die als fellow verbonden is aan het AI-instituut Eaisi van de TU Eindhoven, verwijst naar een manifest van onder anderen de hoogleraren George Fletcher (TU/e) en Paul Groth (UvA). ‘Hun visie komt erop neer dat we gierend vastlopen in onze datahuishouding. Het oude vak van informatiemodellering uit de jaren tachtig zijn we helemaal vergeten. We zijn lui geworden, sloppy, vanwege de bizarre hoeveelheid opslagruimte die we ter beschikking hebben.’
Veel bedrijven hebben hun informatiehuishouding niet op orde. Kapitan geeft nog een voorbeeld uit eigen ervaring. ‘Toen ik bij de oogkliniek van Bergman Clinics werkte, hadden we veel apparaten van onder meer Carl Zeiss staan. Dure systemen, dus dan zou je denken dat het wel goed zit met een mooie data-interface. Maar niks hoor, het was bizar. Ik heb stennis lopen schoppen bij de leveranciers, omdat ik data uit de machine wilde halen.’
‘Staar je niet blind op wat één IT-director roept of wat historisch binnen het bedrijf zo is gegroeid’
In de praktijk ziet Kapitan nog vaak gebeuren dat bedrijven hun informatiehuishouding laten bepalen door hun leveranciers. ‘Erger nog, ze laten zich dicteren.’ Hij vindt dat iedereen zelf zijn verantwoordelijkheid moet nemen. ‘Schrijf je eigen datamodel; dat is jouw werkelijkheid en de informatie die jij nodig hebt. En beste leverancier: dit is een lock-out criterium. Kun je er niet aan voldoen, dan doen we geen zaken met je.’
Digitale fundament
Peter Nales, partner digitale transities bij GrowProud in Amersfoort, ‘specialist tussen techniek en communicatie’ zoals ze het zelf omschrijven, is diezelfde mening toegedaan. ‘Primair moeten bedrijven naar zichzelf kijken en de regie in eigen hand nemen’, zegt hij. ‘Het is hun verantwoordelijkheid om hun eigen business goed te begrijpen en de informatiestroom en applicaties goed in kaart te brengen. Pas als je die digitale plaat voor jezelf hebt gemaakt, kun je kijken hoe je het gaat inrichten en welke infrastructuur daarvoor nodig is. Dat is je digitale fundament en dat staat los van de applicaties die je gaat koppelen.’
Voor dat gehele traject kun je samenwerken met een IT-partner, maar Nales benadrukt: ‘Je moet zelf je huiswerk doen. Onze ervaring is dat het een erg intensief en tijdrovend proces is en dat maakt dat veel bedrijven er snel te makkelijk over denken. Ze hebben de pijn onvoldoende gevoeld en denken dat ze er zijn als ze een paar pakketten uitrollen.’
Wat maakt je uniek?
Collega en GrowProud-eigenaar Alfred Klunder valt hem bij: ‘Naar mijn idee gaat het regelmatig mis omdat er te veel wordt gedacht in pakketten. “We moeten automatiseren, dus we kopen een ERP-pakket.” Je moet echter uitgaan van je processen, en daar de juiste tooling bij aanschaffen, want met een hoop software los je je probleem niet op.’
Klunder heeft wel een idee waar de schoen wringt. ‘Veel machinebouwers zijn opgericht door mensen met een werktuigbouwkundige achtergrond, die per definitie minder focus hebben op de automatiseringskant. Je moet eerst nadenken wat jouw firma uniek maakt. Welke succesfactoren moet je goed voor elkaar hebben? Maak voor jezelf duidelijk aan welke knoppen je moet kunnen draaien om je bedrijf optimaal te laten lopen. En welke informatie heb je daarvoor nodig?’
Brede consensus
Frans van Rossum, oprichter en directeur van software- en consultancybureau ResultFactors (en tot voor kort director Business Control EMEA bij Foot Locker Europe), weet dat dat makkelijker gezegd is dan gedaan. ‘Aan een managementtafel zitten misschien tien mensen en die hebben allemaal hun eigen perspectief.’ Hij adviseert bedrijven om bij complexe vraagstukken externe hulp in te schakelen. ‘De markt verandert snel en technologische keuzes zijn ingewikkeld. Het is niet altijd meer te overzien voor één IT-directeur of een managementteam. Wat je regelmatig ziet – zeker bij grotere bedrijven – is dat er keuzes zijn gemaakt die vervolgens worden herzien als er een nieuwe verantwoordelijke komt. Met als gevolg een paar jaar vertraging.’
Sowieso vindt Van Rossum dat focus de sleutel is in de digitale transformatie. ‘Je kunt heel veel dingen bedenken, maar je moet het ook kunnen uitvoeren. Heb je de mensen ervoor? Doe je niet te veel waardoor je de voortgang tegenhoudt? Als er vertraging optreedt en je concurrent net eerder op de markt is, levert de transformatie niet op wat je had verwacht, worden aandeelhouders ontevreden, en blijf je achter de feiten aanlopen. Het is erg belangrijk dat er een goed proces is voor strategiebepaling en -uitvoering. Doe de juiste dingen op de juiste manier en alles gaat tien keer sneller. En staar je niet blind op wat één IT-director roept of wat historisch binnen het bedrijf zo is gegroeid.’
Geen maatwerk
Bij AAE staan de data centraal. ‘We gaan niet uit van de applicaties, maar van de data-architectuur’, vertelt Rob Fleuren, manager ICT & Data bij de Helmondse machinebouwer en systeemleverancier. ‘We beseffen – net als veel andere bedrijven – dat onze data een heel belangrijke asset zijn. De applicaties erbovenop komen pas daarna.’ Daarbij laten Fleuren en zijn ICT-team zich leiden door wat hun collega’s in de organisatie nodig hebben. ‘Hoe kunnen wij met de juiste data die business enablen? Omdat we ons op die manier laten uitdagen, ziet iedereen de meerwaarde en blijven collega’s vragen bij ons neerleggen.’
Uiteraard gebruikt AAE standaardpakketten, want ‘die moet je echt niet zelf gaan bouwen’, weet Fleuren. Voor ERP is dat Isah. Daar werkt AAE al sinds 2003 mee, maar de afgelopen jaren is het pakket volledig geïmplementeerd zoals het is bedoeld. Dat betekent dat het bedrijf zijn processen heeft aangepast op hoe Isah het ziet. Fleuren: ‘We willen geen maatwerk, want dat is veel te kostbaar. Dus we werken nu zoals het pakket werkt en dat lukt tot op heden heel goed.’ Natuurlijk zijn er grijze gebieden, geeft hij toe. ‘In de praktijk blijkt vrijwel altijd dat het geen serieus probleem oplevert als we het gewoon op de Isah-manier doen. Ja, het heeft misschien ook nadelen als je het niet volledig geoptimaliseerd inricht, maar op de lange termijn levert deze aanpak altijd voordeel op.’
Data warehouse
Het PDM-pakket dat AAE heeft gekozen, is Team Center van Siemens. Er bestaat weliswaar een standaard interface met Isah, maar het heeft toch wat voeten in de aarde gehad om die te laten werken. ‘Technisch gezien weten die pakketten wel hoe ze met elkaar moeten praten’, duidt Fleuren, ‘maar inhoudelijk is het een ander verhaal. Welke data en wanneer moeten ze synchroniseren, bijvoorbeeld? Dat zijn complexe trajecten die veel afstemming vergen.’
Des te meer reden voor AAE om te werken aan eigen datamodellen en een eigen data-architectuur. ‘Vroeger noemden we dat een enterprise service bus. Via die bus ging de informatie van de ene naar de andere applicatie’, vertelt Fleuren. ‘We werken nu met een data warehouse, een centraal punt voor alle data waar vandaan applicaties gegevens kunnen ophalen. Dat is key voor de toekomst.’
Een vereiste om dat goed te laten werken, is dat de commerciële pakketten openheid geven. Zoals Kapitan al constateerde, ziet ook Fleuren dat dat niet evident is. Gelukkig realiseren de pakketontwikkelaars steeds beter dat hun klanten open systemen wensen. Of beter; dat ze dat stilaan eisen. Voor Fleuren zijn het de eerste vragen als hij naar een nieuwe applicatie kijkt: ‘Wat is jullie API? Hoe krijgen we de data uit jullie systeem? En hoe kunnen we ertegen praten? Alleen zo kun je je IT-landschap netjes houden.’
Ingewikkelde politieke processen
Als iedereen zijn eigen datamodellen verzint, wordt het dan geen ratjetoe? Kapitan denkt dat het zo’n vaart niet zal lopen. ‘Modelleringsmethoden en software-engineeringstechnieken zijn inmiddels zo flexibel dat dat geen issue zou moeten zijn.’ Wel pleit hij ervoor om binnen een sector tot standaarden te komen. ‘In het verleden heb ik initiatieven gezien die mislukten, omdat ze maximale standaardisatie probeerden af te dwingen. Beter is om het bij een minimale standaard te houden zodat iedereen veel vrijer is om zijn eigen applicatie erop te bouwen.’
De vraag wie zo’n standaard voor bijvoorbeeld besturingstechnologie of ten behoeve van IT/OT-integratie moet neerzetten, vindt Kapitan lastig te beantwoorden. ‘Dat zijn ingewikkelde politieke processen. Eén ding is echter zeker; vergeet het maar dat je dit in je eentje kunt oplossen.’ In zijn oude vakgebied, de telecom, is dat vanuit de overheid bij de liberalisering opgelegd. ‘“Of jullie verzinnen de standaard zelf, of we bedenken hem voor jullie.” Ik weet niet of ik er heel gelukkig mee zou zijn als bijvoorbeeld de EU zo diep in een sector zou ingrijpen, maar als het bedrijfsleven het zelf niet voor elkaar krijgt, is dat misschien toch de manier. Via de Data Governance Act en de AI Act komen er in de EU in ieder geval steeds meer regels’, aldus Kapitan.
Spaghetti
Of het nu open is of niet, in veel organisaties staat het ERP-pakket centraal, ziet Nales van GrowProud. ‘Het is vaak een monoliet waar van alles aan wordt geknoopt. Want zo’n ERP-pakket is generiek opgezet, en niet per se voor de markt waar jij inzit, waardoor het niet perfect past bij jouw wensen. Dus voegen bedrijven commerciële modules toe waarvan de koppelingen net even niet voldoen, of ze bouwen met AI wellicht kleine applicaties voor ontbrekende functionaliteiten, waardoor er fantastische spaghettistructuren ontstaan.’
Om die te ontrafelen, is een gedegen en onafhankelijk digitaal fundament nodig, stelt Nales nog maar eens. Een servicebus zoals Fleuren het noemde; Nales spreekt liever van een datarotonde. ‘Dat is een orchestrator die datapakketjes naar de juiste applicaties stuurt en waar je al je applicaties op kunt inpluggen’, legt hij uit. ‘Met zo’n rotonde kun je klein beginnen, met een of twee applicaties. De rest kan later.’ Ook verbindingen naar buiten toe, met klanten en leveranciers, kunnen via de rotonde.
Ketenoplossing
Een poort naar de buitenwereld is in het Nederlandse hightech ecosysteem immers hoogstnoodzakelijk. Zowel Nales als Fleuren refereert aan het Smart Connected Supplier Network. Stichting SCSN ontwikkelt een datastandaard die de uitwisseling van informatie in de toeleverketen efficiënter maakt, waardoor bedrijven makkelijker, sneller en betrouwbaarder data kunnen delen. ‘Op die manier kun je eenvoudig een order plaatsen bij bijvoorbeeld MCB, RobaMetals of Galvano Metaal’, legt Nales uit. ‘De orchestrator, het SCSN-netwerk dus, verzorgt de koppeling en de informatie-uitwisseling. SCSN is een ketenoplossing, en de externe versie van je interne datarotonde.’
Fleuren: ‘Die externe afstemming is best complex want de datakwaliteit moet aan beide kanten heel erg goed zijn. Als je dat voor elkaar hebt, gaat het vliegen en kunnen machines het werk doen.’ Ook AAE is aangesloten bij SCSN. De meerwaarde is duidelijk, want zo’n netwerk voor data-uitwisseling scheelt een hoop menselijke handelingen. Wel vraagt het heel wat datadiscipline bij de aangesloten bedrijven. ‘Die transparantie is niet iedereen gewend en dat maakt het eng’, zegt Fleuren. ‘Het is ook gewoon hard werken. Bij AAE zijn we intern in ieder geval heel transparant waardoor eventuele fouten snel worden opgemerkt en de datakwaliteit hoog is.’
Onbewust onbekwaam
Technisch gezien lijkt een volledige digitale integratie geen utopie, hoewel er her en der zeker nog de nodige stappen moeten worden gezet. De transformatie is echter ook een organisatorische uitdaging. En zoals altijd bij veranderprocessen is die niet triviaal. Dat begint al op managementniveau. ‘Ga voor een willekeurige bestuurskamer in een middelgroot bedrijf eens na of er voldoende kennis aan tafel zit over data en informatiestructuren’, zegt Kapitan. ‘Er zijn natuurlijk uitzonderingen, maar over het algemeen valt dat behoorlijk tegen. Als ik de vragen soms hoor die ze me stellen, weet ik dat er nog een lange weg te gaan is.’ Daarom bestaat Kapitans werk er voor een groot deel uit om bestuurders op te leiden. ‘We moeten ze bijscholen in data science zodat we het gesprek op het goede niveau kunnen voeren. Dat opleiden gaat helaas nog mondjesmaat. We moeten managers eerst bewust onbekwaam maken.’
Kapitan vervolgt met te stellen dat data science helemaal niet zo spannend is. ‘Big tech bedrijven claimen anders maar dat is onzin’, weet hij en hij geeft een sprekend voorbeeld van een cursist uit zijn klas die werkt bij Sekisui. Dat Japanse bedrijf met de Europese hoofdvestiging in Roermond ontwikkelt zogeheten PVB-folie voor in de voorruit van auto’s. Dat folie zit tussen twee glaslagen en voorkomt gevaarlijke splinters wanneer de ruit bijvoorbeeld door een botsing barst. ‘Het folie bestaat uit hoogwaardige, kostbare polymeren dus ze wilden onderzoeken of ze de laag dunner konden maken zonder op de veiligheid in te leveren. Dat onderzoek werd gedaan voor een gedegen geschoolde engineer die ook wist wat er op de werkvloer speelde. We hebben hem opgeleid in data science en die kennis heeft hij onmiddellijk kunnen toepassen. Voor het einde van de cursus kon hij aan de hand van datasciencetechnieken aantonen dat ze inderdaad met minder materiaal toekonden. Die vinding is gelijk in productie genomen.’ Volgens Kapitan zijn dat soort directe resultaten geen toeval. ‘Het allerbelangrijkste is domeinkennis.’
Verhaal vertellen
Van Rossum van ResultFactors wijst erop dat sommige bedrijven in hun transformatie worstelen met legacysystemen. ‘Want wat ga je behouden en waar is er echt wat nieuws nodig? Een grote schoonmaak is wellicht een te grote investering dus kun je de bestaande oplossingen met een API koppelen aan je nieuwe systemen? Als je een goede langetermijnvisie hebt, weet je wat er moet gebeuren. Dan kun je het verhaal vertellen, je personeel en zelfs je aandeelhouders overtuigen en motiveren. Hoe groter de verandering, hoe meer weerstand, dus doe wat nodig is maar doe het ook zo klein mogelijk. Zijn er grote stappen noodzakelijk, en is een legacysysteem een bronprobleem, dan moet je ook hard durven snijden. Ja, dan doet het even pijn, maar anders bouw je op drijfzand.’
Nales heeft in zijn carrière ervaren hoe het is als je zonder legacy aan digitalisering begint. ‘Bij 247TailorSteel ben ik als een van de eerste medewerkers helemaal vanaf scratch begonnen. We hadden op twee fronten geen historie; er waren geen systemen en er stond nog geen organisatie. Omdat we allemaal dezelfde visie hadden, hetzelfde DNA, konden we heel snel iets nieuws opbouwen. Ombouwen is zo veel complexer.’
Business beregoed snappen
Met zijn bedrijf ondersteunt Van Rossum bedrijven in hun digitaliseringstraject. ‘Het vraagt heel veel flexibiliteit van je organisatie en je mensen’, weet hij. En dat kan per afdeling verschillen. ‘Sowieso omdat de ene afdeling meer wordt geraakt door de veranderingen, maar ook omdat die veranderingen niet overal op dezelfde manier verlopen. Soms kun je het perfect allemaal van tevoren uitstippelen en keurig gepland uitrollen. Op andere momenten zijn er zo veel onzekerheden dat je moet blijven bijsturen en stroomlijnen. Los van de cultuurverschillen die er toch al zijn tussen afdelingen vraagt dat om een heel andere aanpak en ander leiderschap.’
Om de integratie van alle digitale componenten in een organisatie een succes te maken is er een nog een ingrediënt nodig. ‘Ik geloof er heel erg in dat je iemand in het bedrijf moet hebben die over de hele keten heen kan kijken, iemand die alle proceseigenaren in het project betrekt’, stelt Klunder van GrowProud. ‘Ik zie namelijk vaak dat het uitmondt in een suboptimalisatie. Dan blijft iedereen in zijn silo en is het alleen goed geregeld voor engineering, of voor verkoop, of voor services.’ Veel bedrijven beginnen het traject bij de engineering, maar daar is Klunder geen voorstander van. ‘Je moet aan de achterkant van de keten kijken om te weten wat je aan de voorkant moet vastleggen. Je moet gewoon beregoed snappen hoe je business in elkaar steekt.’
Afspraken maken
Digitale integratie is geen utopie, maar, zegt Kapitan: ‘Het gaat nog lang duren.’ Ook Fleuren onderschrijft de stelling dat er technisch gezien geen blokkades zijn. ‘Het is een kwestie van focus houden, aandacht voor je data en de datakwaliteit; dat moet je goed borgen. Als iedereen dat goed op orde heeft, kun je in de keten ook prima afspraken maken.’ Daarbij is het niet nodig dat iedereen eenzelfde data-architectuur hanteert. ‘Dat is sowieso niet haalbaar en dat hoeft ook niet. Je hoeft alleen transparant te zijn in hoe je met elkaar praat.’
Voor de gemiddelde mkb’er is die continue aandacht op zijn data lastig. Hij gaat er vanuit dat een ERP-leverancier alles netjes op orde heeft, maar dan kan hij bedrogen uitkomen. ‘Daarom is een initiatief als het SCSN goed’, vindt Fleuren. ‘Dan hebben we met z’n allen meer overredingskracht richting die ERP-bedrijven. Op een gegeven moment heb je dan een goed aangesloten netwerk waar iedereen baat bij heeft.’
Uitnodiging: Link magazine DISCA’23 op 23 november: spraakmakende talkshow plus spannende finale.
‘Vertrouwen in de keten’, dat is dit jaar het thema van de DISCA-awards van Link Magazine. De coronacrisis en logistieke uitdagingen en schaarste die erop volgden, hebben de onderlinge relaties tussen bedrijven op scherp gezet. Sommige banden zijn verbroken, maar de echte partnerships zijn vooral hechter geworden. Vertrouwen is daarbij het sleutelwoord. Samen door de crisis zorgt voor krediet. Echte partners spelen open kaart naar elkaar en durven de ander in hun keuken te laten kijken. Met die openheid en kwetsbaarheid zetten ze reuzenstappen. Als je dat kunt combineren met de oude efficiëntiecredo’s van lean en just in time, ben je spekkoper.
Eerlijke en oprechte communicatie, forecasting en persoonlijk contact zijn de ingrediënten van een hechte samenwerking. En dat geldt niet alleen voor relaties tussen bedrijven; ook tussen afdelingen binnen een organisatie spelen die thema’s. Alles komt ongetwijfeld aan bod tijdens de boeiende talkshow waarmee de DISCA-uitreiking op donderdag 23 november 2023 begint. Start van de bijeenkomst: 15.30 uur in Boerderij Mereveld, onder de rook van Utrecht. Aan tafel zal onder andere serieondernemer Rombout Swamborn plaatsnemen. De rest van de line-up van vooraanstaande sprekers uit de hightech industrie maken we in het volgend nummer van Link Magazine bekend. Ze worden geïnterviewd door de doortastende Hans Streng, voormalig ceo van onder meer Luxexcel en Epyon en tegenwoordig investment-adviseur bij SET Ventures, en de enthousiaste, mensgerichte Martijn de Zoete van managementconsultancybureau AnyChange. Na de borrel, tijdens het diner, is de live finale van de Dutch Industrial Suppliers & Customer Awards. In elke categorie volgen gloedvolle pitches, waarin de genomineerden voor het voetlicht worden gebracht. De zaal kiest de uiteindelijke winnaars.
Link Magazine organiseert de DISCA jaarlijks in samenwerking met ING en ISAH Business Software. Meer informatie of alvast aanmelden? Mail naar disca@linkmagazine.nl.