Machinebouwer Van Uitert kampte met een wildgroei aan maatwerkapplicaties, waardoor het was afgedreven van hoe softwarepakketten standaard werken. Goede ondersteuning van de bedrijfsprocessen was een grote uitdaging geworden. ‘Het leek soms alsof de tijd wat jaartjes had stilgestaan’, zegt directeur Michel de Vries die 2,5 jaar geleden onder meer werd aangesteld om het Dongense familiebedrijf digitaal te reorganiseren. Met steun van Isah, SpartnerS en CAD & Company ‘draait alles nu als een zonnetje’.
– ‘Maatwerkapplicaties zijn lastig te onderhouden en te doorzien, zeker als de kenners je organisatie verlaten.’
– Waar oude rollen verdwenen, ontstonden ook nieuwe functies.
– ‘Met de standaardkoppeling hadden we veel eerder live kunnen zijn.’
Van Uitert ontwikkelt en maakt innovatieve producttransportsystemen, producthandlingmachines en complete lijnoplossingen. Foto Van Uitert
– ‘Door medewerkers te betrekken, ontstaat het draagvlak voor een succesvolle transformatie.’
Van Uitert ontwikkelt en maakt innovatieve producttransportsystemen, producthandlingmachines en complete lijnoplossingen. Dat doet het Brabantse familiebedrijf veelal voor grote partijen in de food & beverage-industrie, zoals Heineken, Nestlé en FrieslandCampina. Eigenaar en voormalig directeur Arthur van Uitert constateerde een paar jaar geleden dat het voor verdere groei van zijn bedrijf nodig was om drastisch te gaan digitaliseren en automatiseren. Tegelijk realiseerde hij zich dat hij daar niet de juiste persoon voor was. ‘Gekscherend zei hij dat hij in de krant altijd leest dat ERP-implementaties heel lang duren en miljoenen kosten’, vertelt Michel de Vries, die begin 2021 het directeursstokje overnam.
Bij een eerste grondige rondgang door het bedrijf zag De Vries dat de kleine honderd medewerkers weliswaar hard werkten, met hart voor de zaak, maar dat dit niet altijd even slim gebeurde. ‘Ik ben van nature vrij lui’, geeft De Vries toe, ‘dus ik doe graag het omgekeerde. Liever laat ik het systeem voor me werken door te automatiseren, want dan kunnen we bij Van Uitert onze tijd gebruiken voor de zaken waarmee we echt het verschil kunnen maken.’
600.000 kopietjes minder
Tijdens alle gesprekken die De Vries in de beginfase voerde, kwamen redelijk wat inefficiënties naar boven. Hij geeft een voorbeeld: ‘Als er voor een product drie bewerkingen nodig waren, maakte de productieleider drie kopietjes van de tekening en gaf die aan de lasser, de draaier en de lasersnijder. Los van het feit dat zo’n kopietje natuurlijk weleens kwijtraakte, werkte dat natuurlijk heel inefficiënt.’
‘Als je wilt groeien, kun je niet elke keer opnieuw het wiel uitvinden’
Inmiddels is bij Van Uitert een complete ERP-herimplementatie uitgevoerd en zijn softwarepakketten uitgerold voor CAD, PLM en PDM. Daardoor liggen de zaken er compleet anders bij. ‘Als we zo doorgaan, besparen we dit jaar 600.000 kopietjes’, weet De Vries, die zich zeer bewust is van waar zijn bedrijf vandaan kwam. ‘Ik heb ook de financiële kant van het bedrijf in mijn portefeuille. Voor de cijfers was ik afhankelijk van een script dat ’s nachts draaide en ze in Excel dumpte. En voor de jaarafsluiting moest dat script worden aangepast, omdat het anders struikelde in verband met de jaarovergang. Het leek soms alsof ik twintig jaar terug in de tijd was gegaan.’
‘We durven elkaar de waarheid te zeggen, op een respectvolle manier, maar dan kom je verder’, aldus Laurens Kuipers van Isah over de samenwerking met Van Uitert. Foto: Isah
Lastig onderhouden
Al vlak na zijn aanstelling zocht De Vries contact met Laurens Kuipers, businessconsultant bij Isah. ‘Ik kende Van Uitert al ruim twintig jaar en heb het bedrijf zien groeien. En ik heb onze relatie zien groeien’, zegt Kuipers. ‘We kennen elkaar goed en durven elkaar de waarheid te zeggen, op een respectvolle manier natuurlijk, maar dan kom je verder.’
Zo zag Kuipers dat medewerkers van Van Uitert in al die jaren steeds meer maatwerksoftware waren gaan gebruiken. ‘Dat is natuurlijk lastig te onderhouden en te doorzien, zeker als de kenners je organisatie verlaten’, duidt Kuipers. Een typisch voorbeeld is de rapportage voor onderhanden werk in Excel-format. De Vries trekt een vies gezicht als Kuipers erover begint. ‘Ik zie het in andere bedrijven ook regelmatig, dat in rapportages dingen worden rechtgebreid die in het proces niet goed zijn geregeld.’
Mensen en hun competenties
Voor de komst van de nieuwe directeur was Isah al met Van Uitert in gesprek om alles grondig aan te pakken. Met de aanstelling van De Vries raakte dat in een stroomversnelling. ‘De complexiteit die we zijn aangegaan, is dat we vrijwel alle modules van Isah in een heel korte periode hebben geïmplementeerd’, weet De Vries. En dat ook gelijk heel wat andere softwaretools in de organisatie werden uitgerold. ‘Dat betekent dat medewerkers in alle hoeken van je bedrijf voelen dat er iets verandert.’
Kuipers: ‘We tekenen bij onze klanten vaak een driehoek op het bord, om te laten zien welke zaken belangrijk zijn bij zo’n transformatie. Eén pijler is de techniek: de IT-applicaties en de software. Die leveren wij. De tweede punt van de driehoek gaat over processen. Zijn die goed en efficiënt? En de derde pijler zijn je mensen met hun competenties.’ Zonder je medewerkers erbij te betrekken, kun je het wel vergeten, wil Kuipers maar zeggen.
Waardestroomanalyse
Een van de eerste stappen in de transformatie was dat SpartnerS bij het project betrokken werd. Zowel De Vries als Kuipers noemt de inbreng van dat bedrijfskundig adviesbureau uit Nuenen cruciaal. ‘In aanloop naar de implementatie hebben we twee van hun consultants over de vloer gehad’, vertelt De Vries. Samen met de medewerkers van Van Uitert hebben ze een waardestroomanalyse gemaakt van alle interne processen om te kijken waar de pijnpunten zaten. ‘Daarbij was wel zijdelings een manager betrokken, maar de kar werd vooral getrokken door een tiental medewerkers van de verschillende afdelingen. Waar lopen we nou tegenaan, wat moet er anders?’
De uitkomst van die inventarisatie, aan de hand van SpartnerS, vormde het startpunt van de herimplementatie van de Isah-software en de PLM/PDM- en CAD-pakketten. ‘De leden van dat eerste projectteam waren nauw betrokken bij het proces dat ze van a tot z wilden begeleiden’, zag De Vries. ‘Toen we verder in het traject waren, hadden ze ook een belangrijke rol om hun eigen afdelingen mee te nemen, door hun collega’s op te leiden en hen te voorzien van werkinstructies. Zo konden we alles soepel in de organisatie uitrollen.’
Alle automatisering bij Van Uitert zorgt ervoor dat er dit jaar 600.000 A4’tjes minder uit het kopieerapparaat hoeven te rollen. Foto: Isah
Nieuwe rollen
Dat betekent overigens niet dat het allemaal zonder slag of stoot verliep. De Vries geeft een voorbeeld: ‘Doordat alle processen anders werden ingericht, veranderden ook de werkzaamheden van onze medewerkers. En soms kwam een rol bijna te vervallen.’ Toevallig was dat ook bij een van de leden uit het projectteam het geval. Van Uitert had voor de transformatie nog iemand in dienst die de hele order door het bedrijf begeleidde; van aanvraag en offerte via engineering en productie tot aan de verzending. ‘Ik vind dat je het proces het proces moet laten zijn. En als je een goed ERP-systeem hebt staan, kun je opdrachten ook prima digitaal volgen in plaats van dat iemand fysiek door het pand hoeft te lopen. Voor die persoon was dat wel even slikken natuurlijk.’
Maar waar oude rollen verdwenen, ontstonden ook nieuwe functies. Zo heeft Van Uitert tegenwoordig een bedrijfsbureau. ‘En een planner’, vult De Vries aan. ‘Eerder hield elke afdelingsleider zijn excelletje bij. Nu doen we dat integraal en bedrijfsbreed.’
Extra sausje
Van Uitert heeft dus heel wat softwarepakketten tegelijk geïmplementeerd. Het is allerminst evident dat die tools elkaar perfect verstaan. Is dat bij Van Uitert gelukt? ‘Uiteindelijk wel’, antwoordt De Vries, die schat dat het een jaar heeft gekost. ‘Maar nu draait het als een zonnetje.’
De grootste uitdaging was de koppeling tussen het CAD-pakket Inventor van Autodesk en de modules van Isah. De standaardlink was voor Van Uitert namelijk niet voldoende. ‘We hadden wat additionele wensen om nog meer informatie te kunnen overschieten van CAD naar ERP. Dat wilden we geautomatiseerd hebben, want dat scheelt een slok op een borrel in de werkvoorbereiding.’
Autodesk-partner CAD & Company ging aan de slag om die uitgebreidere koppeling te realiseren. ‘Ze moesten er met hun beste consultants naar kijken’, blikt De Vries terug. ‘Het leek haast wel een r&d-project voor ze.’ En dat was het in feite ook, want het extra sausje dat Van Uitert zocht, is inmiddels een extra functionaliteit geworden in de standaardkoppeling die CAD & Company zijn klanten biedt. ‘Met de standaardkoppeling hadden we veel eerder live kunnen zijn, maar door het maatwerk heeft het allemaal een stuk langer geduurd.’
Schijven overslaan
Nu alle tooling is uitgerold in de organisatie, kijkt De Vries vooruit. ‘De tijd die we hebben gewonnen, kunnen we nu gaan inzetten om onze processen nog verder te verbeteren. Er zijn nog twee brokken die ik wil aanpakken’, zegt hij. Het eerste is de interne logistieke aansturing. ‘Daar is nog winst te behalen, bijvoorbeeld in een optimalere afstemming tussen engineering en productie. Ook de speelruimte die werkvoorbereiders hebben met hoe ze een subsamenstelling in productie nemen of naar assemblage sturen, kan efficiënter.’
Bijeenkomst Link-platform Smart Customization|CtO bij IHI Hauzer Techno Coating. , john.vanginkel@linkmagazine.nl. Foto’s: Vincent Knoops
Het tweede grote project dat op tafel ligt, is de overgang van engineer-to-order (eto) naar configure-to-order (cto). ‘Arbeidskrachten zijn schaars, investeringscapaciteit is beperkt, dus als je wilt groeien, kun je niet elke keer opnieuw het wiel uitvinden’, verklaart De Vries zijn hang naar cto. ‘Bovendien beperkt eto je mogelijkheden om uit te besteden, bijvoorbeeld naar lagelonenlanden in Oost-Europa. Als je concurrerend wilt blijven, moet de kostprijs naar beneden en is cto een must.’
Voor de ERP-inrichting maakt dat een wezenlijk verschil. Kuipers legt uit: ‘Hang je aan een transportbaan zoals Van Uitert die maakt alleen een verkoopprijs of koppel je er direct een complete stuklijst aan met alle onderdelen die ervoor nodig zijn? Dat laatste levert natuurlijk veel tijdwinst op omdat je een boel schijven kunt overslaan en een order gelijk naar productie kunt sturen.’
Extra lane
Idealiter zou er een configurator moeten komen, denkt Kuipers. ‘Een salesengineer kan dan bij de klant aan tafel een configuratie opbouwen en aan de knoppen draaien. Sterker nog, een klant zou dat in een – al dan niet afgeschermde – portal ook zelf dat ‘wat als’-spel kunnen doorlopen.’
De Vries ziet daar wel wat in. ‘Deels als vervanging van eto maar deels ook om een nieuwe markt aan te boren. Want als we werken met standaardcomponenten, kunnen we goedkoper produceren en worden doorlooptijden korter. Daarmee worden we aantrekkelijk voor andere projecten. Die extra lane wil ik creëren, zodat we fluctuaties in projecten en de vraag kunnen dempen en meer standaardflow in het bedrijf hebben.’
De overgang naar cto beschouwt De Vries heel realistisch. ‘Toen ik binnenkwam, dacht ik dat we naar 80 procent cto zouden kunnen. Maar inmiddels weet ik dat dat te ambitieus is. Ik denk dat we het heel goed doen als we de helft via cto kunnen realiseren.’ Hij hoopt binnen drie tot vijf jaar op dat punt te zijn.
Link magazine september/oktober 2023. Thema: de heilige graal van volledige digitale integratie. Lees Link magazine digitaal of vraag een exemplaar op bij mireille.vanginker@linkmagazine.nl
Lering trekken
In machinedata ziet De Vries niet direct een businessmodel voor Van Uitert. Het bedrijf levert zijn systemen compleet op aan klanten. ‘En die hebben meestal genoeg expertise in huis om een programmeertaal te begrijpen en de voor hen interessante data uit de machine te halen.’ De bedrijven houden hun data ook vaak angstvallig geheim. ‘We zien daar weinig mogelijkheden.’
Anders ligt dat rondom onderhoud en reserveonderdelen. Onlangs implementeerde Van Uitert daarvoor de Mobile Field Service-module van Isah. ‘De projecten van Van Uitert zijn binnen de Isah-omgeving “objectgebonden”, zoals wij dat noemen. Dat betekent dat een lijn bij een klant een uniek object is’, legt Kuipers uit. ‘Op die manier kunnen services en onderhoudsbeurten op die specifieke lijn worden geregistreerd. Zo is de informatie altijd up-to-date.’ De Vries vult aan: ‘Dat geeft ook inzicht in hoe goed zo’n lijn draait en daar kunnen we lering uit trekken.’
Open en kwetsbaar
De samenwerking tussen Van Uitert en Isah is hecht, zeker na het intensieve traject van de afgelopen jaren. ‘Ik zie Laurens heel regelmatig’, vertelt De Vries. ‘We praten dan over de ontwikkelingen bij ons, wat we zien in de markt en wat de impact daarvan is op het ERP-systeem.’
Kuipers: ‘De mensen bij Van Uitert stellen zich kritisch en kwetsbaar op. Niet iedereen durft zich op die manier bloot te geven. Maar het biedt Isah de mogelijkheid om echt mee te denken over hoe we kunnen helpen om de processen daadwerkelijk te verbeteren. En door medewerkers te betrekken en naar ze te luisteren, ontstaat het draagvlak voor een succesvolle transformatie.’
Uitnodiging: Link magazine DISCA’23 op 23 november: spraakmakende talkshow plus spannende finale.
‘Vertrouwen in de keten’, dat is dit jaar het thema van de DISCA-awards van Link Magazine. De coronacrisis en logistieke uitdagingen en schaarste die erop volgden, hebben de onderlinge relaties tussen bedrijven op scherp gezet. Sommige banden zijn verbroken, maar de echte partnerships zijn vooral hechter geworden. Vertrouwen is daarbij het sleutelwoord. Samen door de crisis zorgt voor krediet. Echte partners spelen open kaart naar elkaar en durven de ander in hun keuken te laten kijken. Met die openheid en kwetsbaarheid zetten ze reuzenstappen. Als je dat kunt combineren met de oude efficiëntiecredo’s van lean en just in time, ben je spekkoper.
Eerlijke en oprechte communicatie, forecasting en persoonlijk contact zijn de ingrediënten van een hechte samenwerking. En dat geldt niet alleen voor relaties tussen bedrijven; ook tussen afdelingen binnen een organisatie spelen die thema’s. Alles komt ongetwijfeld aan bod tijdens de boeiende talkshow waarmee de DISCA-uitreiking op donderdag 23 november 2023 begint. Start van de bijeenkomst: 15.30 uur in Boerderij Mereveld, onder de rook van Utrecht. Aan tafel zal onder andere serieondernemer Rombout Swamborn plaatsnemen. De rest van de line-up van vooraanstaande sprekers uit de hightech industrie maken we in het volgend nummer van Link Magazine bekend. Ze worden geïnterviewd door de doortastende Hans Streng, voormalig ceo van onder meer Luxexcel en Epyon en tegenwoordig investment-adviseur bij SET Ventures, en de enthousiaste, mensgerichte Martijn de Zoete van managementconsultancybureau AnyChange. Na de borrel, tijdens het diner, is de live finale van de Dutch Industrial Suppliers & Customer Awards. In elke categorie volgen gloedvolle pitches, waarin de genomineerden voor het voetlicht worden gebracht. De zaal kiest de uiteindelijke winnaars.
Link Magazine organiseert de DISCA jaarlijks in samenwerking met ING en ISAH Business Software. Meer informatie of alvast aanmelden? Mail naar disca@linkmagazine.nl.
