Meer en complexere projecten zorgden er bij het almaar groeiende VGI-Promatec voor dat het belang van betere automatisering en duidelijker ingeregelde processen steeds groter werd. Met de implementatie van het PLM-platform PRO.FILE heeft het Brabantse ingenieursbureau niet alleen meer grip gekregen op projecten, maar ook een stevige basis gelegd voor toekomstige groei en betere service naar klanten.
Al sinds de oprichting in 1998 groeit VGI-Promatec gestaag als systeemintegrator en OEM-partner. Vooral binnen de foodindustrie, maar ook daarbuiten, ontwikkelt en levert het ingenieursbureau uit Hapert complete handling- en sorteersystemen zoals (ont)stapelaars, liftsystemen en kratoverzetters uit RVS of staal. VGI-Promatec bedient behalve hightech machinefabrikanten ook steeds vaker eindklanten. ‘Als ze op bezoek komen en zien wat we binnen de hele VGI-groep allemaal kunnen, en als ze horen voor welke partijen we dat doen, dan zijn ze verkocht’, zegt Kris van Bijlen, engineeringmanager bij VGI-Promatec, met trots.
De 1-daagse masterclass vindt opnieuw plaats donderdag 7 november 2024. Aanmelden en informatie.
De aanhoudende groei zorgde ervoor dat VGI-Promatec zijn bedrijfsvoering onder de loep moest nemen. ‘We voelden al een tijdje de behoefte, maar op een gegeven moment is het gewoon een no-brainer om te gaan automatiseren zodat we efficiënter kunnen werken’, legt Van Bijlen uit. Een van de grootste uitdagingen was om het proces in de ontwerpfase in goede banen te leiden. ‘Tekeningen van engineers stonden in allerlei folders zonder een heldere structuur. Dat maakte het erg moeilijk om versies van tekeningen en toegang tot documenten goed te beheren. Daarnaast was samenwerken met andere engineers en klanten soms lastig, bijvoorbeeld omdat er onduidelijkheid was over laatste versies.’ Er was geen duidelijke structuur in de manier van werken en dat werd bij grotere projecten steeds meer zichtbaar. ‘We waren veel tijd kwijt om de juiste standaard module of machine in de laatste versie te zoeken, fouten recht te zetten en moesten (te) vaak opnieuw het wiel uitvinden. Het werd hoog tijd om onze processen te structureren en te automatiseren.’
Referenten geven de doorslag
Als externe projectleider ging ERP- en digitaliseringsadviseur Frank Westervoorde aan de slag om een geschikte oplossing te vinden. ‘We hebben eerst de requirements in kaart gebracht. Wat willen we bereiken? Welke processen moeten we aanpakken? We hebben een duidelijk beeld van PLM-software geschetst en alle medewerkers uitgelegd wat het ze kan opleveren. Daarna nodigden we een aantal potentiële leveranciers uit om een demo te geven. Op basis daarvan hebben we ons wensen- en eisenpakket nog aangescherpt’, aldus Westervoorde.
Na een zorgvuldige selectieprocedure kwam PLM Xpert naar voren als de beste keuze voor VGI-Promatec. Westervoorde: ‘Wat de doorslag gaf, was het bezoek aan de referenten van PLM Xpert. Een harde eis was dat het PLM-pakket kon integreren met het bestaande ERP-systeem. PLM Xpert kon ons dat als enige echt in de praktijk laten zien bij meerdere bedrijven waar het dit heeft gerealiseerd. Dat gaf het vertrouwen dat ze dit project tot een succes konden maken.’
Altijd de juiste versie beschikbaar
In korte tijd werd het PLM-platform PRO.FILE geïmplementeerd bij VGI-Promatec. Wat ziet de organisatie daar nu van terug? ‘3D CAD, technische tekeningen en gerelateerde bestanden liggen nu allemaal vast in PRO.FILE. Zo zijn technische specificaties, certificaten, artikelen en stuklijsten maar ook andere relevante documenten altijd centraal en correct opgeslagen’, aldus Westervoorde. ‘De medewerkers kunnen er altijd op rekenen dat ze over de juiste versie beschikken. Dat scheelt enorm, zeker als je bedenkt hoe kritisch die documenten zijn voor het hele ontwikkelingsproces.’
‘Die naadloze overgang tussen ontwerp, inkoop en productie bespaart ons veel tijd en onderlinge afstemming’
Link magazine september 2024. Thema: Elektrificatie/waterstof.
Vraag exemplaar op: mireille.vanginkel@linkmagazine.nl
‘Daarnaast is de manier waarop goedkeuringen verlopen flink veranderd’, vult Van Bijlen aan. ‘Alles gebeurt nu via het PLM-platform. Zodra een ontwerp gereed is, krijgen de juiste mensen automatisch een notificatie om de tekening te bekijken en goed te keuren. We dwingen dus een bepaalde workflow af die het proces efficiënter maakt en ervoor zorgt dat we niets over het hoofd zien.’
Grip op reserveonderdelen
Bovendien zorgt de integratie met het ERP-systeem voor een vlotter vervolgproces binnen VGI-Promatec. Zodra een ontwerp is goedgekeurd, zien inkopers dat het is vrijgegeven en kunnen ze aan de slag met het inplannen en inkopen van materialen. Van Bijlen: ‘Die naadloze overgang tussen ontwerp, inkoop en productie bespaart ons veel tijd en onderlinge afstemming. We zijn ook beter geworden in het samenwerken met onze toeleveranciers. Vroeger twijfelden we nog weleens of de leverancier wel de juiste versie van een tekening had. Nu delen we gewoon de documenten rechtstreeks vanuit het PLM-platform. Alles komt netjes op de juiste plek terecht, en iedereen werkt altijd met dezelfde, up-to-date informatie. Dat vermindert de kans op fouten enorm.’
Een groot voordeel voor VGI-Promatec is het beheer van reserveonderdelen. ‘Voorheen was het altijd een hele klus om de juiste onderdelen te achterhalen, vooral als er jaren verstreken waren na de oplevering van het product. Nu hebben we voor elke machine een specifieke lijst van spare parts die met één druk op de knop op te vragen is. Daarmee leggen we de basis voor het leveren van de beste service naar onze klanten’, zegt Van Bijlen.
Meer werken volgens de standaard
Door tijdig op PLM over te stappen, heeft VGI-Promatec alles centraal vastgelegd en goed georganiseerd. ‘Nu kan sneller worden geanticipeerd op wat er komt in de toekomst. PRO.FILE heeft veel veranderd. Er worden minder fouten gemaakt, informatie zit niet meer alleen in de hoofden van mensen en er zit meer structuur in de processen’, aldus Westervoorde.
Bijkomend voordeel is dat VGI-Promatec nu meer kan gebruikmaken van standaard onderdelen in machines. Hoewel ieder product dat het bedrijf maakt uniek is, zijn veel van de onderdelen dat niet. Met PRO.FILE is het hergebruik van standaard componenten eenvoudiger geworden. Westervoorde: ‘Alle kennis over componenten zit namelijk in het PLM-classificatiesysteem. Dat is ook handig als er nieuwe mensen bijkomen. Omdat alle informatie snel en gemakkelijk toegankelijk is, hoeven nieuwe medewerkers niet continu anderen om hulp te vragen. Ze kunnen zelf de juiste onderdelen vinden. Dit leidt ook tot meer bedrijfsstandaarden en een eenduidiger inwerkproces.’
Toekomstperspectief
De focus voor de komende jaren ligt bij VGI-Promatec op uitbreiding van de service en productiecapaciteit. ‘Dankzij het PLM-platform is het makkelijker geworden om bepaalde delen van onze productie uit te besteden aan toeleveranciers, of om tijdelijk tekenaars in te huren voor specifieke projecten wanneer we de expertise niet in huis hebben. Dit stelt ons in staat om efficiënter te werken, zonder dat we inboeten op kwaliteit of controle’, aldus Van Bijlen.
Hoe kijkt VGI-Promatec terug op de samenwerking? Westervoorde: ‘Iedereen is zeer tevreden over de samenwerking met PLM Xpert. Ze doen wat ze beloven en staan altijd klaar om te helpen. De implementatie verliep in goede harmonie, met korte lijnen en duidelijke verwachtingen. Natuurlijk kwamen we onderweg wat hobbels tegen, maar die werden altijd snel en adequaat opgelost.’
Fast Forward Summit van PLM Xpert
PLM Xpert organiseert in november een event voor professionals in de maakindustrie die PLM en digitalisering binnen de organisatie naar een hoger plan willen brengen. Deze summit biedt bezoekers de kans om de nieuwste digitaliseringtrends, -innovaties en best practices te ontdekken en om in gesprek te gaan met andere professionals in de maakindustrie die waardevolle PLM-gebruikerservaring kunnen delen.
