Bij Vlastuin Group in Kesteren draait al jarenlang GLOVIA ERP met daaraan gekoppeld een zelf ontwikkelde ShopFloor-oplossing voor het vrijgeven van werkorders. Maar dat blijkt onvoldoende om de logistieke complexiteit van de productie te handlen. Samen met IT-dienstverlener Vanenburg uit Putten is daarom afgelopen anderhalf jaar gebouwd aan een applicatie om alle interne logistieke bewegingen compleet papierloos precies te volgen en te beheren. De applicatie is bijna klaar voor implementatie. En Vanenburg gaat er uiteindelijk ook mee de markt op.
– ‘Soms loopt de routing dwars door het hele productieproces heen.’
– ‘Cruciaal is om aan elke werkorder direct de benodigde logistieke dragers te koppelen.’
– ‘We hebben de applicatie sterk ontworpen vanuit de medewerkers.’
– ‘De gewenste data-uitwisseling kon niet zomaar.’
– ‘Het grootste deel van de applicatie is natuurlijk wel generiek.’
Vlastuin Group en Vanenburg ontwikkelen samen generieke oplossing voor de maakindustrie
Vlastuin Group – hightech toeleverancier van plaatwerk en lassamenstellingen, en fabrikant van de eigen trailermerken D-TEC, Bulthuis en Vogelzang – zit logistiek aardig complex in elkaar. Er zijn meerdere productielocaties, met een centraal magazijn, terwijl suppliers vanzelfsprekend ook van alles aanleveren. Dat loopt niet allemaal vlekkeloos: het kan zijn dat onderdelen onverwacht ontbreken in de productie, of dat de voorraadadministratie niet helemaal klopt en lastig kan worden bijgewerkt. Goederen raken verloren of duiken ineens weer op.
Daarom staat een andere aanpak voor de interne logistiek hoog op de prioriteitenlijst. ‘We definiëren om de zoveel tijd ons grootste knelpunt in de organisatie en proberen de oorzaken zo compleet mogelijk op papier te krijgen’, zegt directeur Gerrit van Vlastuin. ‘We toetsen bij onze medewerkers of dit is waar ze tegenaan lopen en waarvoor we een oplossing moeten zoeken.’ Dat is nu de interne logistiek en meteen was duidelijk dat dit knelpunt niet binnen een paar maanden kan worden opgelost. ‘We willen toe naar een situatie waarin alle logistieke verplaatsingen een gecontroleerd proces zijn’, aldus Van Vlastuin. ‘Een heftruckchauffeur of wie dan ook krijgt een concrete opdracht vanuit het IT-systeem. Bijvoorbeeld: “Deze productdrager moet van A naar B”, waarbij alle activiteiten worden geregistreerd en zijn gekoppeld aan werkorders. Heeft de werkvloer een order gereed, dan moet de overgang naar een artikelnummer soepel verlopen. Een gemiddeld ERP-systeem inclusief onze huidige ShopFloor-oplossing ondersteunt dit soort logistieke handelingen niet.’
Niks kant-en-klaar
Van Vlastuin ging te rade bij Vanenburg waarmee vaker projecten zijn gedaan. Kan er een applicatie worden gebouwd om die specifieke logistieke vraagstukken, waaronder het tracken en tracen van alle materialen en onderdelen, te digitaliseren? Van Vlastuin: ‘We hebben ook naar kant-en-klare warehousemanagementsystemen gekeken. Die functioneren prima in een magazijnomgeving maar niet in een productieomgeving.’ Van Vlastuin en zijn sparringpartner cto Hans Don van Vanenburg besloten samen een generieke applicatie te gaan bouwen, waarmee Vanenburg uiteindelijk meer klanten in de maakindustrie kan bedienen. De IT-dienstverlener heeft een enorme expertise en ervaring in sectoren als de maakindustrie, logistiek en retail.
Milkruns
Binnen Vlastuin startte een uitgebreide inventarisatie om alle knelpunten en behoeften goed in beeld te krijgen, en de kennis en ervaring van medewerkers onder wie de kwaliteitsmanager en teamleiders mee te nemen. Don: ‘We hebben toen een eerste logistiek concept ontwikkeld: hoe kunnen we die enorme materiaalstromen zo generiek mogelijk aansturen? Vlastuin wordt niet overal gekenmerkt door lineaire flows, de routing loopt soms dwars door het hele productieproces heen.’
Het centraal magazijn levert goederen uit op basis van de verwachte behoeften van de productieclusters in de komende dagen. Dat gaat via milkruns, vaste ritten tussen de diverse locaties. Decentraal volgen het orderpicken en de werkorderafhandeling. Gereed product gaat naar de expeditie of wordt weer op voorraad gezet, veelal in het centraal magazijn.
Van Vlastuin: ‘Cruciaal is om aan elke werkorder direct de benodigde logistieke dragers met materialen te koppelen, zodat we vervolgens alle verplaatsingen van die dragers realtime kunnen volgen.’ Een drager kan een pallet vol onderdelen zijn, of een onderstel met een lang, afwijkend product, dan wel stapelbare metalen bakken waar goederen voor een bepaalde productieorder in zitten. Alles moet tot in detail worden gedefinieerd en vastgelegd.
Don: ‘Dat klinkt ingewikkeld. We hebben de applicatie echter sterk ontworpen vanuit de medewerkers. Een usability designer van Vanenburg heeft uitgebreid met hen gepraat om het zo eenvoudig mogelijk te houden. De manier van werken is intuïtief, stapsgewijs, met een beperkt aantal knoppen en zo weinig mogelijk informatie op het beeldscherm.’ Elke medewerker moet er vrijwel meteen wijs uit kunnen worden en ermee aan de slag kunnen.
Robuuste codes
Vanenburg bouwde een prototype van de app, bestemd voor een tablet. Gedurende de tests werd duidelijk dat medewerkers veel liever via een smartphone willen werken. ‘Bij zo’n verandering van de manier van werken is het goed om zaken al snel visueel en tastbaar te maken en te toetsen. Als medewerkers zo’n app echt kunnen uitproberen, is hun feedback des te beter.’
Het eerste prototype lag er vrij vlot. Het omzetten van de app van een tablet naar een mobieltje kostte wat tijd. En vooral ook het uitwerken en ontwerpen van het hele concept met de logistieke dragers was intensief. Vlastuin kent vele soorten dragers, en overal moet met QR-codes op die dragers worden gewerkt. De QR-codes zijn ook in kleuren ingedeeld om sneller te kunnen werken en fouten op een intuïtieve manier te voorkomen. ‘Dat hele verhaal met die QR-codes moet uiterst robuust en doordacht in elkaar steken. Inclusief het steeds weer snel en eenvoudig scannen van de codes op de werkvloer’, zegt Don.
Ontkoppelde connector
De integratie met het ERP-systeem van Vlastuin had ook wat voeten in de aarde. GLOVIA heeft geen standaard application programming interface (API). Don: ‘Ze werken met een systeem van XML-uitwisseling via hotfolders. De gewenste data-uitwisseling kon niet zomaar. Dus we hebben GLOVIA gevraagd om wat aanpassingen te doen. Dat kostte best wat inspanning om dat goed voor elkaar te krijgen.’
Stel dat Vanenburg de logistieke applicatie in de toekomst ook bij andere bedrijven implementeert, dan is die koppeling met het ERP-systeem (anders dan GLOVIA) noodgedwongen weer een punt van aandacht. ‘Daarom hebben we de huidige ERP-connector ontkoppeld van de rest van de oplossing. Die is nu specifiek voor GLOVIA gebouwd. Mochten we dan in de toekomst gaan koppelen met een ander ERP-systeem, dan hoeven we alleen nog een andere connector te bouwen. Het grootste deel van de applicatie is natuurlijk wel generiek.’ Als het goed is, werken ERP-leveranciers wel steeds meer toe naar standaarden; die maken de integratie eenvoudiger.
Don spreekt van een adaptable solution – vooralsnog is er geen eigen naam voor bedacht – die Vanenburg flexibel kan inzetten in een groter geheel. ‘Het is niet iets wat je off the shelf koopt. Wij gebruiken de oplossing in klantprojecten als dat van toepassing is. Noem het een soort halffabricaat dat af te stemmen is op de specifieke situatie van een klant. Dat is juist de grote kracht ervan.’
Link magazine december/januari 2023/2024: Vertrouwen in de keten, niet alleen voor relaties tussen bedrijven; ook tussen afdelingen binnen een organisaties. Lees Link magazine digitaal of vraag een exemplaar op bij mireille.vanginkel@linkmagazine.nl
Acceptatietests
Bij Vlastuin is de logistieke oplossing nog niet live. Wat nu in de eindtestfase draait, is het eerste stuk voor de goederenontvangst en het wegzetten van de goederen in het centraal magazijn. Plus het orkestreren van de vervoersbewegingen naar de Vlastuin-locaties. ‘De acceptatietests zijn gaande. De software is klaar voor het testen in de praktijk. Dat gaan we een paar weken doen met de nieuwe devices.’
De medewerkers zijn alle magazijnlocaties al aan het aanpassen aan de nieuwe coderingen. Ze kijken uit naar de nieuwe manier van werken. Heel veel training is er niet nodig. ‘Maar de introductie moet je in niet te grote stappen doen, want iedereen is natuurlijk heel sterk aan die oude werkwijze gewend.’ Na de eerste implementatie gaat er nog wel een jaar overheen voor de applicatie overal bij Vlastuin is ingevoerd. Daarnaast gaan Vanenburg en Vlastuin heel veel data verzamelen voor verdere optimalisaties. Met data-analyses en AI kan nog meer intelligentie in de applicatie worden gebracht.
Olifantsbevalling
Gerrit van Vlastuin en Hans Don hebben de doorlooptijd van het gezamenlijke project wat te rooskleurig ingeschat, merken ze nu. Gaandeweg kwamen er meer inzichten en daarmee wijzigingen, maar dat is de uiteindelijke oplossing ten goede gekomen. Van Vlastuin: ‘Zo’n proces heeft tijd nodig. Met het definiëren van het probleem en van onze ideeën, is de oplossing er nog niet.’ Maar het overheersende gevoel is dat er nu iets goeds ligt na deze ‘olifantsbevalling’, zoals Van Vlastuin het noemt.
‘Zo’n ingrijpend project kun je alleen maar doen als er echt een basis van vertrouwen is’
Don omschrijft Van Vlastuin als een ‘man die altijd met vernieuwingen bezig is’. ‘Zo’n ingrijpend project kun je alleen maar doen als er echt een basis van vertrouwen is. Samen begonnen we aan de ontwikkeling van iets unieks. Dat was een zoektocht en die valt soms mee en soms tegen.’
Het voordeel van zo’n launching customer als Vlastuin is dat het bedrijf steeds heel goed kan aangeven of het concept bruikbaar is op de werkvloer, benadrukt Van Vlastuin. ‘Wij zijn een spiegel voor Vanenburg. En zij kunnen vervolgens alles in een breder kader plaatsen en tot een generieke oplossing komen. Het blijft pingpongen om samen tot iets moois te komen.’ Hij wil dat het voor Vanenburg ook een succes wordt. ‘Als wij de enige gebruikers blijven, lost het maar weinig op voor de maakindustrie als geheel.’
Collega-maakbedrijven mogen er ook baat bij hebben. Dat is alleen maar goed. ‘Zoiets zou zeker vaker mogen gebeuren’, aldus Van Vlastuin. ‘Dat je bij elkaar meekijkt en van elkaars ontwikkelingen meeprofiteert.’
