Het is een goed huwelijk: de langjarige relatie tussen machinebouwer Meyn Food Processing Technology en de multitechnische dienstverlener SPIE. Een partnership dat draait om vertrouwen en wederzijds respect, dat op meerdere lagen in de organisaties tot uiting komt. ‘We gunnen elkaar het succes’, zegt Jan Lof van Meyn.
– ‘Die jarenlange relatie geeft ons de mogelijkheid om eerlijk tegen elkaar te zijn, ook als het even moeilijk is.’
– ‘We bewegen met elkaar mee om een probleem opgelost te krijgen.’
– ‘Als Jan belt en hij begint over een Houdini-act, dan weet ik hoe laat het is.’
– ‘Natuurlijk is er op managementniveau veel contact, maar ook de engineers en monteurs bespreken en checken zaken.’
– ‘Op het moment zijn we nog maar net een beetje bekomen van de schaarste en zien we dat de industrie een nieuwe onuitgesproken crisis inglijdt.’
Jeroen van Bennekom van Meyn: ‘Het gaat no-nonsense over de inhoud en niet over alle ‘fluf’ eromheen.’
‘Qua mentaliteit lijken Meyn en SPIE op elkaar; we zijn allebei sterk gericht op de technische juistheid en het resultaat. Het gaat no-nonsense over de inhoud en niet over alle ‘fluf’ eromheen. Daarom kunnen we elkaar zo goed vinden in de samenwerking’, zegt Jeroen van Bennekom, global manufacturing director bij Meyn Food Processing Technology. Het bedrijf uit Oostzaan ontwikkelt en bouwt alle machines die nodig zijn om kippen te verwerken tot verpakte producten voor de supermarkt. Daarvoor partnert Meyn al meer dan dertig jaar met SPIE, met het hoofdkantoor in Breda en inmiddels vestigingen door heel Nederland. ‘Die jarenlange relatie geeft ons de mogelijkheid om eerlijk tegen elkaar te zijn, ook als het even moeilijk is. Door de jaren heen is er zo’n vertrouwen opgebouwd dat we elkaar niet snel kwijt zullen raken in de formaliteiten.’
Vertrouwen
De hechte band tussen Meyn en SPIE ontstond begin jaren negentig. Jan Lof, inmiddels hoofd elektro-engineering bij Meyn, werkte destijds nog in de werkplaats en sleutelde zelf besturingskasten in elkaar. ‘Als ik onderdelen nodig had, schreef ik dat op een briefje en liep ik ermee naar Inkoop’, herinnert hij zich. Het was de tijd dat Meyn hard begon te groeien. ‘Die werkwijze was gewoon niet meer vol te houden. Dus we gingen op zoek naar een groothandelaar die ook de kasten voor ons kon bouwen.’ Dat werd Van de Meerakker waarvan de kastenbouwtak een paar jaar geleden werd ingelijfd door SPIE. ‘Er waren al snel goede contacten. Professioneel maar met een menselijk randje. En dat DNA is niet veranderd nu het onderdeel is van een grotere organisatie.’
‘Nu kijken we tijdens de engineeringsfase ook naar een plan B en denken we na over wat-als-scenario’s’ ‘Dus dan bepaal je gezamenlijk – en dat is het sleutelwoord – de oplossing of de richting’
Daardoor groeide de relatie steeds verder. ‘We maakten samen een rondje langs leveranciers om afspraken te maken’, geeft Lof een voorbeeld. ‘En ik bestelde soms via een telefoontje voor een grote hoeveelheid aan materiaal via SPIE. Allemaal op basis van vertrouwen.’ Op die manier bestellen gebeurt niet meer, maar het vertrouwen is er niet minder om. ‘We gunnen elkaar het succes’, zegt Lof. ‘En we bewegen met elkaar mee om een probleem opgelost te krijgen. Natuurlijk gaat er ook wel eens wat mis, maar dan bespreken we dat. Niet om elkaar de schuld te geven of om met de vinger te wijzen, maar om ervoor te zorgen dat zoiets een volgende keer niet nog een keer gebeurt.’
Houdini
Lof geeft een voorbeeld van hoe nauw de twee partijen inmiddels met elkaar zijn verbonden. ‘Niet zo lang geleden kreeg Meyn een opdracht van een heel grote kippenslachterij. Het was een enorm project met veel nieuwe technische complexiteit erin en met een uitdagende oplevertijd’, schetst hij. ‘Het leek bijna onmogelijk.’
Oscar Korsten, procesmanager bij SPIE, vult aan: ‘Als Jan belt en hij begint over een Houdini-act, dan weet ik hoe laat het is. Dan moeten we alles op scherp zetten want dan is de urgentie hoog en moeten we daar dus op schakelen. Ja, dat betekent dat er soms avonden en weekenden moet worden doorgewerkt.’ Lof: ‘Zo hebben we het gezamenlijk wel voor elkaar gekregen.’
Geitenpaadjes
Op dezelfde manier schakelen Meyn en SPIE samen razendsnel als er bij klanten bijvoorbeeld brand- of waterschade is opgetreden en zo’n partij het liefst gisteren alweer een nieuwe besturingskast wil hebben. ‘Dan belopen we alle geitenpaadjes die we kunnen vinden om het maar te fiksen’, vertelt Lof. Daarbij profiteert Meyn van de hoge graad van standaardisatie. ‘Op de productievloer bij SPIE staan heel wat kasten, in verschillende fases van afronding. Als de nood aan de man komt, kunnen we daar componenten uit lenen. Zo lukt het ons om binnen anderhalve week een schakelkast van een paar meter breed op het vliegtuig te hebben.’
Robert Bakker, operationeel manager binnen SPIE, voegt eraan toe: ‘Dat komt ook door het vertrouwen dat er is in onze vakspecialisten. Zij moeten de kasten immers 100 procent goed samenstellen, bouwen en aftesten.’ Dat brengt Lof bij een ander aspect van de samenwerking: ‘Natuurlijk is er op managementniveau veel contact, maar ook de engineers op mijn afdeling die een elektrisch schema hebben getekend, hebben contact met de monteurs van SPIE om dingen te bespreken en te checken.’
Continu verrassingen
De kracht van het partnership tussen Meyn en SPIE toonde zich ook tijdens de componentenschaarste van de afgelopen jaren. De beheersbaarheid van de supplychain is sowieso een van de grootste uitdagingen voor Van Bennekom. ‘Je wil die keten zo stabiel mogelijk hebben, maar een crisis laat zich niet aankondigen. Op het moment zijn we nog maar net een beetje bekomen van de schaarste en zien we dat de industrie een nieuwe onuitgesproken crisis inglijdt. Want niemand heeft het erover, maar je ziet al allerlei krachten in de wereld richting een afkoelend klimaat gaan’, aldus Van Bennekom.
‘In het geval van een Houdini-act belopen we samen alle geitenpaadjes die we kunnen vinden om het maar te fiksen’, vertelt Jan Lof van Meyn.
‘De schaarste waar we de afgelopen tweeënhalf jaar het hoofd aan moesten bieden, was een enorme uitdaging, met continu verrassingen’, zegt Lof. ‘Dat we de impact hiervan zoveel mogelijk hebben weten te beperken, vind ik echt een wereldprestatie, waarin iedereen zijn rol heeft gespeeld; bij inkoop en engineering, en Oscar met zijn mensen.’
Korsten: ‘Alles staat of valt met communicatie. We hebben dagelijks contact. Tot op de dag van vandaag trouwens. Dat kan heel kort zijn, als er niks speelt. Maar als er een probleem is, kun je er gelijk induiken.’ Zo bleken er regelmatig leveruitdagingen te zijn met onder meer communicatiechips en vermogenselektronica. ‘En er is bijna geen besturingskast waarvoor je die niet nodig hebt. Dus dan bepaal je gezamenlijk – en dat is het sleutelwoord – de oplossing of de richting.’
Plan B
In samenspraak keken Meyn en SPIE ook steeds nadrukkelijker naar alternatieven. ‘De beschikbaarheid was never nooit niet een probleem, dus iedereen was een beetje in slaap gesust’, beseft Lof. ‘Nu kijken we tijdens de engineeringsfase ook naar een plan B en denken we na over wat-als-scenario’s.’ Voor sommige onderdelen is dat niet zo relevant. Een voeding kun je meestal zonder problemen uitwisselen. Maar als het om meer intelligente componenten gaat, zoals plc’s, displays of frequentieregelaars, is het handig en verstandig om al vooraf over een alternatief na te denken. ‘Dat hebben we de afgelopen jaren wel geleerd en dat zijn we ook aan onze stand verplicht. Niet dat we dat nu compleet hebben uitgewerkt, maar als we bijvoorbeeld een andere frequentieregelaar moeten inpassen, hebben we wel vastgelegd welk engineeringwerk nog nodig is en weten we zelfs grofweg wat het gaat kosten.’
Link magazine december/januari 2023/2024: Vertrouwen in de keten, niet alleen voor relaties tussen bedrijven; ook tussen afdelingen binnen een organisaties. Lees Link magazine digitaal of vraag een exemplaar op bij mireille.vanginkel@linkmagazine.nl
Gesloten informatiecirkel
Om SPIE iets meer ruimte te geven, verruimde Meyn de standaard oplevertijd van de besturingskasten met enkele weken. Dat was voldoende, want in de soep gelopen is het nooit. ‘Wel hebben we door de tekorten andere keuzes moeten maken’, vertelt Van Bennekom. ‘Voor de validatie van zo’n vervanger hebben we veel en intensief samengewerkt met SPIE. Op basis van de kennis binnen de organisaties en de dertig jaar ervaring was er genoeg vertrouwen zodat we snel de goede keuzes konden maken.’ Omdat de systemen van Meyn lang in het veld staan, moet ook de bill of materials op orde zijn als er een niet-standaard configuratie de deur uit gaat. ‘De feedbackloop met SPIE is volledig ingeregeld. Het is een gesloten informatiecirkel wat heel krachtig is, omdat we ook regelmatig aan oudere systemen sleutelen. En alles dus goed terug te vinden is.’
De schaarste had ook nog een positief effect. Meyn was regelmatig gedwongen eerder gemaakte keuzes opnieuw te doen, maar daar werd het niet per se slechter van. Zo moest het noodgedwongen een ander display selecteren. ‘Het alternatieve display waarvoor we toen kozen, is dermate goed dat we nu bekijken of we het ook in andere systemen moeten gaan toepassen’, vertelt Lof.
Dynamische voorraadsturing
Is de schaarste nu voorbij? ‘Nou nee’, antwoordt Michael van Oostrom, global category buyer bij Meyn, ‘maar het is wel een heel stuk beter geworden. De levertijden waren opgelopen van een paar dagen naar soms een jaar. Inmiddels zit dat voor de meeste producten redelijk stabiel weer op één tot enkele weken. Al zijn er nog steeds producten die een langere levertijd hebben.’
De situatie is werkbaar, vindt Van Oostrom, ‘door onze manier van samenwerken en de klantspecifieke magazijninrichting bij SPIE.’ Korsten vult aan: ‘Voor componenten waar de levertijden kritiek zijn, hanteren we een dynamische voorraadsturing. Dat wil zeggen dat we korter op de bal zitten en heel regelmatig een thermometer erin steken: hoe zit het met de beschikbaarheid en matcht dat met de projecten die eraan komen? Maar we leggen soms ook een veiligheidsvoorraad aan, zonder dat dat eerst met een contract moet worden afgetikt. Regel het eerst, daarna worden we het wel eens over de voorwaarden.’ Het toont de basis van de samenwerking: geen heisa, wel veel vertrouwen.
