De coronacrisis legde genadeloos de kwetsbaarheid van de internationale supplychain bloot. Ook voor BDKiestra, dat geautomatiseerde laboratoriumsystemen ontwikkelt en produceert. Hoewel het bedrijf kan terugvallen op een wereldwijde eigen inkooporganisatie, trok het de teugels aan bij leveranciers met stevige stakeholder business requirements. BDKiestra verwacht van leveranciers dat zij repeterend op tijd een financieel competitief en kwalitatief goed product leveren, en eventuele uitdagingen proactief melden.
‘Klant ontzorgen en aan je binden stopt niet met het scoren van de order’
BDKiestra startte in 1961 als Kiestra Instrumentenmakers, transformeerde in 2000 tot Kiestra Lab Automation en werd in 2012 overgenomen door het Amerikaanse BD. Het ISO 13485-gecertificeerde bedrijf richt zich op het ontwikkelen en produceren van geautomatiseerde laboratoriumsystemen voor medisch-bacteriologische laboratoria. Achterliggende gedachte is dat, wanneer grote hoeveelheden monsters snel en zeer betrouwbaar verwerkt worden, patiënten sneller aan hun behandeling kunnen beginnen. Missie: gezondheid wereldwijd verbeteren. Omdat er met patiëntmateriaal gewerkt wordt, zijn foute uitkomsten niet geoorloofd.
Een van de geautomatiseerde laboplossingen van BDKiestra.
Kort op de bal
Vóór de overname was Kiestra een klein regionaal familiebedrijf dat zich richtte op enkelstuks productie, nagenoeg custom-made, voor laboratoria en doorgaans lokale ziekenhuizen, gebruikmakend van lokale leveranciers. Als onderdeel van de multinational BD heeft Kiestra nu toegang tot markten wereldwijd en telt het inmiddels ruim 280 medewerkers met meer dan 10 nationaliteiten. Moederbedrijf BD heeft wereldwijd circa 70.000 medewerkers en is vertegenwoordigd in ruim 190 landen via productielocaties, verkoopkantoren of serviceorganisaties.
Van klein bedrijf naar Amerikaans bedrijf met strikte processen, was een hele overgang, stelt Remko Oost, manager procurement & production planning. ‘Als innovatief familiebedrijf waren we gewend vrij te werken, nu moest alles volgens bepaalde structuren. BD staat voor aandeelhouders bekend als zeer betrouwbaar. Dat zie je terug in alle processen van de dagelijkse bedrijfsvoering. We zitten zeer kort op de bal om verrassingen tot het minimum te beperken.’
Sommige leveranciers af, terwijl andere ons juist positief verrassen’
Geen papieren exercitie
Inmiddels heeft Kiestra zich op alle bedrijfsonderdelen ontwikkeld tot een volwaardige productielocatie binnen het grote BD. Dat heeft het bedrijf geen windeieren gelegd, meent Oost. ‘We hebben nu wereldwijde dekking op alle vlakken van bedrijfsvoering, inclusief inkoop. Dat geeft ons bijvoorbeeld de mogelijkheid om gekwalificeerde BD-leveranciers voor de plant Drachten te selecteren als dit voor partijen synergievoordelen oplevert. Verder zijn bedrijfsprocessen beschreven, medewerkers goed getraind en hebben zij duidelijke verantwoordelijkheden en activiteiten.’
Groei zet door
Bij het kwalificeren van potentiële leveranciers voorziet BDKiestra de eigen category managers van stakeholder business requirements. Die komen terug in de uitvoering van de strategie zodat het geen papieren exercitie blijft. En toeleveranciers zijn nodig, want de toekomst ziet er volgens Oost rooskleurig uit. ‘Waar voorheen slechts enkele systemen per jaar in het veld geïnstalleerd werden, gaat het nu om vele systemen per jaar wereldwijd. En de groei zal zeker doorzetten omdat er behoefte is aan betrouwbare systemen en het sneller beschikbaar komen van onderzoeksresultaten.’
Kopzorgen
De coronacrisis zorgde voor uitdagingen in de supplychain. Oost: ‘We hebben ontdekt hoe fragiel de logistieke keten in de wereld is, denk aan de Ever Given in het Suezkanaal. Ook wij hadden de nodige kopzorgen of we onze klanten op tijd konden leveren, maar we hebben niemand teleur hoeven stellen en ook onze budgetten gehaald. We hebben vroegtijdig de veiligheidsvoorraad opgehoogd en controleren de behoefte voor de komende 24 in plaats van 4 maanden. Daarbij volgen we nauwgezet de mondiale supply-markt van verschillende commodities, sparren we met onze wereldwijde inkooporganisatie en hebben we wekelijks contact met onze belangrijkste leveranciers.’
Relatie belangrijker
In de toekomst moeten we er volgens Oost rekening mee houden dat extreme schaarste geen unieke situatie is. ‘En juist in zo’n periode ondervind je welke partijen hun zaken op orde hebben, en welke niet. Voor wie jij als klant belangrijk bent, en voor wie niet. Waar de supplychain ondoorzichtig is, en waar niet. Sommige toeleveranciers reageren zeer proactief, begrijpen de gevolgen van niet-performen. Anderen zien dat niet en zorgen voor verrassingen. Die les heb ik wel geleerd.’ De relatie met leveranciers wordt belangrijker, maar dat is geen eenrichtingsverkeer. ‘Wij snappen als geen ander dat de markt overspannen is. Wij leggen uit waarom performance voor ons belangrijk is, verwachten dat leveranciers ons proactief en ruim op tijd informeren over uitdagingen die onze afspraken mogelijk in de weg staan en meedenken over oplossingen. Komen we lokaal niet uit, dan hebben we altijd nog onze wereldwijde inkooporganisatie van 250 medewerkers.’
Link magazine editie oktober/november thema 2021: Data is key hoe kan het mkb daar winst mee maken? Lees Link digitaal of vraag een exemplaar op: mireille.vanginkel@linkmagazine.nl’
Meer dan alleen scoren
Het doel van BDKiestra blijft volgens Oost hetzelfde als in de afgelopen jaren: ervoor zorgen dat de klant precies op de afgesproken tijd een product krijgt dat aan de hoge kwaliteitseisen voldoet. ‘Dat betekent dat ook onze leveranciers repeterend op tijd een financieel competitief en kwalitatief goed product moeten leveren. Hier zetten we de laatste jaren zeer sterk op in. Daardoor vallen sommige leveranciers af, terwijl andere ons juist positief verrassen’, vertelt hij. ‘Ik zou graag zien dat leveranciers het ontzorgen als een standaardactiviteit binnen het verkoopproces gaan zien. Een klant ontzorgen en aan je binden houdt niet op met het scoren van de order. Het gaat juist, zeker in de afgelopen periode, om dat stukje extra.’
Natuurlijke selectie
Meer administratie, hogere kwaliteit, nauwere toleranties – sommige leveranciers zijn daar beter in dan andere, waardoor een natuurlijke selectie plaatsvindt. ‘Toeleveranciers hebben een verkoopstrategie en kwaliteitsniveau waarop ze willen acteren. Soms kost het te veel moeite om te voldoen aan de hoge kwaliteitsstandaarden van BDKiestra, beschikken ze niet over de juiste mensen of moeten ze investeren in een hoogwaardig machinepark. En als de orderportefeuille goed gevuld is, waarom zouden ze dat dan doen?’ duidt Oost. ‘Andere partijen zien het juist als een uitdaging, een positieve aanvulling op hun portfolio om op dat niveau te gaan acteren. Ik verwacht overigens dat steeds meer sectoren hogere eisen gaan stellen.’
Langetermijn-horizon
Zelf biedt BDKiestra leveranciers een langetermijn-horizon voor het aankopen van grondstoffen en componenten. Oost: ‘Door langjarige contracten aan te gaan, verwacht ik dat situaties minder vaak escaleren en dat we kunnen blijven waarmaken wat we beloven. De flexibiliteit in onze productiefaciliteit speelt daar eveneens een belangrijke rol in. Ik weet dat we daarmee een risico nemen, maar liever een gecalculeerd risico dan straks ‘nee’ verkopen aan de klant.’
