Werknemers gaan om twee redenen met een (strategie)verandering mee: omdat ze bang zijn voor ontslag of omdat ze echt de voordelen ervan zien, zowel voor zichzelf als voor het bedrijf. Voor alle betrokkenen is het tweede uitgangspunt beter. Bij het automatiseren van bedrijfsprocessen moet je personeel dus zien te overtuigen van het nut en de waarde van nieuwe technologie.
Dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Medewerkers kunnen het gevoel hebben dat ze vervangen worden door technologie. Maar er liggen ook kansen: ze houden meer tijd over voor creatieve en productieve taken als het ontwikkelen van nieuwe producten en diensten, het verkennen van nieuwe markten of het volgen van trainingen en opleidingen. Organisaties moeten dan ook goed nadenken over hoe ze de skills kunnen ontwikkelen, zodat mensen in een andere rol waarde toevoegen.
Om de mensen mee te krijgen, is eerst een cultuuromslag nodig. Zorg dat iedereen binnen de organisatie ruim van tevoren weet wat er gaat gebeuren en zich betrokken voelt. Neem de tijd om alle details uit te leggen en eventuele onzekerheid of ontevredenheid weg te nemen.
Bij elke verandering zie je vier groepen werknemers. Allereerst de ‘evangelisten’: enthousiaste mensen die anderen stimuleren om mee te doen. Dan de mensen die simpelweg volgen en de ‘struisvogels’: degenen die hun kop in het zand steken en doen alsof er niks verandert. Als laatste heb je disruptors: mensen die het proces verstoren en verandering proberen te voorkomen. In die laatste twee groepen moet je je energie steken.
Een cultuuromslag kost tijd. Dat bleek bij een fabriek waar ze een materiaalbeheersysteem ontwikkelden, zodat werknemers niet meer alles hoeven op te schrijven. Een vrij simpel systeem dat toch op weerstand stuitte. Tot het personeel zich realiseerde dat er nu meer tijd overbleef voor taken die ze eerder moesten laten liggen en dat ze nu productiever konden werken.
Het is belangrijk stapje voor stapje te transformeren. Zorg eerst dat mensen begrijpen waarom de verandering nodig is, verander dan de processen en gebruik pas aan het einde de ondersteunende technologie. Ook het kiezen van de juiste technische oplossing vereist een stapsgewijze aanpak. Past de leverancier cultureel en qua ideeën bij de organisatie? Heeft de technologie zich bewezen? Hoe zetten andere bedrijven deze in? Is een langetermijnpartnership mogelijk, zodat de oplossing mee-evolueert? Betrek ook HR en IT bij de besluitvorming. Stimuleer het uitwisselen van ideeën en voorkom dat mensen in silo’s werken. Alleen dan bereik je de perfecte balans tussen mensen en technologie.
