Het beheer van de procesdata die tientallen wereldwijd verspreide vestigingen genereren, is op z’n zachtst gezegd een uitdaging als het overal anders gebeurt. Multinational Colt gaat daarom, vanuit Nederland, samen met Merino Consulting Services aan de slag om het ERP-systeem Infor LN te implementeren. Vestiging voor vestiging, om te beginnen met ‘Singapore’, dat tot nog toe met Excel administreerde.
Colt International leverde het complete glasdak inclusief rook- en warmteafvoersysteem voor de nieuwe openbaarvervoerterminal in Den Haag.
Colt International is een bedrijf met een complexe in- en externe supply chain. Dit van origine Britse bedrijf is gespecialiseerd in het ontwerpen en leveren van producten en systemen rondom klimaattechniek, rookbeheersing, natuurlijke ventilatie, zonwering en daglichttoetreding. Niet alleen in kantoren, maar ook in productiebedrijven waar het allang niet meer alleen gaat om de ventilatie. Food-bedrijven die bijvoorbeeld verse producten verpakken, stellen tegenwoordig geheel eigen eisen aan condities als de luchtvochtigheid en de temperatuur. Het ontwikkelen, produceren en installeren van die systemen wordt gedaan door een per project wisselende groep van interne en externe leveranciers. Colt configureert veel van zijn systemen uit standaardcomponenten en -modules. Tegelijk ontwikkelen de engineers binnen de onderneming voortdurend nieuwe oplossingen en maken ze gebruik van nieuwe technologieën die op de markt komen. Extra complicerend is dat Colt een multinational is met het hoofdkantoor in Groot-Brittannië, de it-afdeling in Duitsland, de r&d in Nederland (Cuijk) en 24 productie- en verkoopvestigingen verspreid over de hele wereld.
‘Licht’ van start
Voor het beheren van financiën, engineering, inkoop, voorraad- en productieplanning, sourcing bij in- en externe toeleveranciers, et cetera, maken de Colt-bedrijven in Nederland, Duitsland en Groot-Brittannië gebruik van het – inmiddels verouderde – ERP-systeem Baan IV, compleet met ascii-beeldschermen. Elders in de wereld wordt gewerkt met een breed scala aan niet-geïntegreerde systemen als Excel. Met als nadelen dat er nogal wat communicatieproblemen ontstaan en kennis van technologie en markt te veel alleen in de hoofden zit van de mensen en best practices dus niet gedeeld worden. Daarnaast wordt, doordat veel decentrale systemen in de lucht moeten worden gehouden, de multinationale schaalgrootte niet benut.
Aldus schetst Bram Lalbahadoersing, manager business information, de uitgangssituatie voor de wereldwijde migratie naar het ERP-systeem Infor LN (het Nederlandse softwarebedrijf Baan is in het vorige decennium via via opgegaan in het Amerikaanse Infor). Aan dat project geeft hij vanuit Nederland leiding. Een migratie die lokaal en ‘licht’ van start gaat: ‘grow as you go’ is het motto. ‘We beginnen in Singapore, een vestiging die nog zonder ERP werkt. Daar hebben we eerst de huidige processen in kaart gebracht: wie heeft daar welke taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden en span of control? Wat loopt goed en wat niet? Vervolgens hebben we, op basis van ervaringen elders binnen Colt met ERP en de binnen de groep geldende richtlijnen, een business process model geformuleerd. Dat is gebruikt voor het inrichten van het ERP-systeem dat we nu – bij wijze van pilot – in Singapore gaan uitrollen.’
Overal aanwezig
Die inventarisatie en modelvorming en de vertaling daarvan naar Infor deed Colt samen met Merino Consulting Services. Infor is bij uitstek geschikt voor het beheer van complexe processen en toeleverketens van multinationale bedrijven als Colt. En dat Merino de implementatie van het ERP-pakket verzorgt is evenmin toeval, aldus Lalbahadoersing. ‘Infor zelf heeft geen vestiging in Singapore, maar Infor-partner Merino wel. En ze zitten ook nog eens in Nederland, wat voor mij als projectleider natuurlijk heel prettig is.’ Merino-consultant Frank Manders: ‘Wij zijn zeer ervaren in het ondersteunen van multinationals bij het oplossen van wereldwijde, complexe supply-chain-vraagstukken en in het opbouwen van één ERP-platform voor alle vestigingen. Met als voordeel standaardisatie van alle processen en een lagere total cost of ownership, omdat er nog maar één systeem onderhouden hoeft te worden. En het telt dat wij net als Colt een multinational zijn die overal ter wereld aanwezig is en snel service kan verlenen.’ Merino, dat zijn hoofdkantoor in India heeft, beschikt over vestigingen in Azië, Europa en Noord-Amerika en heeft 200 consultants op de loonlijst.
Flexibel
Zodra Infor LN in Singapore is geïmplementeerd, volgen er meerdere evaluatierondes, meldt Bram Lalbahadoersing tot slot. ‘De ‘grow as you go’-opzet vergt geen grote investeringen in het voorstadium. En biedt genoeg ruimte om ‘slechte’ beslissingen te corrigeren. Gedurende het gehele traject blijven we flexibel, kunnen we vlot reageren op gewijzigde omstandigheden. Een succesvolle implementatie draagt bij aan het vertrouwen op een volgende site.’
