Een nieuw ERP-pakket is mooi, maar de implementatie ervan trekt vaak een zware wissel op de organisatie. Het is een uitdaging, het duurt lang, soms heel lang, en het beïnvloedt de dagelijkse operatie. Pulse Business Solutions zet steeds vaker de scrum-methode in om via korte, intensieve sprints telkens een deel op te leveren voor de uiteindelijke live-gang. ‘In zo’n sprint ontstaat veel positieve energie, waardoor we iedere keer aangenaam verrast worden.’
- Pulse Business Solutions zet steeds vaker de scrum-methode in bij een ERP-implementatie.
- Via korte, intensieve sprints wordt telkens een deelproces onderhanden genomen.
- Scrum maakt het beheersbaarder en overzichtelijker.
- De klant ziet al meteen resultaat.
‘Je wilt samen met de klant in sprints tot resultaat komen’
Een aantal jaren geleden stuurde een potentiële klant een request for information (RFI) naar Pulse Business Solutions (met vestigingen in Venlo en Deventer) om te peilen wat Pulse te bieden had. De klant wilde zijn ERP- en CRM-omgeving vernieuwen en hij voegde bij zijn RFI een hele reeks user stories, korte beschrijvingen van wat de gebruikers met de nieuwe software wilden kunnen. En by the way, zou Pulse ook iets met scrum kunnen doen? Die scrumvraag triggerde Arthur Borggreve, operations manager bij Pulse. In de softwareontwikkeling komt de scrummethode al langer voor, bij ERP-projecten werd het zelden gebruikt. In multidisciplinaire teams werken ontwikkelaars in korte sprints van maximaal een week of vier naar werkende softwareproducten toe. Wie scrum zegt, zegt agile. Agile staat voor wendbaar: een team begint met een doel voor ogen en past zich onderweg continu aan als de situatie daarom vraagt. Scrum is een uitgesproken agile methode.
Key users
Maar terug naar de vraag van de potentiële klant: kon Pulse de scrummethode inzetten bij de implementatie van een nieuwe softwareoplossing? Zoals de implementatie van Microsoft Dynamics 365 bijvoorbeeld waarmee Pulse vaak te maken heeft: een alles-in-één-cloudoplossing voor financiën, sales, service en operationele processen. Arthur Borggreve broedde op de vraag. ‘Het is een uitdagend traject, je wilt het zo snel en zo goed mogelijk doen. Bij een implementatie gebruikten we tot dan toe nog vooral de watervalmethode: de implementatie voor alle bedrijfsprocessen loopt gelijk op tot een organisatie na negen tot twaalf maanden live kan met het complete pakket. Je moet in deze maanden steeds weer een beroep doen op de key users, ze moeten steeds uit hun dagelijkse operatie worden gehaald voor het project om zaken uit te zoeken, processen in te richten, te testen, werkinstructies te schrijven en te trainen.’ De kans op aandacht verslapping is dan groot. Want, och, het duurt toch nog maanden voordat er iets opgeleverd wordt.
In elke sprint maken de key users van een bepaald functiegebied – neem financiën of verkoop – zich zo veel mogelijk vrij om een deelproces binnen de gestelde tijd op orde te krijgen.
Pulse-collega en managing consultant Marco Kusters vult aan: ‘Binnen de traditionele watervalmethode is zo’n implementatie weleens een worsteling. Je zit altijd met de dagelijkse operatie versus het implementatieproject. Orders die de deur uit moeten, zijn natuurlijk ook altijd het belangrijkste. Dat kan tot vertragingen leiden, vooral in de afronding van een project. Je kunt niet afdwingen dat een klant tijd in het project steekt, de daadwerkelijke livegang kan dan op zich laten wachten.’
Rolverdeling
De potentiële klant die destijds met zijn request for information kwam, ging met Pulse in zee, en koos voor de scrummethode. Dat was interessant en best spannend, zegt Borggreve. De traditionele rolverdeling verandert. ‘In de scrummethode werk je meer dan ooit samen met de klant in teams. Je neemt samen de verantwoordelijkheid om in sprints van meestal drie weken tot een eindresultaat te komen.’ In elke sprint maken de key users van een bepaald functiegebied – neem financiën of verkoop – zich in de weken van hun sprint zo veel mogelijk vrij van hun gewone werk. Alsof ze een paar weken afwezig zijn door vakantie. Het team gaat er echt voor zitten om een deelproces binnen de gestelde tijd op orde te krijgen. Borggreve: ‘Het is inrichten, testen en afronden in kleine hapklare brokken. Samen prioriteer je continu wat wel en niet belangrijk is, daarom is er altijd een werkend resultaat op basis van gezamenlijke beslissingen.’
Aan het einde van de sprint staat er een deel van het project klaar om live te gaan. Door de verwevenheid met de andere deelprocessen gebeurt dat live gaan meestal nog niet, maar er is alvast duidelijk resultaat. De klant ziet de toegevoegde waarde direct. Scrum maakt het beheersbaarder en overzichtelijker en daarom werkt het voor de klant uiteindelijk ook beter. Kusters: ‘Ik heb nu een aantal implementaties via scrum gedaan, het gefocust met de klant bezig zijn, spreekt me zeer aan. Je ziet veel energie loskomen als je samen ergens naar toe werkt.’ In plaats van steeds maar weer iets tussendoor te moeten doen, gebeurt alles nu geconcentreerd. Ook de benodigde trainingen worden zo veel mogelijk tijdens de sprints gegeven.
Wilfried Koopman, ceo Xytech Module Technologies
Multi-company en China
Xytech Module Technologies in Venray ging begin dit jaar live met Microsoft Dynamics 365 for Operations, dat een verouderd ERP-systeem vervangt. De ‘high mix, low volume’ contract manufacturer voor de grote digitale merken binnen de wereldwijde printing industrie is al jarenlang klant en koos nu weer voor Pulse. Ceo Wilfried Koopman: ‘We hebben onze productielocatie in China met sales- en servicekantoren in Israel, Slowakije en de Verenigde Staten. Ons hoofdkantoor staat in Venray. Deze ‘multi-company’-omgeving en het werken met internationale collega’s in een scrumproces waren een uitdaging, onder andere door het grote tijdsverschil met Nederland. Daarnaast kunnen we onze gekwalificeerde medewerkers niet te lang uit de dagelijkse operatie halen, het werk moet doorgaan en onze klanten mogen geen hinder ondervinden. Een implementatie legt veel beslag op de interne organisatie en dan vooral op het projectmanagement op afstand en de werkzaamheden in China.’ Volgens Koopman is Xytech is het eerste bedrijf in Nederland dat volledig live is met MS Dynamics 365 in een internationale bedrijfsomgeving. De snelheid van implementatie is heel bijzonder te noemen, vanaf start tot oplevering heeft het project maar acht maanden geduurd.
De scrummethode werkte dan ook goed. ‘Je focust met het team op de belangrijkste deelprocessen binnen de organisatie. We hebben alle processen in kaart gebracht voor sales, customer service, engineering, inkoop, productie, quality, financiën en hrm. In deze acht teams hebben we de afzonderlijke sprints uitgevoerd. Dat werkt heel doelgericht. Een team van Chinese key users kwam naar Nederland voor de sprints, in dit geval twee keer drie weken per sprint. We zijn trots op de prestaties van het team en het resultaat.’
Martin Aaldijk, directeur en financieel manager bij Bailey Electric & Electronics
Bootcamp
Martin Aaldijk, directeur en financieel manager bij Bailey Electric & Electronics in Oosterhout, specialist in verlichting, lampen en speciale lichttoepassingen, koos ook voor Microsoft Dynamics 365 van Pulse en een agile implementatie. ‘Het is een investering voor ons, daarom hebben we eerst een intensieve bootcamp met onze key users gedaan om te kijken of wat Pulse biedt, voldoet aan wat we willen. Dat gaf al een goed beeld, we hebben bekeken wat we konden gebruiken en wat nog aangepast of uitgebreid moest worden. Toen hebben we definitief ‘ja’ gezegd.’ Die eerste intensieve kennismaking gaf duidelijk inzicht in de investering, de planning en de manier van werken. Aaldijk was zelf ook deelnemer aan één van de sprints, als key user financiën. ‘Er kwam een schema, een to-do-list. De werkwijze is prettig, je ziet wat er wanneer moet gebeuren en met wie. De managing consultant van Pulse zit er bovenop: waar schort het aan, waar is hulp nodig? We doen deze ERP-implementatie en een andere partij is een nieuwe website voor ons aan het bouwen. We willen een nieuw Product Information Management-tool eraan koppelen, dat maakt het veel en ingewikkeld.’
Mindset
Pulse gebruikt de watervalmethode inmiddels veel minder. Het merendeel van de projecten worden nu agile uitgevoerd, zegt Borggreve. ‘Het is geen trend die overwaait. Dit is echt een structurele verandering. De doorlooptijd wordt aantoonbaar met maanden verkort en het resultaat is beter.’ Hij noemt het niet alleen een andere methode van werken: het vraagt ook een andere manier van denken. Iedereen bij Pulse krijgt daarom mindset-trainingen. ‘Dat anders naar dingen kijken heeft te maken met anders focussen, agile denken, goed prioriteiten kunnen stellen in gesprekken, heel nauw met de klant samenwerken. Het vergt véél denkwerk, hoe zet je sprints op, hoe borg je kwaliteit? Dit doe je niet zomaar.’
Het vraagt ook veel binnen de organisatie van de klant. ‘In zo’n team dat met een sprint bezig is, zitten key users vanuit de klant met kennis van het proces en operatie en mensen van Pulse. Zo’n team moet idealiter snel kunnen besluiten. Soms stuit je dan toch op de gelaagdheid binnen een bedrijf. Iedereen wil overal wat van vinden. Je wilt dat zo’n sprintteam verantwoordelijkheid krijgt en zelf snel kan beslissen over kwesties die gaandeweg opduiken. Het management moet kunnen loslaten. Vertrouw erop dat je mensen samen met die van Pulse tot prima besluiten kunnen komen.’
Kusters: ‘Vertrouwen en verantwoordelijkheid geven is nodig om agile te kunnen werken.’
Zoektocht
De scrummethode is geen must, wanneer doe je het wel of niet? ‘Dat is een zoektocht geweest, maar we weten nu wanneer wel en niet’, zegt Borggreve. ‘Datamigratie bijvoorbeeld is en blijft een uitdaging binnen álle implementaties, welke methode je ook kiest. Maar omdat andere zaken binnen agile gesmeerder lopen, kun je ook de datamigratie scherper krijgen. Eigenlijk kan agile in iedere organisatie, het mooiste compliment dat je kunt krijgen is dat de klant naderhand agile adopteert in zijn dagelijkse processen. Dit hebben we in de praktijk een paar keer zien gebeuren. Trotser kun je ons niet maken.’
