Om de ontwikkeling van zijn klimaatbeheersystemen voor schepen te stroomlijnen, kiest Heinen & Hopman voor het PRO.FILE-softwareplatform. De directe koppeling met het ERP-systeem zorgt voor de gewenste ketenintegratie. Binnenkort krijgen ook inkopers en onderhoudsmonteurs toegang tot de single source of truth. ‘We doen het namelijk niet voor de engineering, maar voor de hele life cycle.’
‘In de praktijk blijkt het goed te werken als ik fysiek ga zitten bij een team dat voor het eerst met PRO.FILE aan de slag gaat’, zegt Luuk Hopman. Foto: Heinen & Hopman
– ‘Engineers zitten niet op administratief werk te wachten.’
– ‘Het is zaak om zo veel mogelijk draagvlak te creëren.’
– ‘Een verandering doet altijd een beetje zeer.’
– ‘Iedereen moet zich comfortabel voelen bij de tool.’
– ‘Regelmatig komen nieuwe inzichten aan het licht.’
‘De tool moet geen keurslijf zijn, maar een goed zittende jas’
Melis Heinen en Cees Hopman startten hun familiebedrijf in 1965, de tijd dat de grote gasvelden in Noord-Nederland werden ontdekt. Hun firma, Heinen & Hopman, specialiseerde zich in die eerste jaren in de installaties van cv-ketels in huizen, kantoren, fabrieken en scholen. In de jaren 70 deed het bedrijf zijn eerste klusje op een schip en al snel verwierf het zich een naam bij grote spelers in de scheepsbouw zoals Damen en Royal IHC. Inmiddels geldt Heinen & Hopman als een wereldspeler op het gebied van airconditioning en klima atbeheersing op schepen; van luxe jachten tot olietankers. Op het hoofdkantoor in Spakenburg werken ongeveer 380 man, wereldwijd overstijgt het personeelsbestand de 2.600.
In al die jaren is Heinen & Hopman organisch flink gegroeid, maar ook via overnames breidde de organisatie haar bereik en scope behoorlijk uit. De holding omvat nu zo’n zestig bedrijven, waaronder Geotherm in Spakenburg, Gooiland Elektro in Hilversum en Warmtebouw in Utrecht. ‘Tot een paar jaar geleden werkten al die bedrijven en bedrijfjes autonoom, maar we zijn al een tijdje bezig om ze aan elkaar te verbinden’, vertelt ICT-manager Reinier van Schaik. Heinen & Hopman heeft hiertoe een mondiale IT-omgeving opgezet, met fysieke locaties in Amsterdam, Dallas en Singapore, waarop alle dochterondernemingen kunnen aanhaken. Die uniformiteit was nodig, stelt Van Schaik: ‘Nu kunnen we nog beter onderling samenwerken en er makkelijker voor zorgen dat de IT en security up-to-date blijft.’
Partner in transformatie
Dat de organisatie van Heinen & Hopman complex en divers is, kwam naar voren toen Heinen & Hopman vanuit zijn engineerafdeling in Spakenburg het initiatief nam om de eigen ontwikkeltrajecten te stroomlijnen. ‘We wilden simpel per project kunnen bijhouden welke materialen en componenten we gebruiken’, legt Van Schaik uit. ‘Als je bedenkt dat het makkelijk om zevenduizend unieke objecten kan gaan, begrijp je dat het een gigantische klus is om alles bij te houden in Excel. Een kleine wijziging in het CAD-ontwerp kan al grote gevolgen hebben. Engineers zitten natuurlijk niet op dat administratieve werk te wachten.’
‘Alles is nu gestuurd vanuit een centrale database’
Voor een databasegedreven oplossing kwam Heinen & Hopman uit bij PLM Xpert en de PRO.FILE-omgeving. Luuk Hopman (geen familie) is als business application engineer bij Heinen & Hopman verantwoordelijk voor het beheer en de uitrol van PRO.FILE binnen de organisatie. ‘Het is zaak om zo veel mogelijk draagvlak te creëren’, vertelt hij. De engineerstak van het bedrijf is georganiseerd aan de hand van projectteams die elk een eigen klant bedienen. ‘Die projectgroepen werken ieder op hun eigen manier; het zijn eilandjes’, heeft Hopman ervaren. ‘Per team moet je dus een nieuwe werkwijze introduceren.’
‘Een verandering doet altijd een beetje zeer, omdat mensen in eerste instantie denken dat ze hun flexibiliteit kwijtraken’, weet Bas Verbunt, business development manager Digitalization and Industry 4.0 bij PLM Xpert. ‘Je moet zo’n verandering echter positioneren als een verbetering. Je hoeft namelijk niet ziek te zijn om beter te worden. Bij PLM Xpert profileren we ons als partner in die transformatie.’
Soft skills
De implementatie van PRO.FILE binnen Heinen & Hopman begon vaart te krijgen na een eerste demo, waar Verbunt en zijn collega’s lieten zien wat de tool zou kunnen opleveren. ‘Al snel ontstond de behoefte om wat dieper in te gaan op hun specifieke case. We hebben een proof of concept opgezet, waarin we op kleine schaal het grote probleem simuleerden’, vertelt Verbunt. PLM Xpert stelde daarvoor software ter beschikking. ‘Dat pakte heel goed uit en we hebben gezamenlijk een plan van aanpak gemaakt.’
Van Schaik: ‘We zijn begonnen met een relatief complex pilotproject. Als we het daar voor elkaar kregen, zouden we het overal kunnen.’ Inmiddels werken vier projectteams actief met PRO.FILE. ‘Iedereen is enthousiast en je ziet dat het bij elk volgend team makkelijker gaat.’
Hopman voegt daaraan toe: ‘Sommige teams ontvangen je met open armen, omdat ze er al een paar jaar aan toe waren. Andere zeggen: maar het gaat toch goed? Het vraagt dus wat van je soft skills. Dan helpt het als je een paar mensen in zo’n team kent of dat je al eens een praatje hebt gemaakt. De jonge generatie pakt het over het algemeen ook wat sneller op. Maar technisch gezien moet het wel goed voor elkaar zijn, anders zijn ze kritisch en stappen ze snel terug naar hun oude werkwijze.’
Regelmatig wordt er overlegd over de beste strategie. ‘In de praktijk blijkt het goed te werken als ik fysiek bij zo’n team ga zitten’, zegt Hopman. ‘Dan ben ik in de buurt als er vragen zijn en kan ik direct meekijken. Die betrokkenheid is belangrijk, maar ik moet op een gegeven moment natuurlijk loslaten en overstappen naar het volgende team.’
Constant verbeterproces
De uitrol van PRO.FILE bij Heinen & Hopman was niet alleen een organisatorische uitdaging, maar had ook technisch gezien de nodige voeten in de aarde. ‘Projectgroepen hebben allemaal hun eigen werkwijze en die wil je zo veel mogelijk faciliteren’, zegt Hopman. Van Schaik vult aan: ‘Het moet immers geen keurslijf zijn, maar een goed zittende jas. Iedereen moet zich er comfortabel bij voelen. Want de tool is geen doel, maar een middel om de engineering efficiënter te laten verlopen.’
Hopman weer: ‘Eén team wilde zijn componenten in setjes bestellen, zoals het altijd al deed. Dan ga je overleggen of dat in PRO.FILE mogelijk is en implementeer je het. Zo zit je in een constant verbeterproces en creëer je tegelijk draagvlak.’
Toverwoord: ketenintegratie
Binnen Heinen & Hopman werken engineers met een scala aan CAD-pakketten, vaak omdat een klant dat eist. ‘Onze systemen zijn immers onderdeel van een groter geheel, dus daar moeten we op aansluiten’, verduidelijkt Peter Schuitemaker, CAD-administrator bij het Spakenburgse bedrijf. ‘Voor al die pakketten moet er een link komen naar PRO.FILE. Hoe benader je bijvoorbeeld PRO.FILE vanuit Plant 3D, zodat je ten volle kunt profiteren van dat pakket voor schematisch tekenen zonder dat je daar allerlei trucs voor uit hoeft te halen. Die links hebben we allemaal gelegd.’
Ketenintegratie is het toverwoord voor de implementatie. Schuitemaker: ‘Alles is nu gestuurd vanuit een centrale database. Dat is de single source of truth, wat betekent dat de componentenlijst en de tekening één zijn, met één bill of materials. Vanuit PRO.FILE is er een directe koppeling naar het ERP-systeem. Al die verbindingen zorgen ervoor dat heel veel handmatige – en dus foutgevoelige – handelingen zijn vervallen. We hebben één geïntegreerd systeem.’
Pionieren
Voor PLM Xpert is het project bij Heinen & Hopman speciaal. ‘Meestal opereren we in het mkb. Dan ga je installeren, trainen, intaken, configureren, een pilot draaien en live’, aldus Verbunt. ‘Heinen & Hopman is bijna te groot om het nog als mkb te zien. Daarom pakken we het kleiner aan, met meer iteraties en steeds op maat voor een projectteam. Je doorloopt steeds dezelfde stappen waarbij je de specifieke eisen inventariseert en toetst of je dat al eerder hebt gedaan zodat je het kunt overnemen. Maar er komen ook regelmatig nieuwe inzichten aan het licht. Onze consultants zijn enthousiast, want het is een project buiten hun comfortzone, het is pionieren.’
Bevriezen
Afgelopen 1 november was een mijlpaal in de uitrol van PRO.FILE. Hopman: ‘We hadden onszelf een deadline gegeven om alles technisch op orde te hebben. De basis, de verbindingen, alle integratie, we wilden het allemaal goed hebben staan. Niet alleen in onze testset-up, maar ook echt in productie.’
Link magazine editie februari/maart 2023 | jaargang 25 thema: Volle buffers en toch tekorten. Lees Link digitaal of vraag een exemplaar op: mireille.vanginkel@linkmagazine.nl
Schuitemaker vult aan: ‘Alle must-haves moesten natuurlijk geregeld zijn, maar als je geen harde grens voor jezelf stelt, blijf je doorontwikkelen. We hebben er daarom voor gekozen om het te bevriezen. Verbeterpunten en nice-to-haves kunnen we prima in de testomgeving afhandelen en op een later moment via een nieuwe versie naar productie brengen. Zo houd je het beheersbaar.’ Hopman: ‘Die datum was ook een mooie gelegenheid om intern reclame te maken voor PRO.FILE. Zo neem je mensen mee en zorg je dat de uitrol soepeler verloopt.’
Businesscase
Zoals gezegd werken nu vier projectgroepen in Spakenburg actief met PRO.FILE. Nog een paar te gaan en dan wil Van Schaik uitbreiden. ‘We doen het namelijk niet voor de engineering, maar voor de hele life cycle. Dus ook de inkoopafdeling moet ermee aan de slag, zodat ze bijvoorbeeld kunnen zien welke materialen en componenten er in de pijplijn zitten.’
Ook voor de kwaliteitsafdeling van Heinen & Hopman is het interessant. De installaties gaan decennia mee en in die tijd moet er natuurlijk onderhoud worden gepleegd. De uitdaging daarbij is dat alles voortdurend in beweging is: de ene week ligt een schip in Shanghai, de volgende week in Singapore of Sydney. Verbunt ziet daar een businesscase, want ‘het is in de praktijk behoorlijk complex om alle onderhoudsacties bij te houden. Stel je wilt een ventilator vervangen in Monaco. Dan zou een monteur de PRO.FILE-app kunnen gebruiken om zijn werk te registreren, zodat de as-is-situatie centraal bekend is.’
Van Schaik denkt verder: ‘We werken toe naar een systeem waarbij we digital twins van alle schepen beschikbaar hebben. Voordat we zover zijn, is er echter al heel wat water door de Eem gestroomd. We zijn blij met waar we nu staan, maar zijn ook zeker nog niet bij het eindpunt.’
