THEMA Obsoletie-management – steeds uitdagender, steeds belangrijker
Weinig sexy, grote impact
Een groot deel van het NS-materieel staat letterlijk op een zijspoor – doordat defecte onderdelen niet meer leverbaar zijn. Defensie slaagt er met kunst- en vliegwerk in om krap 22 van haar 61 F16’s in de lucht te houden. En de US Navy is 750 miljoen dollar per jaar kwijt aan obsoletie-kwesties. Dus ja, obsoletie is een serieus probleem – een groeiend probleem, in alle productcategorieën. Het goede nieuws: strategieën en tools om het te voorkómen bestaan.
- Obsoletie heeft allerlei oorzaken, van productiestop tot verkeerde componentkeuze.
- Oplossingen zijn er volop: van ‘Refabrikation’ en ‘Zuverlässigkeitstechnik’ tot ‘lifetime buy’en ‘design for obsolescence’.
- Distributors eisen frequent inzicht in phase-in/phase-out strategie van leveranciers.
Van obsoletie is sprake als een defect onderdeel niet één-op-één vervangen kan worden omdat een identiek exemplaar niet meer leverbaar is en een alternatief onderdeel inpassen een stuk redesign vereist – wat veel geld en tijd kost. Obsoletie heeft allerlei oorzaken: de fabrikant is met de productie gestopt – bij gebrek aan afnemers, omdat hij aan iets nieuws beter kan verdienen (wat wel planned obsolescence wordt genoemd) of omdat hij failliet is gegaan. Of nieuwe (milieu)wetgeving verbiedt dat het onderdeel nog langer wordt toegepast; de machinebouwer is sneller door zijn spare parts heen dan aanvankelijk ingeschat; engineering heeft intrinsiek een verkeerde componentkeuze gemaakt. En zo zijn er nog veel meer oorzaken.
Korte levenscycli
Van oudsher speelt obsoletie met name bij spullen die lang – tien tot wel veertig jaar – mee moeten gaan: schepen, treinen, vliegtuigen, productielijnen in de (proces)industrie. Mechaniek krijgt jaar in, jaar uit ‘op z’n donder’ en gaat uiteindelijk kapot. Vervelend, want uitval (in jargon: downtime) kost handenvol geld. Maar is meestal wel oplosbaar: niet meer leverbare mechanische onderdelen zijn vaak vrij eenvoudig te reproduceren. Straks, als 3D-printing up & running is, al helemaal.
Maar er speelt nog iets: in die long-life kapitaalgoederen is gaandeweg meer en meer elektronica en mechatronica geslopen. Met grote voordelen, als extra functionaliteit, gebruiksgemak en comfort. Maar met als nadeel dat zulke onderdelen en samenstellingen sneller defect raken: ze zijn gevoeliger voor stretch, (over)verhitting, corrosie en zo meer. En ze zijn veelal dermate complex dat repareren niet kan – of soms alleen door specialisten. Daarbij komt dat juist in de elektronica en mechatronica het innovatietempo zeer hoog is; wat vandaag is bedacht, wordt morgen ingehaald door iets beters. Allemaal aspecten die korte levenscycli, dus ook obsoletie, in de hand werken.
In consumentenproducten zie je dat ook, maar minder. In die wereld nemen gebruikers een beperkte levensduur veelal voor lief en is reparatie minder een issue. Dat je iPhone het na vijf jaar wel gehad heeft, deert niet als je iedere twee jaar een nieuwe versie aanschaft…
Spilpositie
Obsoletie is een factor van belang in de hele supply chain – van component- en modulefabrikant tot distributor/technische groothandel tot systeemleverancier en oem’er. Die laatste twee moeten díe spullen indesignen die in de gebruiksfase, waarin onderhoud/reparatie aan de orde kan zijn, zo min mogelijk problemen gaan opleveren. Maar met name in die ontwerpfase gaat het nogal eens mis. Simpelweg omdat het vraagstuk ‘leverbaarheid van componenten’ bij menige engineer – die door het hoge tempo van innovatie toch al onder grote druk staat en met tal van andere kwesties moet dealen – niet tussen de oren zit; laat staan dat het deel uitmaakt van de bedrijfscultuur.
‘Klanten die obsoletie boven het hoofd hangt, worden tijdig geïnformeerd, niet voor het blok gezet’
Dat obsoletie een issue is, hoor je met name in het distributor-wereldje. Begrijpelijk, daar lopen ze er van twee kanten tegenaan: klanten vragen om incourant geworden spullen en als voorraadhoudende partijen willen ze natuurlijk niet dat hun leveranciers hen opzadelen met onverkoopbare stock. Om dat te voorkomen, monitoren ze hun leveranciers nauwlettend en eisen ze frequent – lees: dagelijks, proactief – inzicht in hun phase-in/phase-out strategie. Dat verschaft de distributors een spilpositie in deze problematiek; een positie die ze ambiëren omdat ze zodoende toegevoegde waarde kunnen bieden. En een positie die aansluit bij de trend onder oem’ers om verantwoordelijkheden dieper in de keten neer te leggen. Een kans die ook in de ems-sector (electronic manufacturing services, de fabricage van onder meer printed circuit boards, pcb’s, en pcb assemblies, pcba’s) met beide handen wordt aangegrepen.
Lifecycle management
Neem Connect Group (pcb? en kabelassemblage, samenbouw van systemen), dat klanten sinds enige tijd een in eigen huis ontwikkelde lifecycle management (LCM) oplossing aanbiedt om proactief op componentenleverbaarheid en gewijzigde wetgeving te reageren. Bart Allaert, manager advanced technology: ‘Aan onze oplossing, die gebaseerd is op vrij in de markt verkrijgbare systemen, hebben we twee jaar gewerkt. Gaandeweg hebben we dat gefinetuned tot wat we vandaag aanbieden. Ons LCM-systeem is uniek in de zin dat we een volledige monitoring doen, dus ook op productspecifieke onderdelen; met andere woorden, op het ganse product. Tot het portfolio behoort onder meer dat we de klant, op basis van zijn BOM (bill of materials, red.), voorzien van een overzicht met betrekking tot EOL (end of life): per component wordt aangegeven hoe lang die nog verkrijgbaar dan wel niet meer beschikbaar is. In het laatste geval stellen we alternatieven voor. En’, vervolgt Allaert, ‘alle PCN’s (product change notifications) en de historical overview van elke component worden meegeleverd. Evenals een volledig screening-rapport voor RoHS en REACH (Europese regelgeving voor respectievelijk restriction on hazardous substances en registration, evaluation, authorization and restriction of chemical substances, red.). Door de dynamische en automatische opzet van ons systeem worden onze klanten dagelijks geïnformeerd over veranderende componentsituaties.’
Actuele informatie
Ook ems-specialist Matas Electronics heeft veelvuldig met obsoletie-vraagstukken van doen, vertelt directeur-eigenaar Guido Bergman. ‘In 2006, toen de RoHS-compliance wetgeving van kracht werd, zijn we een automatisch systeem gaan opbouwen en bijhouden. Dat geeft onze klanten op dagelijkse basis inzicht in de status van hun bill of materials – aanvankelijk alleen voor componenten die wegens aangescherpte milieu- en veiligheidswetgeving in de ban werden gedaan en gaandeweg ook voor alle andere componenten die wij in onze pcba’s toepassen. Ons systeem geeft onze klanten gratis actuele informatie over RoHS-vrijstellingen, PCN’s , LTB’s (last time buy-meldingen), not recommended for design, et cetera. Die krijgen we van onze bron, de toeleveranciers – wat doorgaans soepel loopt. Problemen kunnen zich voordoen als een franchise overgaat van de ene distributor naar de andere; dan ben je de historie van het product kwijt. Maar meestal duurt een ‘last time buy’ tot wel een jaar of zo, dat is wel te ondervangen. Die periode proberen we dan vol te benutten, zodat onze klant maximaal de tijd heeft voor redesign.’ Los daarvan helpt het als de klant zijn library-beheer op orde heeft, zegt Bergman. ‘Voor een nieuwe toepassing teruggrijpen naar componenten die in een eerdere applicatie prima voldeden, is een valkuil. Dan ligt obsoletie op de loer en mis je nieuwe functionaliteiten. Wij proberen daar onze klanten proactief over te informeren.’
Risico op downtime
Technisch distributeur Biesheuvel Techniek loopt eveneens regelmatig ‘stevig aan’ tegen obsoletie-kwesties, vertelt product marketing director Anton van der Lubbe. ‘Meer en meer, is mijn indruk, omdat innovaties steeds sneller gaan. Sommige eindklanten zijn zich er onvoldoende van bewust dat die trend ook tot een versnelde obsoletie van onderdelen leidt. Wij zien regelmatig dat eindfabrikanten menen dat ze een nieuw product best wel kunnen produceren zonder al te veel aanpassingen aan het machinepark. Dus houden ze vast aan verouderde, soms al afgeschreven onderdelen – met een groot risico op downtime én hoge kosten om de zaak weer draaiend te krijgen.’ Biesheuvel Techniek positioneert zich steeds meer als ‘multi-specialist’ die vanwege zijn technische kennis en invloed op zijn leveranciers zulke risico’s kan wegpoetsen. Van der Lubbe: ‘Klanten in de oem-maakindustrie eisen dat van ons; die willen de nieuwste spullen in hun machine. Maar in de reparatie-/onderhoudswereld is dat heel anders: daar wordt van ons verwacht dat we blijven leveren wat ze altijd gehad hebben. Begrijpelijk, maar verstandig? Dat is maar de vraag. Het onderdeel dat we – met moeite – vandaag nog wel kunnen leveren, is over één of twee jaar nóg moeilijker verkrijgbaar – met alle ellende van dien. Om dat te voorkómen houden we onze klanten permanent op de hoogte van het phase-in/phase-out beleid dat de premium brands die wij leveren hanteren.’
Niet voor het blok
Festo is zo’n premium brand, van oudsher in pneumatische aandrijvingen en sinds meerdere jaren ook steeds meer in elektrische aandrijvingen. Dat bedrijf heeft zowat 30.000 producten (600 productgroepen) in zijn catalogus en komt jaar in, jaar uit met circa honderd innovaties. Die er aan de voorkant bijkomen, waardoor er aan de achterkant modules en componenten uitgaan. Festo hanteert een transparante phase-in/phase-out strategie, die goed wordt gecommuniceerd met distributeurs en directe klanten. En die, zegt Harro Jansen, manager marketing & sales services van Festo Nederland, tegelijkertijd klanten die daar nog even niet aan toe zijn niet in de steek laat, al hangt aan verouderde producten, zoals alom gebruikelijk, wel een aanzienlijk hoger prijskaartje. Voor deze verouderde producten zijn, aldus Jansen, ‘wel altijd compatibele, moderne alternatieven verkrijgbaar met een aantrekkelijke prijs.’ Festo gaat, vervolgt hij, zorgvuldig om met obsoletie. ‘Klanten die dat boven het hoofd hangt, worden tijdig geïnformeerd, niet voor het blok gezet – producten die worden uitgefaseerd blijven nog een tijdlang leverbaar. Bij obsoletie heb je heel snel te maken met niet alleen je eigen product lifecycle, maar ook met die van de klant. Dat vraagt om maatwerk en dat zie je steeds meer gebeuren. Daarom hebben wij marketing & sales services samengebracht. Alle dienstverlenende taken rondom verkoop vallen onder één dak, waardoor we heel snel en makkelijk kunnen schakelen.’
Meedenken
‘Klanten helpen om dié materialen te gebruiken die voor zijn applicatie de meest geschikte zijn én gedurende de lifecycle van het product goed verkrijgbaar zijn; dat zit in ons dna’, vertelt Fred Groot, businessunitmanager industriële kunststoffen bij Eriks. Niettemin loopt ook deze industriële dienstverlener met enige regelmaat tegen obsoletie-vraagstukken aan. ‘Het komt voor dat een partij zeg vijf jaar nadat we hem een klantspecifieke component of module hebben geleverd toch weer bij ons aanklopt omdat hij door zijn voorraad spare parts heen is. Als het om een speciaal rubber vormdeel of kunststof deel gaat, dan kunnen we dat altijd wel opnieuw laten maken; maar dan is de prijs uiteraard navenant hoog. Voorkomen is dus beter dan genezen. Wij zeggen altijd: ‘Als je iets nieuws gaat ontwerpen waar bijvoorbeeld een afdichting bij komt kijken, betrek ons dan al in de ontwerpfase – zodat Eriks met je mee kan denken over de beste oplossing.’
Semiconductor-distributeur EBV Elektronik zit op dezelfde lijn, verklaart general sales manager Rens Wagter. ‘Eén telefoontje naar een technisch onderlegde distributeur en je komt te weten of het ic dat je voor ogen staat goed leverbaar is. En zo niet, met welke wel vlot leverbare alternatieven je net zo goed af bent.’ Wagter gaat een stap verder: ‘Zit het vraagstuk leverbaarheid van componenten in je bedrijfscultuur, dan voorkom je dit soort problemen. En wat ook helpt, is een preferred parts list van componenten waar je al langer goede ervaringen mee hebt. Komt de engineer niet weg met die lijst en moet hij of zij andere componenten kiezen, dan is het verstandig om meteen een distributeur met technische applicatiekennis te bellen.’
Bedrijfscultuur
Voor obsoletie-management, als onderdeel van lifecycle management, zijn veel tools voorhanden. Vrij verkrijgbaar op het internet, door gebruik te maken van tools die in de supply chain beschikbaar zijn én door obsoletie-management in te bedden in de bedrijfscultuur. In Duitsland is daar meer aandacht voor dan in Nederland, mede omdat verantwoordelijkheden dieper in de supply chain leggen er (nog) geen usance is. Daar werkt een cluster van mkb-toeleveranciers in de maakindustrie, onder regie van de fameuze kennisinstelling Fraunhofer IPA (projectgroep procesinnovatie), samen om greep op obsoletie te krijgen. Dat Kooperationsnetzwerk Elektronik-Nachserienverfügbarkeit (E-NV) richt zijn pijlen op vier technologische vlakken: Langzeitlagerung (het kostenefficiënt, gedurende de gehele product lifecycle, op voorraad houden van spare parts), Refabrikation (het opnieuw ontwerpen van ‘verdwenen’ componenten en modules), Nachkonstruktion (onderdelen namaken, kopiëren) en Zuverlässigkeitstechnik (defecten voorkomen).
Een Britse studie door het Decision Engineering Centre van Cranfield University wijst uit dat zeventig tot tachtig procent van de elektronische componenten in voertuigen en vliegtuigen in de militaire wereld obsoleet wordt vóór die systemen zijn afgeschreven. Waarbij milieu-issues, zoals het verbod op chemicaliën en zware metalen, een veel voorkomende oorzaak zijn. De onderzoekers reiken soortgelijke oplossingen aan als het Duitse cluster E-NV: lifetime buy (schat in welke componenten gedurende de gegeven levensduur hoe vaak kapot gaan en koop die op voorhand in), partnering agreement (borg de levering gedurende de levensduur), multi-sourced components (wees niet afhankelijk van één toeleverancier) en design for obsolescence (zorg dat obsoletie een volwaardig aspect is van je engineering). De supply chain kan daarbij helpen.
Geplande obsoletie
Obsoletie kan afnemers van componenten die niet bij de les zijn overkomen, maar is soms ook een geplande actie van de componentenfabrikant. Omdat die geen productiecapaciteit of voorraden in stand wil houden waar hij geen droog brood (meer) aan verdient. Dat is soms een subtiel spel, want waar de original component maker afhaakt, kunnen ‘grijze’ partijen – quick fixers – inhaken, met producten die vaak inferieur zijn. Wat het imago voor de oem’er fors kan schaden. Oem’ers als Paccar DAF proberen daar paal en perk aan te stellen door de markt actief te bewerken met ‘genuine parts’, die – claimen zij – beter en langer presteren dan de copycats. Met de kanttekening dat DAF ook spare parts aanbiedt voor concurrerende vrachtwagenmerken. Buiten dat is planned obsolescence een risico: doe jij dat, maar je directe concurrent niet, dan is het risico van reputatieschade levensgroot.
Lees de gehele editie van Link 5 2015.
