Hugo Botter (PLM Xpert): ‘Databeheer nog zwaar onderschat’
In de maakindustrie wordt de belofte van PLM – het integraal beheer van de complete lifecycle van producten en projecten – als instrument voor het hanteren van toenemende (organisatorische) complexiteit maar al te vaak niet ingelost. Dan draaien er nog steeds verschillende systemen voor bijvoorbeeld het beheer van de productdata en van de documenten voor productieplanning. Of de PLM-oplossing is zo complex dat het een ‘feestje van engineering’ blijft. Hugo Botter, directeur van PLM Xpert, signaleert nog een wildwest aan databeheer. ‘Van PLM is pas echt sprake als het afdelingsoverstijgend werkt en ook ‘eenvoudige’ gebruikers binnen inkoop, projecten en sales kan faciliteren.’
Alle documenten met hun (onderlinge) relaties in één heldere structuur
Specialist in datamanagement PLM Xpert in Bergambacht is sinds 1997 competence center voor PRO.FILE. Deze oplossing van het Duitse PROCAD voor het beheer van project-, product- en engineeringdata in complexe omgevingen heeft de focus op – ook grotere – mkb-bedrijven en is inmiddels marktleider in dit segment. Klanten zijn onder meer Frames, VMI Holland, Bredenoord, IAI, Palfinger Marine, Mokveld Valves, Vekoma en Doesburg Components.
Eilandoplossingen
Hightech bedrijven kennen met gemak 150 typen documenten, van tekeningen en technische specificaties tot certificaten en e-mails. Die hebben allemaal een bepaalde relatie met een product of project, én met elkaar, en kun je dus beter niet in aparte Windows-mappen of los van elkaar op verschillende locaties bewaren. Al die documenten moeten in één heldere structuur worden ondergebracht, voor alle ‘gebruikers’ inzichtelijk en (geautoriseerd) toegankelijk. Dat lijkt vanzelfsprekend, maar Hugo Botter van PLM Xpert ziet het in de praktijk nog wel eens anders. ‘Bij een bedrijf kwamen we 42 verschillende databronnen tegen. Vaak gebruikt men nog eilandoplossingen, losse applicaties die niet werken vanuit een en dezelfde data backbone. Ook grotere bedrijven kennen vaak nog een wildwest aan databeheer.’ Met alle gevolgen van dien, zoals tijdverspilling (bestanden zoeken die niet op een logische plaats zijn opgeslagen), fouten (verkeerde versie gebruiken), enzovoort. Een technisch documentbeheersysteem, PROCAD noemt het DMStec, in een datamanagementoplossing als PRO.FILE moet de juiste structuur bieden.
Lijm
Botter bepleit een integrale aanpak die productdatamanagement (PDM) combineert met documentmanagement (DMStec) en de data moeiteloos beschikbaar maakt voor bijvoorbeeld productiebesturing (ERP) en relatiebeheer (CRM). ‘Bedrijven kunnen veel voordeel behalen met alle data- en documentstromen onder één beheer.’ Dat ze het nog niet voor elkaar hebben, kan komen doordat ze het te licht opvatten en alles met Windows-mappen en deeloplossingen proberen te regelen. Anderzijds ziet Botter soms juist overkill, met een (te) zwaar PLM-pakket dat in de praktijk alleen techneuten kunnen hanteren en dus ‘het feestje van engineering’ blijft. ‘Je kunt alleen echt van PLM spreken als het integraal, afdelingsoverstijgend wordt ingezet en ook gebruikers van andere afdelingen kan faciliteren. Want ook zij moeten werken met de juiste informatie uit die ‘single source of truth’. PLM moet de lijm tussen alle bedrijfsprocessen zijn en ze laten aansluiten op die ene data backbone.’ Dit geldt natuurlijk ook voor de supply chain. ‘Als een oem’er een productieorder uitstuurt naar een system supplier, moet hij vanuit PLM de specificaties en productiedocumenten kunnen meesturen zonder additionele handelingen. Nu zijn nog steeds mensen de hele dag data aan het bijeenschrapen en publiceren. Daar is een enorme besparing mogelijk.’ Bij die externe data-uitwisseling met de supply chain moet het niet uitmaken welke tools iedereen gebruikt. PROCAD biedt daarvoor een oplossing, meldt Botter, met project rooms waarin ketenpartners samen aan dezelfde data kunnen werken. Desgewenst verzorgt PLM Xpert deze PROOM-oplossing als een cloud-dienst.
Kennis borgen
Juist vanwege het afdelingsoverstijgende karakter moet de directie de trekker zijn bij PLM-implementatie in een organisatie, stelt Hugo Botter. ‘Helaas geeft die vaak nog te weinig prioriteit aan het beheren en beheersen van de complexiteit in data- en documentstromen. Want daarmee kunnen ze niet alleen de efficiency, doorlooptijd en kwaliteit van hun producten en processen verbeteren, maar ook het kennisbeheer beter organiseren. Als een medewerker het bedrijf verlaat, kan er zomaar een gap in de kennis komen. Nu zijn de medewerkers vaak nog wandelende PLM’ers.’ Het is van groot bedrijfsbelang hun kennis in een PLM-systeem te borgen, wil hij maar zeggen. Ook bescherming van het intellectueel eigendom is daarmee beter te regelen. ‘Het belang van autorisatie voor de toegang tot kritische data wordt vaak zwaar onderschat. Dan kan iedereen bij alle documenten in die Windows-mappen. De autorisatie goed regelen kan bijvoorbeeld voorkomen dat jouw r&d-data in verkeerde handen vallen.’ Botter ziet wel een kentering. ‘Steeds vaker schuiven directieleden en mt-leden van andere afdelingen aan bij besprekingen in verbetertrajecten op dit thema. Sterker nog, men vraagt niet meer om ‘een PLM-systeem’, maar om een oplossing voor problemen met datamanagement en documentbeheer.’
Link Magazine 2/16:
