Yellax ondersteunt bedrijven in de industriële automatisering bij het optimaliseren van hun ontwerpprocessen. Om de weg van ‘IST’ naar ‘SOLL’ te doorlopen, moet Yellax de juiste vragen stellen; niet alleen over het product maar zeker ook over de organisatie. Soms confronterend voor de klant die er dan achter komt eigenlijk niet goed te weten waar zijn focus ligt.
De ‘SOLL’ duidelijk krijgen vraagt goed doorvragen van Yellax
Veel maakbedrijven moeten efficiënter gaan werken vanwege een tekort aan goed geschoold technisch personeel. Dit is onder meer mogelijk door in het ontwerpproces te standaardiseren en te modulariseren.
Theo Klaassen, algemeen directeur bij Yellax: ‘In feite wil je bij dit soort processen van de huidige situatie (IST) naar een gewenste situatie (SOLL) komen. Welke roadmap daarbij hoort, is per bedrijf afhankelijk van de ambitie, de visie en de strategie.’ Voordat Yellax überhaupt kijkt naar optimalisatie van de ontwerpprocessen en modularisatie van producten, worden eerst de organisatie en de organisatiestructuur geanalyseerd. ‘Daarna zoomen we in op de ontwerpprocessen zelf en stellen de vraag of deze monodisciplinair, multidisciplinair of mechatronisch moeten worden gestandaardiseerd en gemodulariseerd. Vervolgens richten we ons op de ontwerpbenadering en bedrijfswaarde van een organisatie. Sturen op kosten of juist op effectiviteit of betrouwbaarheid zijn immers duidelijk andere benaderingen.’
Wat wil de klant
De ‘IST’-situatie vormt het uitgangspunt van een roadmap en is meestal eenvoudig in kaart te brengen. Het eindpunt van de roadmap is vaak minder duidelijk: waar wil de klant eigenlijk naartoe? Klaassen: ‘De vraagstelling waarmee klanten contact opnemen, ligt vaak in het verkorten van de ontwerptijd, het verbeteren van de kwaliteit en uniformiteit van het ontwerpdocument of de wens om kennis en standaarden te borgen zodat het wiel niet voortdurend opnieuw wordt uitgevonden.’ Het is dan zaak om deze brede vraagstellingen te concretiseren en dat betekent: doorvragen. ‘Vanuit onze ervaring weten we inmiddels welke vragen we moeten stellen om niet alleen de behoeften van de klant boven tafel te krijgen, maar ook om hem een reëel beeld te laten krijgen van de mogelijkheden om bij zijn einddoel te komen. Vaak willen bedrijven de stap in één keer zetten, maar is het verstandiger om in kleinere stappen naar het gewenste doel te gaan. Dus het is ook belangrijk om de tussendoelen goed te definiëren. Juist tijdens dit doorvragen blijkt dat bij een deel van de klanten de gewenste situatie eigenlijk niet goed op het netvlies staat.’
Project en proces
Is een bedrijf bijvoorbeeld op zoek naar een projectresultaat of juist een procesresultaat? In het eerste geval ondersteunt Yellax de klant bij het zo efficiënt mogelijk ontwerpen van een project. Daarbij ligt de focus op data-engineering, standaardiseren en genereren binnen de kaders van een project. Bij een procesresultaat is een bedrijf veel meer bezig met de lange termijn en de toekomstbestendigheid van de onderneming. Hier is dan niet alleen het technische aspect van belang, maar ook de meer zachte kanten waarin bijvoorbeeld leiderschap, verandermanagement, strategie en het maken van keuzes centraal staan. Veel minder concreet, maar wel belangrijk.
Klaassen: ‘De praktijk heeft ons ook geleerd om projecten en processen gescheiden te houden. Bij een projectresultaat moet je je níet richten op het verbeteren van processen en andersom. Dit lijkt tegenstrijdig, maar is juist de reden dat we in staat zijn onze klanten te helpen om in behapbare stappen naar het einddoel te komen.’
Eerst optimalisatie, dan transitie
Welke stappen gezet moeten worden, hangt volgens Klaassen ook af van de volwassenheidsfase waarin een bedrijf zich bevindt. ‘Als Yellax hebben we vijf fasen gedefinieerd. Veel bedrijven met ‘potentie voor optimalisatie’ bevinden zich in fase 1 of 2. In het traject naar volwassenheid ondersteunen we de faseovergang door eerst te optimaliseren en daarna de transitie richting een volgende fase in gang te zetten. Hiermee bereik je op een behapbare manier een toekomstbestendig multidisciplinair ontwerpproces waarin we zorgen dat de samenhang tussen de disciplines aanwezig is. Daarbij werken we zowel top-down als bottom-up. Bij top-down ga je uit van de functionaliteit van je product en zoekt daar de juiste ontwerpstructuur bij. Wanneer je bottom-up werkt, ga je juist uit van het bestaande ontwerp. Hiermee zijn zeker quick wins te behalen, maar het is wel vaak gericht op korte termijn. We werken graag met klanten aan een toekomstbestendige ontwerpbenadering.’
