‘Welke ontwerpstructuur werkt voor mijn bedrijf?’

Een goede ontwerpstructuur waarin producten, projecten en documenten doordacht en nauwgezet zijn opgedeeld in bouwstenen en deelfuncties; dat is een must om tot een sneller, efficiënter en foutloos engineeringsproces te komen. Het was de rode draad tijdens het businessevent dat EPLAN Software & Services begin november bij machinebouwer Voortman Steel Machinery in Rijssen hield. ‘Structuur is hét fundament om op te bouwen,’ zo vatte managing director Harold van Waardenburg van EPLAN Nederland het samen.

• ‘Alleen de productstructuur veranderen is niet voldoende.’
• ‘Door te werken vanuit standaardmodules zijn we veel flexibeler geworden.’
• ‘Aan 95 procent van al onze hardware komt geen engineering te pas.’
• ‘De crux is dat je alles wat voor jouw organisatie relevant is, hangt aan die kapstok: structuur.’

 

 

 

 

‘Structuur geeft perspectief, houvast en rust’

Het businessevent vindt plaats in het fraaie Experience Center van Voortman Steel Machinery. De ongeveer veertig bezoekers worden aan de hand van drie voordrachten gevoed met betrekking tot het thema: ‘Welke ontwerpstructuur werkt voor mijn bedrijf?’ Een rondleiding door het Voortman Experience Center en een deel van de assemblagefabriek completeert het event. Aard Slagman, projectmanager bij Voortman, zoomt in op de omslag die de machinebouwer de voorbije jaren maakte van een project- naar een productorganisatie. Na de pauze doet Eric van Can, afdelingsmanager Projecten Water bij Dunea, uit de doeken hoe het Zuid-Hollandse drinkwaterbedrijf het beheer en onderhoud van zijn assets in de greep wist te krijgen. Ten slotte voegt EPLAN-consultant Chris Brouwer er een stukje theorie, over hoe je structureren aanpakt, en enkele praktijkvoorbeelden aan toe.

Van eto naar cto

Voortman stapte van engineer-to-order (eto) over op configure-to-order (cto) en voor menig ander maakbedrijf is dat ook een serieuze optie. Cto is dé manier om aan de vraag/behoefte van korte levertijden en concurrerende prijzen te voldoen. Het stelt bedrijven in staat om een klantspecifiek product te leveren met de prijs, levertijd en kwaliteit van een standaardproduct. Een bijkomend voordeel is dat er voor klantspecifieke producten realiseren weinig engineeringscapaciteit nodig is. Zodat die vrijvalt voor productinnovatie. Overgaan op een cto-organisatie is een strategische keuze. Voortman heeft jaren geleden bedrijfsbreed gekozen voor een modulaire inrichting van de ontwerpstructuur. Het is hierbij van groot belang de organisatie zo in te richten dat de keuze van ontwerpstructuur maximaal wordt ondersteund, aldus Aard Slagman. ‘Ik hoor van veel bedrijven dat de directie aan engineers vraagt om een dusdanige productstructuur op te zetten dat producten configureerbaar zijn. Hierbij zien ze vaak over het hoofd dat het niet voldoende is om alleen de productstructuur te veranderen, dit omdat de gevolgen van een dergelijke keuze de gehele organisatie en zelfs de supply chain raken.’

Modulaire productstructuur

Op de reis naar een productorganisatie kraakte Voortman heel wat harde noten. Slagman: ‘We hebben onze markt strak afgebakend, op de staal- en plaatbewerkende industrie, en de hele organisatie omgeturnd naar het begrip module. Modulair is sindsdien voor ons een sleutelwoord. Alles, bijvoorbeeld prijzen, stuklijsten en documentatie, is gebaseerd op de module.’ Dat stelt Voortman in staat om met minimale engineeringsinspanning oneindig veel varianten aan klanten aan te bieden. ‘Door te werken vanuit standaardmodules zijn we veel flexibeler geworden.’ Een belangrijk aspect in deze modulaire bouwwijze is het wijzigingsbeheer. Hoe zorg je dat je wijzigingen, ter optimalisatie van je product, snel kunt doorvoeren en voorkom je tegelijkertijd dat je standaard telkens wijzigt? Voortman heeft veel energie gestoken in het opzetten van een goed wijzigingsbeleid en ook dit heeft weer geleid tot organisatorische veranderingen.

Die ‘reis’ heeft Voortman veel goeds opgeleverd, aldus Slagman ‘Ik durf de stelling aan dat aan 95 procent van al onze hardware geen engineering te pas komt.’ Maar genoegzaam achteroverleunen is er niet bij. ‘Wij zijn geen onderneming met een strakke stip op de horizon. Alles verandert zo snel dat je niet kunt zeggen: zoals we het nu gaan doen, blijven we het doen. Het adagium ‘een veranderingsproces heeft alleen maar een begin’ zit Voortman in de genen. Denken dat het morgen klaar is, dat het ooit af is; dat past niet bij ons.’ Uitdagingen voor de toekomst zijn onder meer multidisciplinaire optimalisatie – lees: mechanische, elektrische en software-engineering niet opvolgend, maar zoveel mogelijk tegelijkertijd uitvoeren – en integratie van het ontwerpproces in het proces van de klant.

Volautomatisch proces

Drinkwaterbedrijf Dunea staat voor de opgave om 1,3 miljoen Zuid-Hollanders dag in dag uit van schoon drinkwater te voorzien. Geen sinecure gezien alles wat daarbij komt kijken. Om een indruk te geven: vijf zuiveringslocaties, 5.000 kilometer aan leidingen en talloze pomp-, filter- en onthardingsinstallaties, meet-/analyseapparatuur en noem maar op. Dunea moet dat allemaal beheren en doelmatig (laten) onderhouden. Hierbij, vertelt manager projecten Eric van Can in Rijssen, wordt sinds 2000 ingezet op volautomatische procesvoering: de storingsdienst is paraat, maar aan het maken en leveren van drinkwater komt normaal gesproken geen mens meer te pas.

 

 

EPLAN businessevent: ‘Welke ontwerpstructuur werkt voor mijn bedrijf?’

Die weg op gaan, had – en heeft nu nog – veel voeten in de aarde. De assets van Dunea zijn beschreven in maar liefst 80.000 documenten. De veelheid aan certificaten, prestatiegegevens, onderhoudshistorie, et cetera niet meegeteld. ‘De assets van Dunea gaan vaak lang mee. Meer dan veertig jaar is geen uitzondering. Het kost veel inspanning om met deze historie en met alle wijzigingen tijdens de beheerfase de documentatie op orde te houden. Naast inhoudelijke wijzigingen in assets word je gedurende de levensduur van je assets geconfronteerd met snelle ict-ontwikkelingen die je niet steeds kunt adopteren in je beheeromgeving. Je hebt een heldere informatiestructuur nodig en een heldere ict-architectuur waarin de samenhang tussen informatie en systemen is vastgelegd.’

Economische waarde

De fusie in 2000, toen drie drinkwaterbedrijven opgingen in Dunea, maakte een verdere standaardisatie van documentatie-afspraken noodzakelijk. Van Can: ‘Daarnaast maakte de meer centrale aansturing van beheer en onderhoud de afstand tussen mens en machine – en de daarbij behorende documentatie – groter. Ook hierdoor kwam er meer druk op het goed inrichten van documentatiebeheer.’ Dunea wist het documentmanagement gaandeweg op orde te krijgen, onder meer door introductie van een documenttypelijst waarin definities, vorm en eigenaarschap van documenten is vastgelegd.

Ook het hanteren van het begrip ACCU hielp daarbij enorm: Actueel, Correct, Compleet en Uniek. ‘Documentatie heeft een grote economische waarde, tot soms wel twintig, dertig procent van de hardware die je koopt. Mede door de Dunea-organisatie en de toeleverketen daar bewust van te maken, lukte het gaandeweg om één taal te gaan spreken en documentatie te harmoniseren. EPLAN heeft ons hierbij geholpen met advies en een goede softwareoplossing. De komende vijf jaar gaan we onze locatie in Katwijk renoveren. Een goede mogelijkheid om op een database-omgeving over te gaan. Onze ambitie is om goedkoper te gaan bouwen door gebruik te kunnen maken van slimme marktoplossingen en in de beheerfase met acceptabele inspanning de documentatie in orde te houden om gedurende de levensduur van de assets betere kwaliteit te kunnen leveren.’

Houvast, rust, ruimte

Op de vraagstelling ‘Welke ontwerpstructuur werkt voor mijn bedrijf?’ bestaat geen eenduidig antwoord, maakt Chris Brouwer van EPLAN ter afsluiting van het businessevent duidelijk. ‘Voortman is op zoek naar het toevoegen van het functionele aspect. Bij Dunea is dat andersom: zij willen het productaspect toevoegen aan het functionele. Welke structuur het beste is, hangt van heel veel factoren af: waar sta je in de keten, wat is de lifecycle van je product, voor wie is de onderdeelcode die je erop plakt bedoeld: voor jou, je collega-engineer of iemand in de werkplaats, voor de machinebouwer aan wie je toelevert, de installateur, of de eindgebruiker die zelf het onderhoud moet kunnen doen?’

Harold van Waardenburg (EPLAN): ‘Structuur is hét fundament om op te bouwen.’

Volgens Brouwer is het de kunst alle informatie in kleine stukjes, in bouwblokken en deelfuncties, op te knippen en een plek te geven in de ontwerpstructuur. Naast factoren als functionaliteit kunnen onder meer ook de vorm van een object en/of de locatie waarin dat wordt toegepast een rol spelen, legt hij uit. ‘Een bakfiets doet hetzelfde als een stadsfiets, maar is anders opgebouwd. En voor Voortman is loze ruimte in een schakelkast misschien geen punt, maar op een schip, met een beperkte ruimte en waar alle kabels in de bouwfase gelegd worden, absoluut wel. De crux is dat je alles wat voor jouw organisatie relevant is, hangt aan die kapstok die structuur heet. Dat geeft perspectief, houvast en rust omdat je weet waar je aan toe bent. En daardoor ontstaat ruimte om je bezig te houden met wellicht belangrijker dingen – ontwikkelen bijvoorbeeld. Op structuur kun je bouwen.’