THEMA KETENAANSPRAKELIJKHEID – GEDEELDE VERANTWOORDELIJKHEID?
Phenom-World en Delmic wachten niet tot het contract getekend is.
Eerst een contract uitonderhandelen om alle verantwoordelijkheden en aansprakelijkheden vast te leggen. Bij gezamenlijke ontwikkeling is dat een logisch startpunt. Maar wel tijdrovend, wat het aanvankelijke enthousiasme ernstig kan doen bekoelen. Toen Phenom-World en Delmic hun technologieën tot een uniek apparaat wilden combineren, gingen ze gewoon ontwikkelen en startten parallel de contractonderhandelingen. ‘We begonnen met een 
intentieverklaring op één A4.’
Phenom-World (dertig medewerkers) uit Eindhoven staat bekend om zijn tafelmodel elektronenmicroscoop, het Delftse Delmic (zestien mensen) legt zich toe op de combinatie van een elektronen- en een lichtmicroscoop. Toen beide kop-staartbedrijven besloten om hun sterktes te combineren, rolde daar de Delphi uit, de eerste geïntegreerde desktop fluorescentie- en elektronenmicroscoop ter wereld. Delmic verzorgde de hoofdmoot van de ontwikkeling, Phenom-World bracht de kennis over zijn Phenom in en NTS-Group produceert nu de Delphi. Een uniek apparaat, voortgekomen uit een bijzondere samenwerking.
Vertrouwen
Eind 2013 staken ze de koppen bij elkaar, januari 2014 tekenden ze een intentieverklaring en startte de ontwikkeling. Jos Maas, product marketing director bij Phenom-World: ‘Normaliter moet je bij grote partijen als ASML (waar Maas werkte, red.) of Philips eerst uitgebreid onderhandelen voordat je echt wat gaat doen. Dat heeft voordelen, maar je verliest wel snelheid. Wij kozen een andere benadering. Er is een soort wederzijds vertrouwen uitgesproken dat niet honderd procent juridisch was afgedekt. Dom? Nee, integendeel.’ Delmic-ceo Sander den Hoedt beaamt dat: ‘Je hebt vertrouwen, want zit in dezelfde wereld waar iedereen iedereen kent en je elkaar geen hak gaat zetten. Met een intentieverklaring zoals wij hebben getekend, weet je waar je heen gaat en ben je meteen bezig, waardoor het enthousiasme behouden blijft. De neiging om alles van tevoren te willen dichttimmeren, maakt mensen chagrijnig nog voor ze aan het project beginnen.’ Sven Johansen, van Westphal Johansen advocaten, herkent dat: ‘Ik kom uit een wereld waar veel discussies gaan over beren op de weg. Deze partijen zagen geen beren en gingen gewoon aan de slag. Als juristen binnenstappen, wordt de sfeer vaak meteen minder gezellig. Dat heb ik willen voorkomen. Hier bleef het enthousiasme steeds behouden. In hun A4’tje was doel en fasering van de samenwerking al goed verwoord. Die kapstok is in de loop van tijd aangevuld met verdere afspraken en dat werd de blauwdruk voor een uitgebreide overeenkomst.’
Governance-structuur
Dat contract is klaar, alleen nog niet getekend – wat het wederzijds vertrouwen ‘tekent’. Het heeft, met intervallen, negen maanden geduurd. Den Hoedt: ‘Misschien moeten we die 
handtekening maar eens zetten. Sommige dingen duren lang, niet omdat je het oneens bent maar omdat het moeilijk is. Zoals de ip: wat willen we daar nou mee, wat is handig, hoe regelen we dat toekomstproof? Ons apparaat is niet simpel, het contract evenmin. Een contract dient twee functies. Allereerst zorgen dat je elkaar goed begrijpt, een duidelijk kader stellen en afspraken maken. En voorts afspraken voor ‘what if’-scenario’s maken. Dat laatste hebben wij kunnen beperken door een goede governance-structuur neer te zetten, waarin je zaken kunt oplossen als je het niet eens wordt.’ Johansen: ‘Je kunt beter een goede overlegstructuur en een beslissingsmodel neerzetten dan alle mogelijke onderwerpen al van tevoren door te akkeren en daarover beslissingen te nemen.’ In opdracht van zijn cliënt Phenom-World stelde Johansen het contract op: ‘Over 95 procent waren we het snel eens, dankzij het raamwerk dat was gezet, we hadden de tijd om op de laatste vijf procent dieper in te gaan.’ Natuurlijk heeft daar ook een jurist namens Delmic naar gekeken. Den Hoedt: ‘Ik zou mijn due diligence niet goed doen als ik bij zo iets wezenlijks voor ons bedrijf zou zeggen ‘Sven, goed gedaan’ en ongelezen mijn handtekening zou zetten.’
Sander den Hoedt (Delmic), Sven Johansen (Westphal Johansen advocaten) en Jos Maas (Phenom-World): ‘Momentum creëren en vasthouden is op de traditionele manier moeilijker.’
Pech gehad
Jos Maas zou graag zien dat ook andere technologiebedrijven deze vorm van samenwerking omarmen. ‘Ik weet uit ervaring dat het bij de grote oem’ers anders loopt. Hun structuren en controlemechanismen maken het veel moeilijker om in vrijheid zaken op te lossen en calculated risico’s te nemen zoals wij doen.’ Den Hoedt: ‘Met een grotere partij zou ik niet zo snel hiervoor kiezen, omdat je daar niet het vertrouwen hebt dat van dag tot dag hetzelfde verhaal wordt verteld. Je zit daar niet om tafel met de persoon die de strategie bepaalt, maar met iemand uit het midden van de organisatie. Als er morgen iets totaal anders wordt besloten bij Phenom-World, kan ik met Jos of Emile (Asselbergs, de ceo, red.) om tafel. Gebeurt dat bij een grote organisatie, dan is het: ‘Tsja, komt van boven, pech gehad.’’
De winst in de time-to-market schatten de partners op een half jaar. Maas: ‘Overleg met advocaten, teksten die weer terugkomen, overleg met collega’s en aandeelhouders, dat kost steeds een paar weken.’ Den Hoedt: ‘Wij zijn wel eens achttien maanden bezig geweest. Dat had hier weliswaar sneller gekund, maar je bent voor een complexe situatie als deze toch snel een half jaar kwijt. In die periode zit je in een soort paralysis, het enige dat je doet is met elkaar praten. Er is geen enthousiasme om wat te doen, geld voor het project staat op een rekening te wachten, je gaat divergeren. Nu zat hier vanaf het begin gewoon een heel team te ontwikkelen, terwijl wij over het contract praatten.’ Maas: ‘Momentum is in dit verband een mooi woord. Dat creëren en vasthouden is op de traditionele manier moeilijker.’
Actueler en dunner contract
Bovendien is het contract beter en actueler geworden van de parallelle werkwijze. Johansen: ‘Het is gaan meeademen met de stappen die al in de gezamenlijke ontwikkeling zijn gezet.’ Maas: ‘Over veel ‘what if’-scenario’s hoef je het helemaal niet meer te hebben, die zijn niet meer aan de orde. Het contract is dunner geworden omdat we punten konden weglaten en sowieso al veel hebben vastgelegd in de governance-structuur.’ Johansen: ‘In het begin lag de nadruk in de gesprekken op ontwikkeling. Pas later kwam er nadrukkelijker aandacht voor de commerciële rol van Phenom-World als verkopende partij. Uiteindelijk is het een contract geworden waarin beide rollen met dezelfde zwaarte zijn benaderd.’ Voor Den Hoedt waren afspraken over hoe Delmic zijn ontwikkelkosten kon terugverdienen belangrijk. ‘Nu krijgen we in de eerste levensfase van de Delphi een wat hogere licentiefee van Phenom-World voor elk exemplaar dat zij verkopen, zodat wij sneller onze kosten terug hebben. In de tweede fase gaan we de kostprijs
optimaliseren.’
Het enige dat meteen hard werd vastgelegd in de intentieverklaring was een nda (non-disclosure agreement). Den Hoedt: ‘Die nda was de sleutel dat we meteen met elkaar aan de slag konden gaan. Ook zo’n nda heeft weer een duale functie: ik heb een rechtsgang als het misgaat en het geeft een kader: ‘Joh, deze informatie is geheim, zorg dat jullie mensen daar bewust mee omgaan.’’ Johansen: ‘In het ontwikkelproces zijn partijen steeds meer kennis gaan delen, dus was het logisch meteen een nda af te sluiten. De kern is dat partijen elkaar niet leegzuigen om er dan met de informatie vandoor te gaan. Die insteek hebben ze nooit gehad, maar de behoefte aan bescherming is wel terecht.’
Spannender
Begin 2014 werd het A4’tje getekend, ruim een half jaar later werd de Delphi op een wetenschappelijke conferentie enthousiast ontvangen. Testsystemen zijn uitgezet en in 2016 moet de verkoop echt op gang komen. Met dank aan de bijzondere samenwerkingsvorm. Sander den Hoedt tot slot: ‘Ook in onze supply chain hebben we niet alles met contracten afgedekt, maar dat hier de commerciële exploitatie niet bij ons ligt, maakt het wel spannender. In deze samenwerking geven wij een commercieel concept uit handen. Dat we nog steeds in goed vertrouwen met elkaar om tafel zitten, toont aan dat een contract niet altijd de basis hoeft te zijn voor een goede samenwerking.’
