Een ERP-implementatie bij één bedrijf is al complex. Vermenigvuldig het met 28 en je krijgt het project dat nu gaande is bij Veris Bouwmaterialengroep. De serviceorganisatie in Gorinchem en Unit4 zijn bezig met de centrale implementatie van Unit4 Wholesale, een ERP-pakket voor de groothandel. De 28 aangesloten bouwmaterialenhandelaren van Veris stonden eerst niet te juichen over het centrale systeem. Traditioneel beheert ieder bedrijf zijn eigen ERP en de bijbehorende data. Maar de businessvoordelen zijn zo groot dat iedereen helemaal om is.
Herbert van Zijl, vice president R&D bij Unit4
Van scepsis naar diepgaande ERP-integratie
Op 5 december ging het eerste bedrijf live, Bouwcenter Esselink met vier vestigingen in Zuid-Holland en Zeeland. Eind volgend jaar moet het nieuwe ERP-pakket van Unit4 overal beschikbaar zijn binnen Veris Bouwmaterialengroep. ‘Het is bij Esselink heel goed gegaan’, aldus Herbert van Zijl, vice president R&D bij Unit4. ‘De directeur hield zijn hart vast, want bij een eerdere implementatie van een andere leverancier jaren geleden reden de vrachtwagens de eerste dagen halfleeg het terrein af. Je hebt het over dagelijks honderden orders. Als ergens iets fout gaat in je administratieve systeem, is de ellende meteen groot in je voorraden en logistiek.’
Breed assortiment
Veris Bouwmaterialengroep heeft als serviceorganisatie taken op het gebied van inkoop, logistiek, centrale facturering, automatisering, marketing en formuleontwikkeling. De 28 aandeelhouders zijn allemaal familiebedrijven: ze leveren hout en bouwmaterialen, tegels, sanitair en keukens aan de professionele markt, onder de formulenamen Bouwcenter en Stiho. Er zijn ruim honderd locaties in Nederland. In het Limburgse Echt zit het Veris Logistiek Centrum met een oppervlakte van 27.000 vierkante meter. De vestigingen kunnen een breed assortiment leveren, zonder alles zelf op voorraad te hebben. Veris is met een half miljard euro omzet per jaar de grootste groep van samenwerkende hout- en bouwmaterialenhandelaren in ons land.
Robert Landsman, manager Logistiek en ICT bij Veris
Robert Landsman, manager Logistiek en ICT bij Veris: ‘Een jaar of vier geleden zijn we met de aangesloten bedrijven om tafel gegaan over een nieuwe ERP-oplossing. Velen gebruikten een oudere versie van Unit4, een enkeling had een andere leverancier. En alles was lokaal geïmplementeerd. We willen allemaal iets nieuws, dus dan kunnen we de selectie beter gezamenlijk doen, was het idee.’ De serviceorganisatie voelde steeds meer voor een centrale ontwikkeling en implementatie en voor één centraal gehost pakket. De bedrijven waren er in eerste instantie niet van gecharmeerd. Moesten ze zich ineens helemaal blootgeven en alles aan elkaar koppelen? Landsman: ‘Laten we het eens onderzoeken. Geef het op zijn minst het voordeel van de twijfel, hebben we toen gezegd. Met als reactie van de ondernemers: ‘Oké, ga je gang, maar verwacht niet te veel.’’
Beste pakket
Er waren twee grote uitdagingen: iedereen op één lijn krijgen, en het beste pakket kiezen. Uit een longlist van mogelijke leveranciers bleven er twee over, waaronder Unit4. Uiteindelijk is op basis van de goede langdurige relatie, het onderling vertrouwen en de grote kennis van de sector gekozen voor Unit4, dat vijf-, zeshonderd groothandels als klant heeft. Landsman: ‘Wij kenden Unit4, zij kenden ons. Hun nieuwe, flexibele platform Unit4 Wholesale moest nog wel veel sterker worden toegesneden op onze bouwmaterialenhandel. Dat zijn we in co-creatie gaan doen.’
‘Zo voorkomen we dat we steeds lokaal opnieuw het wiel uitvinden’
Er kwam een klankbordgroep met acht vertegenwoordigers van de aangesloten bedrijven. Wat vroegen de locaties, wat was er centraal nodig? Er werd gebrainstormd, ontworpen en gerekend. En daar kwam zo’n aantrekkelijke businesscase uit, dat de aangesloten bedrijven zich al snel gewonnen gaven voor één gezamenlijk platform. ‘De voordelen voor de bedrijfsvoering zijn groot. Door slimme koppelingen kunnen we onderling veel efficiënter samenwerken’, aldus Landsman. De bedrijven kunnen bijvoorbeeld gemakkelijker dan ooit leveren uit elkaars voorraad. Tot nu toe waren ze elkaars leverancier en afnemer met alle bijbehorende orders en facturen. Straks worden dat soort leveranties automatisch binnen het ERP-pakket afgehandeld. Klanten kunnen beter en sneller worden bediend. Herbert van Zijl van Unit4 vult aan: ‘Er is sprake van een vrijwillige maar wel behoorlijk diepgaande integratie.’ Het is nu ook een stuk makkelijker om het artikelbestand met honderdduizenden artikelen centraal te onderhouden, inclusief de prijsstructuur met ingewikkelde regels voor bijvoorbeeld staffels. De bedrijven hebben op die manier altijd een actueel artikelbestand met de juiste prijzen en condities. ‘Al met al zorgt het nieuwe ERP-platform voor een flinke reductie van administratieve handelingen, veel meer automatisering via interfaces en een grote flexibiliteit om de werkstromen in te richten.’
Cruciale functies
Er is nu één volledig geïntegreerde oplossing met uitgebreide functionaliteit voor inkoop, verkoop, warehouse management en logistiek. Daarbij is er een scheiding van gegevens waar nodig en gewenst: de leden kunnen niet álles van elkaar zien, ze kunnen niet in elkaars klantenlijst kijken. ‘Je moet heel goed over alle consequenties nadenken bij zo’n grote, gezamenlijke implementatie’, zegt Landsman. ‘Stel dat een ondernemer uit het samenwerkingsverband wil stappen en zijn zaak wil verkopen, dan moet hij zich ook kunnen losmaken van het gezamenlijke ERP-pakket.’ Elke vestiging van de groep heeft daarbij zijn eigen specifieke kenmerken. Een vestiging op de Waddeneilanden zit met verladen over water. Sommige locaties hebben een klantenkaart, andere niet. ‘Soms zijn er specifieke functies gewenst, die niet breed gebruikt worden maar voor sommige bedrijven zeer relevant zijn. Esselink heeft veel te maken met sanitairprojecten uit de showroom. Die projecten kunnen dan misschien geen prioriteit hebben in de algemene werkstromen binnen Veris, voor dat ene bedrijf zijn ze wel cruciaal.’
Alles in de cloud
Robert Landsman: ‘We willen onze aangesloten bedrijven compleet ontzorgen op it-gebied, zodat er geen lokale systemen meer nodig zijn. Automatisering wordt steeds complexer, in de bedrijven van onze groep is vaak maar één persoon met veel kennis van ict, dat is een risico. We zijn ook bezig met een nieuw e-commerce-platform dat één-op-één kan communiceren met de ERP-software, plus een cloud-concept voor kantoorautomatisering.’ Voor Unit4 Wholesale binnen Veris is er een uitgebreide roadmap voor de komende twee jaar. De bedrijven zijn in vier groepen ingedeeld, gebaseerd op wat ze nodig hebben om live te kunnen. Hoe meer bedrijven in productie zijn, des te minder speciale wensen op een gegeven moment nog naar boven zullen komen. ‘We borgen de kennis van de bedrijfsprocessen en de wijze waarop deze door de software optimaal centraal worden ondersteund via ons Veris Competence Center. Zo voorkomen we dat we steeds lokaal opnieuw het wiel uitvinden.’
