Sprinten naar PLM
Het sterk cyclische karakter van de markten waarvoor Tempress Systems machines bouwt, was vorig najaar reden om op een hoger niveau te gaan uitbesteden. Daarbij kan Tempress het nieuwe Product Lifecycle Management-proces dat het nu aan het invoeren is, goed gebruiken – bijvoorbeeld om engineers van toeleveranciers goed beveiligd toegang te geven tot het PLM-systeem. De implementatie gebeurt met hulp van partner infostrait in korte sprints, behapbare projecten met een afgerond resultaat.
Tempress Systems in Vaassen (ruim 150 medewerkers) ontwikkelt en produceert ovens voor de semicon- en de solarsector. Het bedrijf is groot geworden in de solar, maar in die cyclische markt is het vaak hollen of stilstaan. Reden om meer te gaan uitbesteden op moduleniveau (vooral binnen Nederland) en zelf alleen nog de eindassemblage en het testen te doen. Daarmee vergroot Tempress zijn flexibiliteit en capaciteit om pieken op te vangen, neemt het risico van leegloop bij een dip af en zijn minder vierkante meters aan productievloer en magazijn nodig.
Één pakket
Vorig najaar viel het besluit tot meer outsourcing. Tempress was toen juist met infostrait, de PLM-specialist uit het naburige Loenen, gestart met de invoering van een nieuw PLM-systeem. De keuze was gevallen op Enovia, het nieuwe PLM van Dassault Systèmes; Tempress werkte al met voorganger 
SmarTeam. Een belangrijke wens was zoveel mogelijk in één pakket te kunnen oplossen, vertelt projectmanager Toine Sleutjes van Tempress. ‘PLM is vanuit een beheersysteem voor tekeningen inmiddels doorontwikkeld. Maar het definiëren van de specificaties, of het maken van verslagen, doen we nu nog parallel in een ander systeem; het zou mooi zijn als je dat bij één project met één druk op de knop allemaal kunt beheren. Enovia biedt daar mogelijkheden voor en het sluit goed aan op onze manier van werken, onder meer met het 3D CAD-systeem SolidWorks. We zijn nu in sprints bezig telkens een aantal zaken in te voeren. In elk fase configureert infostrait en wij testen het en doen dan een review, waarna we samen doorgaan naar de volgende fase.’
Scrum for PLM
Sleutjes doelt op de ‘Scrum for PLM’-aanpak, verklaart salesmanager PLM Solutions Maarten van den Nieuwenhuijzen van infostrait. ‘Met de traditionele waterfall-benadering ben je een nieuw systeem aan het uitspecificeren tot je een ons weegt en heb je een groot pakket aan eisen dat al aan het verouderen is terwijl je bezig bent. Toen wij het gesprek met Tempress ingingen, was er bijvoorbeeld
nog geen sprake van een nieuwe outsourcing-strategie. Stel dat we de specificaties en requirements al helemaal hadden vastgelegd, dan was er geen ruimte geweest om de ‘stip op de horizon’ waar je uiteindelijk naar toe wilt te verplaatsen. Met ‘Scrum for PLM’ bepalen we stap voor stap waar de grootste benefits zijn te behalen en waar je logischerwijs een vervolgstap kunt maken als organisatie. Dat verpakken we in sprints, maakbare projecten. Na elke sprint is er een gereed product, een nieuw stuk functionaliteit of een werkwijzeverandering. Zo heb je elke keer een behapbare brok, meteen testbaar en toepasbaar.’ Deze aanpak is een duidelijke verbetering, vindt Toine Sleutjes. ‘Je hebt nu duidelijke deelproducten, waardoor iedereen weet welke kant we opgaan. Vroeger was men achteraf nog wel eens onaangenaam verrast.’ Het is nog steeds wel een big bang, waarbij een organisatie in één keer op een nieuw systeem overgaat, licht Van den Nieuwenhuijzen toe. ‘Als je daar niet voor kiest, blijf je zitten met half sluimerende, oude applicaties en oude werkwijzen. Maar het is nu wel een gestructureerde big bang.’ Voor de implementatie van PLM-projecten hanteert infostrait al een aantal jaren de scrum-methode, waarmee hun softwareontwikkelaars al langer bekend waren. Zij ontwikkelden er al producten als alfamail (een web-oplossing voor contractmanagement) en CBIS (een building information system) mee. Bij implementaties gebruikt infostrait de methode om de opdrachtgever op alle niveaus – strategisch, operationeel en functioneel – te betrekken en aware te maken van de impact. ‘Zo krijg je de mensen mee en worden ze geënthousiasmeerd. Bovendien heb je zo een veel strakkere grip op budget en doorlooptijd.’
‘Waar je in ons oude PLM vaak tig keer moest klikken, ben je hier met één klik klaar’
In november moet Enovia live gaan. De resultaten van alle sprints worden dan gecombineerd en in hun geheel voor de laatste keer getest. Toine Sleutjes kijkt er al naar uit. ‘Het is heel logisch hoe allerlei zaken zijn opgelost. Waar je in ons oude PLM vaak tig keer moest klikken, ben je hier met één klik klaar.’ Als het zover is, beschikt Tempress over de PLM-functionaliteit die het nu echt nodig heeft voor de business. Maar wensen zijn er dan nog voldoende. Zo kan de beginfase van een ordertraject met het vastleggen van requirements en specificaties nog worden gestroomlijnd. En het wijzigingenbeheer kan nog beter, met ook input vanuit service (closed-loop change management). Maarten van den Nieuwenhuijzen: ‘Enovia onderscheidt zich doordat deze functionaliteit allemaal kan worden geïntegreerd in het 3Dexperience-platform (het bedrijfsbrede softwareplatform, van marketing, sales en engineering tot service, van Dassault Systèmes, red.). Daarmee kun je bij een klant voor het complete bedrijfsproces één way of working neerzetten.’ Configuratie van offertes bijvoorbeeld heeft Tempress nu nog anders geregeld, maar ook dat zou in Enovia kunnen. Sleutjes: ‘We zijn nu al wel bezig het configureren van klantspecifieke delen in overleg met infostrait te regelen.’
Toegangsrechten
Op specifieke punten gaat de keuze voor Enovia zich uitbetalen, stelt Maarten van den Nieuwenhuijzen. ‘Het systeem is webbased en het beheer van de toegangsrechten voor externe partijen is eenvoudig te regelen. Een leverancier kan dus alleen bij de files die voor hem bestemd zijn. Dit maakt het systeem dus ook heel schaalbaar en flexibel.’ Toine Sleutjes haakt daarop in: ‘Wij doen ook aan outsourcing van engineering. Ons vorige PLM-systeem was moeilijker te beveiligen, omdat we bij de inrichting geen rekening hadden gehouden met toegang voor externe partijen, met als mogelijke gevaar dat externe engineers al onze data zouden kunnen zien. Zij moeten aan een bepaald project kunnen werken en tot de rest mogen ze geen toegang krijgen. Bij Enovia is die beveiliging goed geregeld. Tegelijk hebben onze servicemensen in het veld wel eenvoudig toegang tot het systeem.’
bij Tempress is er nog wel een discussie te beslechten over de uiteindelijke inrichting van PLM
Verhouding tussen PLM en ERP
Met het PLM van Enovia kan dus heel veel, maar bij Tempress is er nog wel een discussie te
beslechten over de uiteindelijke inrichting van PLM en de verhouding met ERP. Bijvoorbeeld over de BOM (bill of materials) voor de serviceorganisatie, die nu nog uit ERP wordt gehaald – wellicht is het logischer om deze net als de manufacturing-BOM in PLM onder te brengen. Zo blijft die stip op de horizon in beweging.
