Recruitmentbureau Robert Walters sprak met meer dan honderd bedrijven om de balans op te maken over het beleid ten aanzien van thuiswerken, personeelsplanning en de werving en onboarding van nieuwe medewerkers. Jose Bokhorst, Managing Director bij Robert Walters, vertelt over de bevindingen.
Voor kantoorfuncties vroeg driekwart van de bedrijven hun werknemers afgelopen week om thuis te werken. Ongeveer de helft van de bedrijven verplichte thuiswerken zelfs voor de functies waarin dat mogelijk is. Bij sommige bedrijven is thuiswerken ook voor kantoorpersoneel geen optie. Zo is het bij bedrijven die werken met verouderde systemen vaak niet mogelijk om thuis in te loggen. Toch proberen ook deze organisaties met creatieve oplossingen te komen om aan de oproep van de regering te voldoen. Bokhorst: ‘Er wordt veel gebruik gemaakt van roulatieschema’s of ploegendiensten, waarin de ene groep ’s ochtends extra vroeg begint, en de andere groep ’s avonds langer doorwerkt. Andere organisaties verspreiden de mensen van de afdelingen die niet thuis kunnen werken over het hele kantoor om de afstand tussen mensen zo groot mogelijk te houden. Wij hebben zelfs een aantal bedrijven gesproken die laptops gehuurd hebben voor hun medewerkers.’
Internationale samenwerking
Internationale bedrijven, en dan vooral die met vestigingen in Azië, proberen van elkaar te leren in hun aanpak. Bokhorst: ‘Wij hebben zelf het voorbeeld van onze kantoren in China en Hongkong gevolgd, en direct na de eerste besmetting in Nederland alle sollicitatiegesprekken met kandidaten naar Skype verplaatst. Op dit moment werken al onze medewerkers thuis, en dat gaat prima. Van onze collega’s in China horen wij dat de meeste bedrijven merken dat het thuiswerken van de afgelopen weken nauwelijks tot geen invloed heeft gehad op de productiviteit van hun kantoorpersoneel. Ik ben er van overtuigd dat we in ons land hetzelfde gaan zien.’
Adempauze
Er zijn ook positieve kanten aan het feit dat de meeste werknemers aan huis gekluisterd zijn. Voor veel mensen betekent deze periode een adempauze, om projecten die altijd blijven liggen op te pakken, en hun administratie op orde te brengen. Bokhorst: ‘Financiële afdelingen hebben net de drukke periode na de jaarrekeningen achter de rug. In tegenstelling tot andere jaren hebben zij nu de ruimte om zaken echt goed af te ronden.’
Crisistijden zorgen vaak voor verbroedering. Dat geldt zeker ook binnen bedrijven, merkt Bokhorst. ‘Wij zien fantastische ideeën ontstaan bij onze klanten, maar ook onder onze eigen collega’s. Virtuele vrijdagmiddagborrels, yoga-sessies via Skype, en vooral ook de behoefte om elkaar te helpen om alles zoveel mogelijk draaiende te houden.’
Planners en HR zijn razend druk
Naast zorgverleners in de ziekenhuizen en supermarktpersoneel zijn er meer medewerkers die met een hogere werkdruk te maken krijgen. Binnen de logistiek is het ook alle hens aan dek, waarbij onder andere personeelsplanners een enorme piek zien. Bokhorst: ‘Planners zorgen ervoor dat bedrijven snel op kunnen schalen – zoals bij distributiecentra, transport, zorgmedewerkers en politie – of in het geval van bijvoorbeeld de luchtvaart juist terug kunnen schalen. Ook productiebedrijven roepen de hulp van planners in om snel over te kunnen gaan op nieuwe shiftindelingen.’
Juristen en medewerkers van accountancy kantoren worden overspoeld met vragen van bedrijven; wat zijn de regels als werknemers niet naar kantoor kunnen of willen komen, wat zijn mijn rechten en plichten tegenover nog niet gestarte nieuwe medewerkers? Ook HR-afdelingen hebben een belangrijke rol. Zij draaien overuren om alle werknemers van informatie te blijven voorzien, senior management te adviseren over de te volgen koers, en de status van lopende sollicitatieprocessen te inventariseren.
Forecasting
Minder voor de hand liggend is de drukte bij financiële afdelingen. Bokhorst: ’De salarissen en facturen moeten natuurlijk gewoon betaald worden, maar daarnaast zijn bedrijven nu meer dan ooit afhankelijk van een goede forecasting, om na deze onzekere periode zo stevig mogelijk in het zadel te zitten.‘
Solliciteren via Skype
Hoewel het natuurlijk geen goede tijd is om een nieuwe baan te zoeken, ligt de werving van nieuwe medewerkers niet compleet stil, zegt Bokhorst. ‘De sollicitaties gaan bij sommige bedrijven gewoon door via Skype, en wij zien ook dat mensen daadwerkelijk aangenomen worden via Skype.’
De (semi)publieke sector laat de grootste mate van stabiliteit zien, merkt Bokhorst. Zij ziet zorginstellingen, het onderwijs, woningcorporaties en andere (semi) publieke bedrijven op dit moment meer nieuwe vacatures uitzetten dan commerciële bedrijven. Bokhorst: ‘Opvallend is dat publieke instellingen de afgelopen week – vaker dan commerciële bedrijven – kozen voor persoonlijke sollicitatiegesprekken, natuurlijk met inachtneming van de hygiëneregels. Zij vinden het erg belangrijk om mensen persoonlijk te spreken, omdat een match met de organisatie en een klik met het team in deze sector extra belangrijk zijn.’
Specialisten aannemen
Hoewel sollicitatieprocessen bij veel bedrijven dus online door kunnen lopen, merkt het recruitmentbureau wel dat startdata verplaatst worden, vooral omdat bedrijven niet ingericht zijn op een onboardingproces op afstand. Een uitzondering hierop zijn interimopdrachten. Bokhorst; ‘Interim professionals kunnen binnen hun specialisme zelfstandig aan de slag, en de contracten zijn flexibel. Waar sommige bedrijven pas op de plaats maken zien wij anderen interim specialisten aannemen voor optimalisatieprojecten, om sterker uit deze periode te komen.’
