Ook in de sigaren- en cognacbranche moet het sneller.
Dat sommige producten hun waarde ontlenen juist aan het feit dat ze niet innoveren, betekent nog niet dat de industriële moderniteit voorbijgaat aan Vrijdag Premium Printing. Om de doorlooptijd te verkorten, is de drukker van onder meer bandjes voor 
exclusieve sigaren en etiketten voor dure cognacs begonnen aan een ‘QRM-reis’.
Nee, van de digitaliseringsgolf in de grafische wereld heeft directeur Henk Nota geen last. En dat heeft alles te maken met de niche waarop zijn Eindhovense drukkerij Vrijdag Premium Printing zich al 110 jaar richt: het bedrukken – ‘veredelen’ – van etiketten en het assembleren van doosjes voor luxe producten, van exclusieve sigaren en cognacs tot bijzondere parfums en kaarsen. Producten die zich – anders dan bijvoorbeeld dagbladen – nu eenmaal niet laten digitaliseren. Sterker nog, ze sieren vaak al decennia in nagenoeg ongewijzigde vorm de schappen van delicatessezaken. Denk aan merken als Hennessy (cognac) en Cohiba (sigaren). En het is een kapitaalintensieve business waar je niet zo maar even instapt: een beetje sigarenbandje ondergaat al gauw zeven processtappen – bedrukken in drie kleuren, bronzeren, een goudfolie aanbrengen, stansen, rillen, pregen (om er een reliëf in aan te brengen) en lakken – en menige stap vergt machines met prijskaartjes van meer dan een miljoen euro. Daarnaast is veel vakmanschap nodig.
Later maar sneller
Zittend in zijn klassiek ingerichte werkkamer – met open haard – zou je bijna het idee krijgen dat de globaliserende, competitieve buitenwereld geen vat krijgt op deze onderneming. Maar dat is niet het geval, stelt Henk Nota. Net als in vrijwel elke andere maakindustriële sector moeten ook Vrijdag’s klanten hun kosten naar beneden brengen. Dus heeft ook Vrijdag te maken met klanten die later bestellen maar sneller geleverd willen krijgen, om eigen voorraden en kapitaalbeslag te verkleinen en zo hun kosten te verlagen. ‘De laatste vijf jaar zijn, bij gelijkblijvende totaalvolumes, de oplages per run gehalveerd. En die worden in vier batches geleverd, tegen twee voorheen’, illustreert Nota. ‘Met andere woorden, waar wij vijf jaar geleden vier leveringen deden van elk 250.000 etiketten, leveren wij er nu tien van elk 100.000.’
Directeur Henk Nota van Vrijdag Premium Printing: ‘Uiteindelijk doel is de doorlooptijd met vijftig procent te verkorten.’
Ook in zijn business is de roep om flexibilisering dus luid. Vandaar dat Henk Nota en zijn meer dan 100 medewerkers in 2014 begonnen zijn aan een reis die QRM heet, Quick Response Manufacturing, primair gericht op het verkorten van de doorlooptijd. Daarvoor heeft hij afspraken gemaakt met zijn leveranciers van met name van papier en karton. In navolging van zijn eigen klanten bestelt Vrijdag nu ook vaker kleinere hoeveelheden, om zoveel mogelijk te voorkomen dat de voorraden waarmee zijn klanten niet belast willen worden, bij hem in Eindhoven komen te liggen. Nota is zonder meer content met de manier waarop zijn supply base gereageerd heeft op de vraag naar vaker en sneller kleinere batches leveren. ‘De leverbetrouwbaarheid is over het algemeen goed. Ook zij zijn, net als wij, bezig hun doorlooptijd te verkorten. Op het gebied van papier en karton hebben we betere afspraken weten te realiseren. Voor bijvoorbeeld de tools voor het stansen of het pregen is nog veel verbetering vereist.’
QRM-cellen
Dat brengt het gesprek op Vrijdag’s interne QRM-proces. Nota heeft daarvoor zijn organisatie ‘gekanteld’: de hiërarchie binnen afzonderlijke afdelingen verdwijnt geleidelijk. Centraal komt te staan een horizontale samenwerking binnen ‘QRM-cellen’. Drie zijn er inmiddels samengesteld: één voor de offertefase (‘pre-order’) en twee voor de orderfase. Niet langer gaat een order van sales naar verkoop binnendienst en van daar naar werkvoorbereiding, naar calculatie en naar planning. Want al deze disciplines zitten nu dagelijks samen in één overleg. ‘Van daaruit wordt het hele proces voorbereid, gevolgd en bijgestuurd. Worden operators erbij gehaald om af te stemmen of een run niet beter zus of juist zo kan worden voorbereid. Zal de één aangeven dat linksom beter werkt en de ander rechtsom. In goed overleg, onder begeleiding van een coördinator, moeten steeds de juiste beslissingen worden genomen.’
Weerstanden
Na de nodige opleidingen en begeleiding door een extern bureau is vorig jaar met de nieuwe manier van werken begonnen. Dat een zo ingrijpende verandering nog niet tot bijzondere doorloopverbeteringen heeft geleid, mag geen verbazing wekken. ‘Deze eerste periode is vooral nodig om iedereen te laten wennen en interne weerstanden te overwinnen. Want bijvoorbeeld een ordervoorbereider is niet langer in z’n eentje de order aan het voorbereiden, maar heeft er een belangrijke sociale rol bijgekregen waarin hij heel goed moet luisteren naar de argumenten van zijn collega’s en zijn eigen belang duidelijk voor het voetlicht moet brengen. Niet langer is er een baas die zegt hoe het moet, de medewerkers in de QRM-cel moeten zelf het initiatief nemen. En als de technisch werkvoorbereider het even niet alleen aankan, moeten zijn collega’s hem bijstaan; ze moeten dus van veel meer markten thuis zijn en oog ontwikkelen voor het overall belang.’
Resultaten
Dat de overall doorlooptijd nog niet verbeterd is, wil niet zeggen dat er nog geen concrete resultaten zijn bereikt, weet Nota. ‘Door bijvoorbeeld een kleiner standaardvelformaat te hanteren – ongeacht de grootte van het etiket of het sigarenbandje – hebben we minder tijd nodig voor het voorbereiden van de order en het instellen van de diverse machines. Dat kan betekenen dat je meer papier wegsnijdt, maar de kosten daarvan wegen niet op tegen die van de relatief lange insteltijden die grote vellen met zich meebrengen.’
Henk Nota ziet dat de nieuwe werkwijze geleidelijk aan ‘routine begint te worden’ en hij schat in dat hij begin volgend jaar ook voor de productiefase QRM-cellen kan gaan inrichten. Dan zal ook voor die medewerkers de hiërarchie verdwijnen en van hen een bredere, meer sociale rol worden gevraagd. ‘Uiteindelijk doel is de doorlooptijd met vijftig procent te verkorten. Maar zover zijn we nog lang niet. Dat geeft niet, want we zijn begonnen aan een reis waar we enkele jaren voor uitgetrokken hebben.’
Doorlooptijdverkorting vergt een brede blik
Om kleine series, in drukkerijtermen oplages, efficiënt te kunnen produceren, kan het heel zinvol zijn met ‘quick response office cells’ te werken, vertelt Jannes Slomp, QRM-specialist en verbonden aan het lectoraat Lean van de Hogeschool van Arnhem en Nijmegen. ‘Cellen waarin je de expertise van sales, werkvoorbereiding en productie samenbrengt. Bij veel mkb’ers is het voldoende als die elke ochtend gaan zitten om bijvoorbeeld gezamenlijk de binnengekomen offerteaanvragen te bespreken en af te handelen. Dat werkt veel sneller dan wanneer je een offerte langs al die afdelingen stuurt. Want overal blijft het eerst even liggen en zo gaat een hoop tijd verloren.’
Eenmaal in de orderstatus werkt het goed de hoeveelheid onderhanden werk op de werkvloer zo gering mogelijk te houden, adviseert Slomp. ‘Dat betekent daar minder pallets, minder voorraad. Maar dit vergt wel een heel goede coördinatie; minder orders kunnen er makkelijker toe leiden dat sommige werknemers moeten wachten. Ook systemen met kaartjes of lampjes (‘pick-to-light’) kunnen zorgen dat mensen steeds precies weten wat ze moeten doen en zo de doorlooptijd kort houden. Maar, belangrijk is dat het hele bedrijf, van de directie tot de werkvloer, gericht is op doorlooptijdverkorting. Zo niet, dan is de verleiding groot om toch maar even wat meer voorraad aan te houden, om werk naar voren te halen omdat iemand even met de armen over elkaar zit.’
Vijf redenen
David Kemps van ABN Amro geeft vijf redenen waarom QRM de Nederlandse industrie gaat veranderen:
- QRM geeft concurrentievoordeel.
- QRM is ontworpen voor maatwerk.
- QRM zorgt voor tevreden klanten én werknemers.
- QRM kijkt verder dan de eigen fabrieksvloer.
- QRM is aantoonbaar succesvol bij mkb-bedrijven.
