IAI industrial systems, bouwer van personalisatiemachines voor paspoorten en ID-kaarten, is enkele jaren geleden gestart zijn toeleverketen te professionaliseren. Momenteel bieden de supply innovation engineers van Topinc daarbij support. Intensivering van de operationele samenwerking met system suppliers moest helpen om de verwachte groei op te vangen. De recente mega-order voor machines voor de productie van the next-generation US passport zet nog meer druk op de keten: nauwere samenwerking in engineering en standaardisatie staan nu hoog op de agenda. Een verslag van een discussie, op initiatief van Link Magazine en Topinc, waarin IAI zich kwetsbaar durft op te stellen.
Bart Crols(Links): We moeten zelf blijven innoveren, voor de features die onze machines bijzonder maken, en engineering moet nog meer gaan samenwerken met onze system suppliers en gespecialiseerde technologiebedrijven.’
De machines van IAI zijn ware hoogstandjes van techniek, met bijzondere features die tijdens het personaliseringsproces van paspoorten en ID-kaarten security moeten garanderen, c.q. vervalsing moeten voorkomen. Zoals de pasfoto die in het speciale polycarbonaat van de datapagina wordt gegraveerd of de met lasertechniek in een kaart geperforeerde foto of nummers. Zeker zo complex is de omgeving waarin IAI opereert: overheidsopdrachten, global system integrators en nationale drukkerijen van veiligheidsdocumenten. ‘Na de overname door HID Global zijn we echt op personalisatiemachines en de grootste projecten in de wereld gaan focussen’, zegt Bart Crols, managing director van IAI. ‘We zijn misschien niet de goedkoopste maar onze machines hebben features die anderen niet kunnen bieden. We kunnen redelijk inschatten of we een order krijgen, maar qua timing – wanneer die order komt – zijn we telkens afhankelijk van een zeer onvoorspelbaar aanbestedingstraject.’ Daarmee schetst hij het planningsprobleem voor IAI, in engineering – de meeste machines zijn voor een groot deel klantspecifiek – en in productie. ‘Om zelf te kunnen groeien, moesten we die groei grotendeels in onze supply chain onderbrengen. We werkten al langer met AAE samen, maar zochten meer strategische partners.’ Dat werden MTA en Mevi. De drie system suppliers bouwen complete secties met elk hun specifieke functionaliteit voor de IAI-machines, vertelt Eric Peeraer, director of Operations bij IAI. ‘Die bouwen we samen tot een complete machine, waar we zo nodig nog speciale modules, bijvoorbeeld voor inkjetprinten, aan toevoegen en die we dan helemaal inregelen en opleveren volgens de eisen van de klant.’
Engineering-centric
Deze samenwerking met suppliers is uniek in IAI’s wereld, zegt Crols. ‘Maar toch moeten we die nog verder brengen. IAI was altijd een engineering-centric organisatie en pas sinds een jaar of vier ligt de focus meer op sales en operations. We moeten zelf blijven innoveren, voor de features die onze machines bijzonder maken, en engineering moet nog meer gaan samenwerken met onze system suppliers en gespecialiseerde technologiebedrijven.’ Leon Hol herkent dat helemaal. ‘Ik werkte drie maand voor AAE als manager van de business line Production Automation toen de US order dreigde te vallen. We werkten al intensief samen met IAI, op basis van build-to-print. We moesten alle moeite doen om hun orders door onze organisatie te persen. Terwijl wij kansen zagen om dingen in het product en dus ook in productie te verbeteren en daarvoor ook de engineeringcapaciteit hadden, net als de andere twee partners. Voor die US order loopt bij IAI intern een discussie over bepaalde input-opties. Daar willen wij alle drie graag onze mening over geven.’ Zinvol, erkent Peeraer van IAI. ‘Onze organisatie begint dat langzaam te snappen. Het moeilijkste is echter de cultuurverandering.’
Niet dat alle engineering van IAI naar de system suppliers zou moeten verhuizen, nuanceert Frank Mulders(midden), ceo van AAE. ‘Ik zie het niet zo zwart-wit. In een hybride model kun je engineers van de system suppliers naar IAI halen om daar samen te werken met engineering van IAI, dat zo wel de regie behoudt.’
Hybride model
Hol is blij dat management en operations van de vier partijen nu om tafel zitten. ‘Dat is nog niet eerder gebeurd. We kunnen elkaar helpen, ook in engineering. IAI’s kern zit in de lasertechniek, de features en de software, de rest – non-core – kunnen wij op basis van onze engineering-ervaring zeker ondersteunen.’ Niet dat alle engineering van IAI naar de system suppliers zou moeten verhuizen, nuanceert Frank Mulders, ceo van AAE. ‘Ik zie het niet zo zwart-wit. In een hybride model kun je engineers van de system suppliers naar IAI halen om daar samen te werken met engineering van IAI, dat zo wel de regie behoudt.’ Deze suggestie krijgt de instemming van de andere partners. Koen In ’t Ven, director Sales & Operations bij Mevi. ‘Het is zaak om de juiste partnerships in engineering te smeden.’ John Willems, sales director bij MTA: ‘Wij willen onze input leveren voor de tpd (technische productdocumentatie, red.). Liefst doen we al mee aan conceptuele verkenningen, om de systeemarchitectuur te verbinden met de industrialisatie. Dat kan voorkomen dat er dingen in de machine-architectuur worden vastgelegd die wij liever anders zouden zien, maar later niet meer kunnen veranderen. IAI’s uitdagingen in kostprijs, doorlooptijd en maakbaarheid van een order kunnen wij dan al de voorkant van het engineeringtraject adresseren. Dit zou voor IAI de next level in uitbesteden zijn.’
Challenge
Robert Manders, managing director van MTA, begrijpt de ‘koudwatervrees’ intern bij IAI wel. ‘Deze vorm van samenwerking vergt veel vertrouwen. Door voor het hybride model te kiezen krijg je je achterban beter mee.’ Koen In ’t Ven van Mevi: ‘Onze handen jeuken om mee te denken in engineering. Bij onze eerste orders voor IAI zagen wij al dingen die nog beter konden. IAI, ga de challenge aan.’ Bart Crols pakt de handschoen op: ‘Voorheen vergaten we naar andere afdelingen dan onze eigen engineering te luisteren en namen we kostprijs en leverbaarheid niet mee in onze ontwerpen. Intussen hebben we wel geleerd dat niet engineering, maar innovatie de hoofdmoot van ons werk is. Dus laten we proberen om meer engineering in de keten te leggen.’ Misschien kan het heel simpel beginnen, met de vraag van Jacco Colen, managing director van Mevi: ‘Gaan de engineers van IAI al op bezoek bij toeleveranciers?’ Tot nu toe mondjesmaat, moet Eric Peeraer bekennen. Manders haakt in: ‘Als jullie engineers bij ons drieën in de keuken komen kijken, raken de techneuten makkelijk met elkaar in gesprek.’ Mulders van AAE wil dit initiatief handen en voeten geven: ‘Wij willen wel de module die we aan IAI leveren met de hele groep bespreken, zodat engineers van alle partijen er samen naar kunnen kijken, om van elkaar te leren wat er beter kan.’
Robert Manders(rechts), managing director van MTA, begrijpt de ‘koudwatervrees’ intern bij IAI wel. ‘Deze vorm van samenwerking vergt veel vertrouwen. Door voor het hybride model te kiezen krijg je je achterban beter mee.’
Forecast
Naast de samenwerking in engineering is de opschaling van productie, en dan vooral de planning daarvan, het actuele knelpunt. Peeraer: ‘Met onze non-binding forecast willen we als IAI de supply chain duidelijkheid geven over toekomst. Hoe ervaren jullie dat?’ Koen In ’t Ven: ‘Bij onze eerste order voor IAI zat er gelijk druk op de levering. We hebben nog geen goede forecast ervaren; daar zouden ook onze toeleveranciers wel blij mee zijn. Wij willen zo’n forecast gebruiken voor scenarioplanning: wat moeten we doen als een bepaalde order valt? Moeten we bijvoorbeeld capaciteit in onze flexschil reserveren?’ Willems van MTA heeft begrip voor de dynamiek in de projecten van IAI. ‘Het zou al helpen te weten wat er in de pijplijn zit aan mogelijke orders.’ Zijn directeur, Robert Manders, bepleit verdere standaardisatie van de machines van IAI door ze zoveel mogelijk op te bouwen uit standaardcomponenten en -modules. Afzonderlijke orders behoeven dan minder engineering – orderverwerking wordt configureren – en componenten en modules kunnen, ontkoppeld van die orders, alvast worden besteld en geproduceerd. ‘Zolang alles nog projectmatig is, zijn er wel repeat-orders, maar is telkens weer 30 tot 60 procent redesign nodig. Meer configure-to-order zorgt voor meer flow in de productie en meer rust in de keten.’
Long-lead items
De grootste pijn zit nu bij de inkoop van long-lead time items, een groeiend probleem als gevolg van de wereldwijde industriële hausse. Voor bepaalde typen aandrijvingen en geleidingen bijvoorbeeld lopen de levertijden al maar op. Peeraer: ‘Onze supply chain manager Gil Heijmans (door Topinc gedetacheerd bij IAI, red.) inventariseert de knelpunten en zoekt naar een formule die werkbaar is voor iedereen.’ Leon Hol wil graag periodiek overleg over de knelpunten: ‘Het scheelt veel onrust als we alvast long-lead items kunnen bestellen voordat een order definitief valt.’ De financiering hoeft geen probleem te zijn, aldus Koen In ’t Ven en Jacco Colen van Mevi. ‘Eventuele extra kosten voor voorraad worden gecompenseerd doordat er minder noodsprongen nodig zijn als bepaalde items niet op tijd worden geleverd. Bovendien, het vertrouwen dat de machines, inclusief die long-lead items, worden afgenomen, is er wel. Het gaat juist om de planning van mensen, materialen en capaciteit.’ Daar zijn wel slimme modellen voor te bedenken, volgens Mulders. ‘Wat ik ook graag wil, is meer inzicht in de wondere wereld van IAI’s klanten, zodat wij gedoseerd risico kunnen nemen. De periode waarover die long-lead items uit voorraad worden afgeroepen mag best lang zijn, als er maar commitment is.’
Compliment
Over wederzijds commitment hebben de partners niet te klagen, illustreert Eric Peeraer. ‘We hebben onlangs de site acceptance test voor een grote order in de UK afgerond. We kregen lovende feedback van de klant, ook over de planning die we wisten te halen. Wij waarderen de open manier waarop we met jullie kunnen samenwerken. Onze groei was niet gelukt zonder jullie support. Complimenten voor onze partners en alle suppliers.’ Frank Mulders retourneert het compliment: ‘De wijze waarop jullie bij ons hebben verteld over jullie projecten en onze mensen in dat verhaal hebben meegenomen, zorgt ervoor dat zij met enthousiasme aan projecten voor IAI werken en bereid zijn een stap extra te zetten.’ Een mooi voorbeeld van ketenregie, noemt John Willems van MTA die UK order: ‘De uitdaging voor ons allen is nu om dat voor die grote US order en andere projecten een vervolg te geven.’
Supply chain partners
IAI (55 medewerkers) in Veldhoven is onderdeel van HID Global, a worldwide leader in trusted identity solutions. IAI is specialist in hightech laser- en inkjettoepassingen voor de beveiliging en personalisatie van paspoorten en ID-kaarten. Het bedrijf ontwikkelt en bouwt machines als de BookMaster One en Bookmaster Pro en de CardMaster One.
AAE in Helmond (330 medewerkers) bedient met de business lines Advanced Systems en Production Automation de markt voor low-volume, high-mix, high-tech machinebouw. AAE bestrijkt projectmanagement, (system) engineering en een breed palet aan fijnmechanische, mechatronische en cleanroom-competenties.
MTA in Helmond (circa 100 medewerkers) legt zich toe op de ontwikkeling en serieproductie van complexe mechatronische systemen. MTA positioneert zich als full-service system supplier gespecialiseerd in industrialisatie en smart customization.
Mevi in Helmond (115 medewerkers) verzorgt verspaning, werktuigbouwkundige engineering en machine- en apparatenbouw en kan klanten ondersteunen van conceptontwikkeling en engineering tot implementatie en inbedrijfstelling.
Topinc in Eindhoven (?? medewerkers) helpt bedrijven uit manufacturing, high-tech, construction en offshore bij het organiseren en verbeteren van hun supply chain.
Tools voor nauwere engineering-samenwerking
IAI is met supply chain partners in gesprek over nauwere samenwerking in engineering en verdere productstandaardisatie. De tools voor collaborative engineering en beheer van modulair opgebouwde productfamilies heeft het al in huis, meldt Hugo Botter, managing director van PLM Xpert. Hij doelt op Product Lifecycle Management (PLM), waarvoor IAI het systeem PRO.FILE in gebruik heeft genomen. PLM Xpert, het PRO.FILE Competence Center voor de Benelux, fungeerde daarbij als implementatiepartner. ‘Dit is het digitaliseringsplatform voor het beheren van alle productdata in een single source om de technische productdocumentatie, tpd, goed onder controle te houden.’ Vanuit deze product data backbone kan de tpd beheerst en correct met de supply chain worden gedeeld. Bovendien is PRO.FILE bij IAI geïntegreerd met het ERP-systeem ISAH, waardoor in de werkvoorbereiding, productie en inkoop IAI en zijn ketenpartners nauw met elkaar zijn verbonden. Long-lead items en standaardmodules kunnen daarmee snel vanuit engineering worden gereleast ten behoeve van de supply chain.
Hugo Botter, managing director PLM Xpert: ‘Samenwerking eerst organiseren, dan automatiseren met PLM.’
Nu er de wens (noodzaak) is om intensiever met elkaar samen te werken, is het een kwestie van bepalen hoe IAI dat gaat inrichten, aldus Botter. ‘Eerst organiseren, dan automatiseren. Zo kan je het proces bijvoorbeeld serieel inrichten.’ In dat geval geeft IAI suppliers toegang tot de tpd, zodat zij met verbetervoorstellen kunnen komen. ‘Maar ze kunnen ook meteen met concurrent engineering aan de slag, waarbij ze in één team samen aan dezelfde tpd werken. PRO.FILE biedt daarvoor de check-in/check-out- en locking-mogelijkheden, alsmede de workflow en processen voor het sturen en beheren van de data en de milestones in projecten om zodoende change-processen onder controle te houden. Autorisaties, voor toegang tot bepaalde data in een lifecyclestadium, zijn in PRO.FILE eenvoudig in te stellen.’ De kracht van het pakket is volgens Botter dat het eenvoudig is aan te passen, aan voortschrijdend inzicht en veranderende procedures bij IAI of in de supply chain. Het is vooral een kwestie van configureren en dat kan de gebruiker zelf doen, waarbij PLM Xpert kan ondersteunen met kennis en advies. Dergelijke aanpassingen duren eerder dagen dan maanden, met beperkte softwareaanpassingen. PRO.FILE is daarin heel erg open en flexibel voor de gebruiker.’
