Teamleiders zijn goed in hun vak, maar het managen moeten ze vaak nog leren. KSL Solutions in Huizen heeft een methode ontwikkeld om juist deze groep leidinggevenden te leren hoe ze hun afdeling beter kunnen laten functioneren: in kleine stapjes en met veel herhaling. Het is een succesvolle methode, waarin wekelijks contact centraal staat. Toch was juist persoonlijk contact de afgelopen tijd niet mogelijk. Daarom heeft KSL de lockdownperiode benut voor de ontwikkeling van een online versie, die sinds maart live is.
KSL Solutions is de markt op met online versie succesvol jaarprogramma
Als er een nieuwe teamleider of voorman gevonden moet worden, kiezen veel maakbedrijven de beste vakman binnen het team of de afdeling. Hij is immers degene die het snij-, frees- of laswerk tot in de puntjes beheerst, die alle machines door en door kent en exact weet hoe hij kleine storingen oplost. Maar – heel vaak – is dat niet meteen de persoon die een afdeling efficiënter kan laten draaien, die zijn mensen zo kan managen dat de output hoger wordt. Het zijn veelal, zo heeft René Kindervater in zijn vijftien jaar praktijkervaring gemerkt, mensen die graag vasthouden aan de manier van werken die ze zelf gewoon zijn. Die – vanzelfsprekend – blij zijn met de promotie, maar zich eigenlijk het liefst toeleggen op waar ze goed in zijn: snijden, frezen of lassen. Het leidinggeven aan mensen, om die hun werk goed en steeds beter te laten doen, is een kwaliteit die ontwikkeld moet worden. KSL Solutions, waarvan Kindervater dga is, helpt ze daarbij.
Elke week langs
KSL Solutions is een consultancybureau dat maakbedrijven helpt met het ontwikkelen van de operationele strategie en het implementeren daarvan, met instrumenten als data-analytics, procesverbetering en sociale innovatie. Het ondersteunen van teamleiders, om leidinggevenden te worden van steeds beter functionerende teams, valt onder die laatste twee noemers. KSL heeft dat werk inmiddels gedaan voor een lange lijst van industriële bedrijven. Toch hanteert Kindervater tijdens het gesprek graag VD Leegte Metaal en acht andere VDL-bedrijven als voorbeeld van organisaties waar KSL verbeterprojecten heeft gedraaid.
Belangrijk in het begeleiden van teamleiders is dat de overdracht van inzicht en vaardigheden in kleine stapjes gebeurt. Kindervater en zijn (zeven) KSL-collega’s gaan daarom elke week bij ze langs. ‘Bij VD Leegte Metaal – de bakermat van VDL Groep – begeleidde ik op een gegeven moment acht teamleiders. Dan heb ik met elk van hen elke week een gesprek van een uur.’
Leren zien
Les 1 is het leren zien van de ‘rode activiteiten’. Activiteiten, zo maakt Kindervater duidelijk, die voor de klant geen toegevoegde waarde opleveren, maar wel tijd kosten. En dat kan alles zijn: van iets kleins als het elke dag weer opzij moeten schuiven van een prullenbak die de schoonmaker de avond ervoor half op het rijpad van de heftruck heeft gezet, tot het moeten zoeken van een stuk gereedschap of onderdelen die onmisbaar zijn voor het werk. ‘In eerste instantie hebben veel teamleiders het idee dat er nauwelijks wat te verbeteren valt. “Iedereen werkt toch keihard?” Maar bij VD Leegte Metaal hadden we op een gegeven moment in de verschillende teams in totaal duizend verbeterpunten. Door die aan te pakken hebben we inmiddels een forse efficiencyverbetering gerealiseerd’, meldt Kindervater trots.
Oplossingen
Hoe die rode activiteiten uit te bannen, in casu die verbeteringen te realiseren, is het onderwerp van les 2. ‘Natuurlijk heb ik na vijftien jaar heel veel rode activiteiten gezien en al snel ideeën hoe ze zouden kunnen worden aangepakt, maar ik geef de teamleiders alle ruimte om zelf met oplossingen te komen.’ Om bijvoorbeeld het zoeken naar gereedschap te voorkomen, is het werken met een bord waarop alle tools een plek krijgen een geëigend middel: waar wat thuis hoort valt af te lezen aan een label en een ‘schaduw’ in de vorm van het gereedschap. ‘Dat kan gecombineerd worden met de afspraak dat de gebruiker een kaartje met zijn naam op de lege plek hangt, en dat aan het eind van elke dag alles weer op zijn plaats is.’
‘In eerste instantie hebben veel teamleiders het idee dat er nauwelijks wat te verbeteren valt’
Kleine stapjes
Vervolgens – in les 3 – komt het erop aan dat de teamleider en zijn medewerkers zich ook aan die afspraken houden, en dat blijvend. Juist voor het borgen van een nieuwe manier van werken is de wekelijkse contactfrequentie van groot belang, maakt Kindervater duidelijk. ‘De teamleiders krijgen elke week een les om aan te werken. Vervolgens wordt in het gesprek nagegaan of een afspraak is nagekomen en zo nee, waarom niet. Wat heeft hij nodig om wel zover te komen? Kleine stapjes dus. Op die manier neemt de teamleider ook makkelijker zijn eigen mensen mee, in kleine stapjes. Zo kan elke dag zichtbaar worden gemaakt dat er wat is gebeurd, dat er verbeterd is. Met veel ruimte voor reflectie en eigen ideeën, want de efficiencyverhoging moet ervaren worden als het werk van het hele team.’
Online jaarprogramma
Zo werkten Kindervater en zijn collega’s in korte, maar wel wekelijkse en persoonlijke sessies met de teamleiders aan het elimineren van rode activiteiten, zodat er uiteindelijk alleen ‘groene’ – productieve – overblijven. Maar toen brak de coronapandemie uit en was het met die persoonlijke manier van communiceren ineens gedaan. Gelukkig had Kindervater de KSL-manier van begeleiden een jaar eerder tot in detail uitgewerkt in een script. Dat vormde de basis voor het online Teamleiderjaarprogramma waaraan KSL tijdens de lockdown hard heeft gewerkt.
Veel tijd is gaan zitten in het opnemen van een groot aantal korte filmpjes. ‘Bijvoorbeeld over de verspillingen die in veel maakbedrijven voorkomen. Maar ook over wat je kunt doen om medewerkers die vasthouden aan de oude manier van werken toch in beweging te krijgen. En waarom video’s? Onze doelgroep bekijkt nu eenmaal liever een filmpje dan dat ze een hoofdstuk uit een lesboek lezen.’ Het basisprogramma is opgedeeld in vier blokken van elf weken; 44 weken per jaar. ‘Het complete programma kost deelnemers dus niet meer dan 50 uur theorie per jaar.’
Live gegaan
In maart is het programma live gegaan en inmiddels zijn diverse industriële bedrijven ermee aan de gang, waaronder de IJB Groep, Timmerfabriek Neede en VD Leegte Metaal.
Omgaan met weerstand en de waan van de dag
Lees Link magazine digitaal of vraag een exemplaar op: mireille.vanginkel@linkmagazine.nl’
Het Teamleiderjaarprogramma is speciaal samengesteld voor teamleiders in de maak- en procesindustrie en de logistiek. Leidinggevenden die typisch zijn doorgegroeid vanaf de werkvloer en die nu moeten communiceren met leveranciers, klanten, directie en – bovenal – het eigen team. Het programma bestaat uit 44 modules die gegeven worden in vier blokken van elk elf weken, gericht op het vinden van de juiste balans tussen het continu uitvoeren van verbeteractiviteiten en de waan van de dag. Ook het omgaan met weerstand is een belangrijk aandachtspunt. Het borgen van de stof gebeurt door herhaling. Zo kan een teamleider worden gevraagd een foto te maken van het volledig ingerichte gereedschapsbord of whiteboard. Na zes weken wordt hem dat weer gevraagd, als reminder…
Het jaarprogramma wordt in drie vormen aangeboden. De eerste is ‘Forum’, waarin de teamleiders over hun vragen of opmerkingen over het online lesmateriaal kunnen chatten met de KSL-coaches. De tweede vorm is ‘Online begeleiding’, met virtuele klassen waarin maximaal tien deelnemers van diverse bedrijven zich maandelijks verzamelen om over hun vragen en ervaringen van gedachten te wisselen. En – post-corona – de derde en persoonlijke vorm is ‘On-site’. René Kindervater van KSL Solutions: ‘Als er in een bedrijf vier of meer teamleiders het programma volgen komen we maandelijks op bezoek.’ Verder is er, na het basisjaar, ruimte voor ‘verdieping’ met het aanleren van verbetertechnieken Lean, Six Sigma of Total Productive Maintenance. En dat naar keuze, afhankelijk van het type bedrijf waarin de deelnemer werkzaam is.
