The devil is in the detail. Grote problemen zitten soms in een klein hoekje. Daar kunnen ze in Almere over meepraten. De overstap op een nieuw IT-systeem ging bij technische groothandel Jeveka niet altijd even soepel. Directeuren Adriaan en Stephanie Veltkamp blikken in alle openheid terug. ‘Als je alle uitdagingen tijdens zo’n traject degelijk wilt aanpakken, heb je een dubbel bedrijf nodig.’
‘We moeten geen mooi weer spelen als we tegen obstakels aanlopen’
Adriaan Veltkamp
Jeveka was er klaar voor, net als de markt en de medewerkers. Oftewel: alle lichten stonden op groen om over te stappen naar een nieuw, bedrijfsbreed IT-systeem inclusief cloud computing, website en webshop. De technische groothandel in bevestigingsartikelen en aanverwante gereedschappen draaide zo langzamerhand op een verouderd pakket, met zeer veel maatwerk. ‘Van oudsher zijn we een goed geautomatiseerd bedrijf. Vooral intern, maar ook extern’, vertellen Adriaan en Stephanie Veltkamp, de directeur-eigenaren van het bedrijf en kleinkinderen van oprichter Joop Veltkamp. ‘Maar we hadden een weinig courant systeem, waarin we alle noodzakelijke wijzigingen en veranderingen elke keer zelf moesten doorvoeren. Dat was omslachtig en kostbaar. Bovendien waren externe koppelingen op z’n zachtst gezegd complex. En daar waren we op een bepaald moment wel klaar mee.’
Servet-tafellaken
Daarom werd in 2018 besloten om over te stappen op de cloud en tegelijkertijd de website en webshop grondig te vernieuwen. Een grote uitdaging en tevens een forse investering. Broer en zus Veltkamp vertellen hoe dat in zijn werk ging. Waarvoor werd gekozen, waar ze tegenaan liepen en wat de toegevoegde waarde van het nieuwe platform is. Ook benoemen ze de hobbels. Dat is niet gebruikelijk, weten ze. ‘We moeten tegenover onze klanten geen mooi weer spelen als we midden in een IT-transitie tegen obstakels aanlopen. Dan moet je geen succesverhalen vertellen. De klanten zagen en merkten zelf ook hoe het hier ging. Die succesverhalen komen wel weer.’
‘Zorg voor een flexibele schil met extra mensen bij het overstappen’
Het traject verliep niet altijd even soepel. Dat had onder andere te maken met de aard en omvang van Jeveka. ‘Als bedrijf zijn we klein, maar als business groot’, zegt Adriaan Veltkamp. ‘We hebben zo’n honderd medewerkers, maar werken wel met heel veel verschillende producten, klanten en leveranciers. Daardoor waren we te klein voor de uitgebreide versies en onze wensen te groot voor de kleine versies.’ Door dat servet-tafellakenverhaal vielen de standaardleveranciers van de ‘grote pakketten’, zoals SAP en Oracle, af. En boden de kleinere pakketten weer te weinig mogelijkheden.
Bedrijfsbreed cloudplatform
De zoektocht van externe partijen, collega’s en medewerkers leek in eerste instantie weinig op te leveren. Tot de directeuren tijdens de uitreiking van de DISCA Awards 2018 van Link Magazine toevallig in gesprek kwamen met een vertegenwoordiger van IT-bedrijf Pulse. Deze innovatieve businesspartner maakt bedrijven binnen de industrie toekomstbestendig, gebruikmakend van het Microsoft Dynamics 365-platform. ‘Een belangrijke reden van onze keuze om met Pulse samen te werken, is hun specifieke branchekennis van de industriële markt waarin wij opereren.’ Het eerste gesprek smaakte naar meer en uiteindelijk besloot Jeveka onder leiding van Pulse de overstap te maken naar Dynamics 365 Finance en Operations: een bedrijfsbreed cloudplatform, waarmee bij Jeveka het geheel van ERP, Finance, HR, Business Intelligence en de webshop geïntegreerd zou functioneren.
Stephanie Veltkamp. Foto: Jeveka
Niet scherp genoeg
Dat klonk veelbelovend. En hoe gaat dat dan? Er komt een plan van aanpak, er wordt een projectteam opgetuigd en er worden key users aangewezen. Een team van consultants, projectleiders en een scrummaster zou het gehele proces begeleiden. Daar ging het voor het eerst niet helemaal goed, zegt Stephanie Veltkamp. ‘De key users moesten uittesten en meedenken: hoe moet het IT-systeem nu daadwerkelijk ontworpen worden om voor Jeveka optimaal te draaien? Waar moet het wat precies kunnen? En wat zijn daarvan dan de gevolgen? Daar zijn we zelf niet scherp genoeg op geweest. Het was ons onvoldoende duidelijk dat de key users meer moesten doen dan alleen maar testen, ze moesten ook op abstract niveau kunnen nadenken over de consequenties van een keuze. En dat bleek niet altijd voldoende het geval.’
Het leidde ertoe dat verschillende key users vervangen moesten worden of zelf uitstapten. Wat niet alleen zorgde voor vertraging, maar ook voor onrust intern. ‘Dat was niet echt fijn om mee te maken’, zegt Stephanie Veltkamp. ‘Voor geen van de partijen. Bovendien moesten we weer nieuwe key users inwerken; dat kostte natuurlijk ook weer tijd.’
Leerproces
De gang van zaken rondom de key users was een leerproces, zegt Adriaan Veltkamp. ‘We merkten dat we er continu bovenop moesten zitten. Steeds scherp hebben wat er gebeurt en wat we daarmee moeten.’ En dat gold in de loop van de maanden voor meer dingen. ‘De complexiteit van de processen maakte het soms lastig in te schatten of een bepaalde functionaliteit wel of niet toegepast kon worden. En vooral wánneer in het traject. We hadden bijvoorbeeld afgesproken de mogelijkheid om de klant vooruit te laten betalen achteraf te implementeren. Later bleek dat we dit beter op voorhand had kunnen doen.’
Zo werden broer en zus naar eigen zeggen ‘steeds dieper de details in getrokken’. En die bleken elke keer ingewikkelder dan gezegd en verwacht. ‘Voor elk detail moesten we weer een oplossing bedenken. Het probleem was dat er geen eenduidige antwoorden waren en elke keer zoveel uitzonderingen op de regel. Die details maakten het lastig en zorgden voor oponthoud. Daar hebben we ons echt op verkeken.’
Veel communicatie
Daar komt nog bij dat het bedrijf gewoon doordraaide – en zelfs groeide. ‘Dat wil zeggen: honderden orders en duizend regels per dag verwerken, onze dagelijkse business.’ Heeft de klant er wat van gemerkt? Ja, zeggen de twee directeuren eenduidig. ‘Er was gelukkig veel begrip en in veruit de meeste gevallen hebben we gewoon geleverd, maar er waren zeker problemen. Zoals klanten die onbedoeld creditnota’s en aanmaningen kregen of orders die niet op tijd werden geleverd. Daar hebben we veel over moeten communiceren. En we snappen dat klanten hebben geklaagd over “onze smoezen”, zoals ze het hebben genoemd.’
Had het achteraf anders gekund? Adriaan Veltkamp betwijfelt het. ‘Als je zonder problemen wilt overstappen, moet je je nieuwe systeem proefdraaien met een dubbel bedrijf. Je gewone bedrijf om klanten te bedienen en een tweede bedrijf om het nieuwe systeem te testen. Maar dat kan natuurlijk niet.’
Lees Link magazine digitaal of vraag een exemplaar op: mireille.vanginkel@linkmagazine.nl
Als Stephanie één les heeft geleerd, gaat die over capaciteit: ‘Zorg voor een flexibele schil met extra mensen bij het overstappen. Wij hadden op zeker moment wel 20 procent overcapaciteit om alles in goede banen te leiden.’
Schaalbaar systeem
Sinds november 2020 draait Jeveka op een nieuw, schaalbaar cloudplatform dat de groeiplannen ondersteunt en het mogelijk maakt om mee te gaan met updates en nieuwe functionaliteiten. Doordat maatwerk is teruggebracht, is het nieuwe systeem beter te beheren en toekomstbestendiger. Het draait goed, bevestigen Adriaan en Stephanie Veltkamp. ‘Hiermee kunnen we de komende jaren zeker vooruit. En dit voorjaar worden er nieuwe functionaliteiten toegevoegd; het systeem is eenvoudig uit te breiden. Zo kan het meegroeien met het bedrijf en onze klanten. En dat was een belangrijke wens en voorwaarde.’
