‘Voorraad is verleden tijd’, zo luidt al jaren de mantra van fabrikanten. Zij willen op order van klanten produceren en verwachten just-in-time belevering van hun toeleveranciers. Want voorraad – ingangsmaterialen, eindproducten – kost geld, neemt ruimte in beslag en kan ‘over de datum gaan’. Voorheen bood de eigen voorraad zekerheid, nu moet de toeleverancier levering kunnen garanderen, ook bij een sterk fluctuerende vraag. En dat lukt die supplier alleen met hulp van… voorraad. Plaatwerkleverancier Goma bouwt er een nieuw magazijn voor en probeert greep te krijgen op de prognoses van klanten.
De onvoorspelbare klant voorspelbaar maken
Goma in Hengelo (Gld) is gespecialiseerd in productie en assemblage van hoogwaardig plaatwerk zoals behuizingen en omkastingen voor machines en apparaten in diverse markten. Het sterk groeiende bedrijf (160 medewerkers) leverde veel aan de bouwsector, maar neemt daar langzaam afscheid van. Directeur Foppe Atema. ‘De laatste vijf jaar zijn we een andere fabriek geworden. We leveren nu meer direct aan de ‘baan’, waar klanten hun producten assembleren. Op afroep, wekelijks maar soms ook wel elke dag. Dat geeft een andere orderstroom dan de schokgolven die je bij het projectmatige in de bouw hebt.’
Prognoseklanten
‘We hebben steeds meer prognoseklanten’, verklaart Atema. Hij duidt op de prognose, of forecast, die deze klanten wekelijks afgeven voor de orders die zij – gefaseerd per week – verwachten te plaatsen in de komende periode (van een maand of drie). Deze werkwijze is al zo ingeburgerd dat de prognose voor de eerstkomende week als order wordt verwerkt, zonder dat er nog een expliciete inkooporder komt. Voor daarna is de prognose echter vrijblijvend, illustreert Atema. ‘Vandaag hoorde ik dat we een bepaald artikel niet op tijd kunnen leveren. Wat blijkt, de orders van de klant lopen anderhalve week voor op zijn prognose, terwijl we een buffervoorraad van slechts een week hebben. Een andere klant had vijf maanden achtereen overgeprognosticeerd en in juni opeens ondergeprognosticeerd. Dat gaat een tijdje goed, maar dan raakt de buffer, of veiligheidsvoorraad, leeg. Die hebben we altijd nodig om vraagfluctuaties bij de klant op te vangen, maar ook haperingen in de aanvoer bij ons. Denk aan ruwe materialen die niet goed zijn besteld, een machine die het even laat afweten, of een bepaalde vakman die ziek is. Die voorraad is ook strategisch, voor als zich een echte calamiteit voordoet, zoals een machine die langere tijd eruitligt.’
Voorspelkwaliteit
De hamvraag is hoe groot die veiligheidsvoorraad moet zijn: groot genoeg om verstoringen op te vangen, zo klein mogelijk met het oog op kapitaal- en ruimtebeslag. Goma bepaalt dat proefondervindelijk, op basis van kennis van de eigen processen en de kwaliteit van de klantprognose. ‘We worden nog regelmatig verrast door grote afwijkingen ten opzichte van de vorige opgave. Nu ontwikkelen we instrumenten om het verloop te leren interpreteren. Met de big data van al die prognoses willen we het gedrag van klanten bestuderen en kennis opdoen van hun voorspelkwaliteit. Een klant blijkt bijvoorbeeld altijd twintig, dertig procent te veel te prognosticeren ten opzichte van de afgegeven orders. De ene inkoper of planner interpreteert gegevens anders dan de andere en communiceert daarover ook anders. Je kunt het soms in de prognoses zien als er bij de klant een mutatie is geweest. In principe wordt de binnenkomende prognose automatisch overgezet naar planning en shopfloor control, maar soms moeten we er eerst met een paar mensen naar kijken om eventueel een nieuwe bufferomvang te bepalen.’
Geen samenwerking
Klanten worstelen natuurlijk ook met deze prognoseproblematiek, maar van samenwerking tussen klant en leverancier is op dit punt geen sprake, verklaart Atema. ‘De klant doet marktanalyses en daar zou ik best willen meekijken, maar wij staan op afstand. In de prognoses die hij ons geeft, zit al heel veel bewerking en interpretatie. Hij kan dingen zien aankomen, bijvoorbeeld dat een bepaald product goed aanslaat of dat er meer vraag komt door een actie, maar dat krijgen wij niet meteen mee. Op hun beurt hebben klanten vaak te maken met dealers die zelf hun marktinterpretatie hebben of vanwege taakstellingen en bonuskortingen lang te hoge prognoses blijven afgeven, totdat de bom klapt en ze met hun vraag achterblijven. Dan blijkt er lucht in hun vraag en zit de hele keten ermee.’
Ketenintegratie
Robert Plasman, businessconsultant bij Isah, leverancier van de ERP die Goma voor z’n productieplanning gebruikt, herkent de worsteling van bedrijven met de prognoses van hun klanten. ‘Wij zien dat toeleveranciers soms beter dan hun klanten het vraagverloop in de gaten hebben.’ De software van Isah helpt er greep op te krijgen. ‘Die kan de onderinname en prognose naast elkaar zetten en de verschillen visueel maken.’ Ook bij het voorraadbeheer helpt Isah, met Mobile Logistics, dat onder meer het scannen van qr-codes op producten faciliteert. De aankomende ERP-release biedt weer volgende stappen in ketenintegratie, meldt Plasman. ‘We verwerken daarin de eerste resultaten van het Smart Industry fieldlab Smart Connected Supplier Network voor het uitwisselen van gegevens tussen verschillende systemen met een uniforme taal zodat niet telkens een vertaling nodig is. En we breiden de mogelijkheden uit voor het online uitwisselen van documenten en plannings- en voortgangsinformatie. Engineers van de klant kunnen daarmee bijvoorbeeld zien wat bij toeleveranciers de logistieke consequenties zijn van ontwerpwijzigingen in al voor productie vrijgegeven modules.’
Foppe Atema is geïnteresseerd in de nieuwe mogelijkheden, maar sceptisch over de online informatie-uitwisseling. ‘Ik heb ervaring met een klant die meekijkt. Er was nooit een noodsituatie, maar op elke afwijking die hij zag kwam hij meteen in actie. Zo waren we erg druk met elkaar, we werden er nerveus van. Het heeft een jaar geduurd voordat de klant inzag dat dit ons pakkie-an was en hij er niet bovenop moest gaan zitten.’ In de praktijk was er eigenlijk altijd al communicatie over de voortgang van orders, reageert Robert Plasman. ‘Maar het kostte veel meer tijd om de informatie beschikbaar te krijgen en te delen met de andere partijen in de toeleverketen. Deze informatie was dan snel achterhaald, waardoor onterecht het beeld kon ontstaan dat er sprake was van een ‘noodsituatie’. Het doel van het Smart Industry fieldlab is om gemakkelijker en dus sneller te communiceren en informatie te delen.’
Leverbetrouwbaarheid
Alle inspanningen betalen zich al wel uit, meldt Foppe Atema tot slot vergenoegd. ‘Dit eerste halfjaar halen we 99 procent leverbetrouwbaarheid. Daarvoor is de voorraad verschoven naar ons, dat klopt, maar in de keten als geheel is die wel verminderd. Vroeger lag er voorraad bij de klant én de toeleverancier, want je wist maar nooit. Met mekaar zijn we wel betrouwbaarder geworden. En ja, uiteindelijk betaalt de klant voor die voorraad bij ons. In de huidige tijd, met zoveel werk, is het belangrijker dat hij op tijd wordt beleverd dan dat hij de laatste cent uit de prijs haalt. Alle dingen zijn belangrijk, maar sommige dingen – de leverbetrouwbaarheid – belangrijker dan andere.’
Bouwen en slopen
Om de groei bij prognoseklanten – met alle voorraad van dien – op te vangen, wil Goma uitbreiden met een nieuwe magazijnruimte, goed voor twintig, dertig extra banen. De gemeente Bronckhorst wil meewerken, maar eist wel een ‘tegenprestatie’. Als niet-agrarische activiteit gevestigd in het buitengebied, moet Goma voor de 7.000 m2 nieuwbouw in de gemeente gebouwen (bijvoorbeeld agrarische opstallen) laten slopen. ‘In totaal 14.000 m2, verschrikkelijk veel’, zegt directeur Atema. ‘We hebben het inmiddels kunnen afzwakken, maar hadden verwacht dat de gemeente vriendelijker zou zijn voor een grote werkgever als Goma. We doen ons best, maar dit is wel beleid over de rug van ondernemers.’ Atema gaat begin volgend jaar met pensioen, het bedrijf moet door.
Cybersecurity
Informatiedelen via internet vraagt om cybersecurity, heeft Foppe Atema inmiddels ondervonden. Machines kunnen bijvoorbeeld worden gehackt; het overkwam Goma door een ransomware-aanval. ‘Een paar gates die even te lang openstonden en een medewerker die op een verkeerde link in een mailtje klikte. Verder hadden we intern alles goed op slot; we hoefden alleen de machinebesturing opnieuw te installeren en hebben geen bitcoins betaald. Natuurlijk vervelend dat er kantbanken hebben stilgestaan. Ook dit is een interne verstoring waarvoor je buffervoorraad nodig hebt.’
