Al in het begin van de jaren negentig van de vorige eeuw gebruikte GEA een configurator om de productie van industriële compressoren te stroomlijnen. Met de nieuwste versie van Sofon is een kwart eeuw later de foutmarge verder teruggedrongen en zijn onderhoud en service geïntegreerd.
Van werkvoorbereiden naar innoveren en van offreren naar acquireren
Grofweg 1.000 industriële compressoren voor koelinstallaties produceert GEA (in Den Bosch beter bekend als Grasso, nu onderdeel van een Duitse multinational met ruim 18.000 werknemers en een omzet van 4,6 miljard euro) jaarlijks. En hoewel deze industriële machines, het hart van elke koelinstallatie, soms veel op elkaar lijken, zijn er geen twee hetzelfde. ‘We hebben veeleisende klanten in verschillende branches’, legt ict-manager Kees Klerx uit. ‘Onze compressoren worden gebruikt in slachthuizen, schaatshallen, brouwerijen, voedselfabrieken en op alle andere plekken waar gespecialiseerde en intensieve koeling gevraagd is, zoals bij CO2– en warmtepomptoepassingen. Ingewikkelde apparaten, niet te vergelijken met het eenvoudige compressortje thuis in de koelkast of diepvriezer. Die worden in grote series gemaakt, vrijwel allemaal hetzelfde. Wij maken industriële zuigercompressoren, met honderden verschillende componenten: motoren, diverse varianten van koudemiddelen, kleppen, druksensoren, temperatuursensoren, pressostaten, manometers, carterverwarmingen, olieafscheiders, frames, besturingen en tientallen andere componenten. Elke compressor wordt op maat gebouwd om aan de klantspecifieke voorwaarden te voldoen.’
Variaties en complicaties
De variaties zijn schier eindeloos. ‘Tien tot de macht vijftig, zo ongeveer. Ook omdat we aan contractors leveren die de compressor weer inbouwen in een compleet koelsysteem. Dan zit je weer met afwijkende maten, eisen en zelfs kleuren. Wil je met zo’n productengamma nog efficiënt produceren, dan moet je verregaand automatiseren.’ Dat besef was er al in 1990, toen Kees Klerx met bescheiden externe it-hulp zelf een configurator bouwde. Met een beetje goede wil te vergelijken met de configuratoren zoals we die gebruiken om op de website van een autofabrikant de gewenste auto samen te stellen uit de verschillende beschikbare uitvoeringen en accessoires. ‘Ja, maar onze configurator was er voor eigen gebruik. Een database met daarin alle beschikbare componenten en onderdelen. Hiermee konden onze verkopers zonder overleg met onze engineers een gedetailleerde foutloze, complete en maakbare offerte samenstellen. Na goedkeuring diende de uitvoer als basis voor de bouwtekening in CAD en de stuklijsten in ERP. Uit het magazijn werden de verschillende onderdelen verzameld en vervolgens werd de compressor respectievelijk het aggregaat in de fabriek gebouwd.’
‘De doorlooptijd van orderinname tot aanvang productie is teruggebracht van negentien naar drie dagen.’
Op zich een prima werkmethode, maar het was toch behelpen. Ook na twee aangepaste versies. Zo waren er complicaties met de koppeling aan het ERP-systeem en bleek het vaak lastig om nieuwe componenten en variaties te verwerken. Ook het tegelijkertijd plannen en produceren van compressoren bleek in de praktijk moeilijk. ‘In 2008 kwamen we via zusterbedrijf Goedhart, producent van koelers en verdampers, in contact met de deskundigen van Sofon’, vervolgt Kees Klerx. ‘Zij hadden een standaardprogramma ontwikkeld dat helemaal was ingericht op het configureren van een apparaat of machine, hoe groot of klein ook. Wat ons erg aansprak was de eenvoud. Je hebt er geen it-kennis voor nodig of speciale ondersteuning. Het programma maakt moeiteloos de koppeling met het eigen ERP-systeem. De verkoper stelt aan de hand van de klantspecificaties de offerte op, koppelt terug en na goedkeuring wordt de compressor in CAD gegenereerd en kunnen productie, logistiek en inkoop aan de slag.’
Kostenbesparing en doorlooptijdverkorting
Ingebruikname volgde in 2009, net nadat GEA een nieuw ERP-systeem had geïmplementeerd. Nu, zeven jaar later, zweert de Duitse moeder van het Bossche bedrijf bij de configurator. ‘We hebben het nog niet zo lang geleden uitgerekend: in vergelijking met de situatie van voor 1990 besparen we op jaarbasis 18 fte’s. Natuurlijk hadden we met onze eigen software al vooruitgang geboekt, maar met Sofon zijn onze engineers en werkvoorbereiders veel minder tijd kwijt. Tijd die ze nu kunnen besteden aan innovaties en verbeteringen. Onze verkopers besteden nu slechts een kwart van hun uren aan een offerte, waardoor zij weer meer ruimte hebben voor acquisitie.’
Een minder goed meetbare winst is de teruggedrongen foutmarge. ‘Onze systemen, onder de noemer Sofon Guided Solutions, zijn zo ingericht dat elke aanpassing of verandering meteen wordt verwerkt’, verklaart Bert de Vries, manager sales bij Sofon. ‘Nieuwe onderdelen en wijzigingen door engineering worden opgeslagen in de database. Eerdere complicaties of fouten zijn verwerkt. Elke opdracht voor een compressor gaat door de configurator. Ook als het gaat om bestaande klanten of compressoren die eerder geleverd zijn.’
Klopt, zegt Kees Klerx. ‘Met behulp van de configurator wordt het productieproces aangestuurd door middel van documenten welke Sofon genereert. De monteurs krijgen exacte, gerichte instructies. Dat past in onze strategie van lean produceren. Daarmee wordt de productietijd verkort en is er beduidend minder kansen op fouten en het helpt ons in ons streven naar first time right. Een eerder gemaakte fout wordt een tweede keer voorkomen. Wijzigingen van onze engineers zijn meteen zichtbaar. We houden elke ochtend op elke afdeling (kantoor, productie, logistiek) een shopfloor-overleg waar we de orderinname, dagproductie, et cetera, doornemen. Iedereen beschikt over dezelfde actuele informatie, alles is transparant. Er worden weinig tot geen fouten gemaakt. We leveren ook sneller. De doorlooptijd van orderinname tot aanvang productie is teruggebracht van negentien naar drie dagen. Deze software maakt het mogelijk. We leveren maatwerk met standaardsoftware die moeiteloos combineert met ons eigen ERP.’
‘We kunnen nu ook een vrij exacte berekening maken van de onderhoudskosten’
Service
Nog een toegevoegde waarde in de oplossing van Sofon is het inzicht in onderhoud en service. ‘Met de invoering van verschillende parameters kunnen we nu ook een vrij exacte berekening maken van de onderhoudskosten van de compressoren’, aldus Kees Klerx. ‘Normaal gesproken is er een standaardonderhoudsschema, maar op basis van bedrijfsuren en condities kun je service beter plannen. Dat geldt eveneens voor de contractors die onze apparatuur gebruiken. Interessant, want ook in de wereld van koelinstallaties gaat het tegenwoordig om total cost of ownership, om langjarige onderhoudscontracten. De contractors kunnen zo meer concurrerende prijzen neerleggen en beter plannen.’ Bij GEA is de configurator van Sofon al zeven jaar een vaste waarde. Uiteraard zijn er regelmatig updates en aanpassingen, bevestigt Bert de Vries. ‘In principe merken onze klanten dat niet. Wij willen met onze software rust brengen in organisaties.’
