Veel bedrijven moeten vanaf 2025 niet alleen hun financiële informatie rapporteren, maar ook over sociale en klimaatonderwerpen. Dat is de strekking van de Europese Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD). Royal Reesink is daar al enige tijd mee bezig.
‘Mensen zijn op zoek naar gereedschap om dit goed te doen’
De CSRD geldt voor bedrijven die aan twee van drie criteria voldoen: een omzet hoger dan 50 miljoen euro per jaar, een balanstotaal van meer dan 25 miljoen euro of meer dan 250 werknemers. Voor deze bedrijven geldt dat zij vanaf boekjaar 2025 of 2026 moeten rapporteren over duurzaamheidsonderwerpen, in de brede zin van het woord.
‘Maar je ziet natuurlijk een enorm trickle down-effect in de waardeketen’, zegt Leo Smit, oprichter en directeur van SmartTrackers. Dit bedrijf, onderdeel van Visma, maakt software die organisaties helpt bij duurzaamheidsrapportages. ‘Wij hebben nu al veel klanten die niet CSRD-plichtig zijn, maar bijvoorbeeld wel hun CO2-uitstoot en reductieprogramma moeten overleggen omdat hun klanten wel een rapportageplicht hebben. De verwachting is dat het nieuwe normaal wordt dat je naast je financiële resultaten in ieder geval gedeeltelijke CSRD-datapunten gaat geven.’
Als je dit een beetje fatsoenlijk wil doen, moet het een centraal onderdeel van je bedrijfsvoering vormen’, zegt Leo Smit,oprichter van SmartTrackers.
Nu de CSRD van kracht is en de deadline voor de eerste rapportages snel nadert, ziet Smit ook dat steeds meer bedrijven hiermee bezig zijn. ‘Wij groeien nu heel hard en dat is echt dankzij de CSRD. Mensen zijn op zoek naar gereedschap om dit goed te doen.’
Start met ISO 50001
Voor Royal Reesink – dat zich richt op het distribueren en onderhouden van machines in onder meer agricultuur, logistiek en bouw – is de CSRD geen compleet nieuwe exercitie, maar bijna een uitbreiding van wat ze toch al deden, vertelt John Arts. Hij is projectleider logistiek & facilities bij Royal Reesink en al zo’n tien jaar verantwoordelijk over de rapportage rondom CO2.
‘Bijna tien jaar geleden werden we geconfronteerd met de vraag wat onze CO2-voetafdruk is. Zo kwam dat heel voorzichtig op de agenda’, legt Arts uit. Hij kreeg de vraag om het milieu-stuk op te pakken; wat wordt er verbruikt aan stroom, water en gas? Om te voorkomen dat dit één keer verzameld werd in een Excel-sheet en daarna in een la verdwijnt, werd besloten met SmartTrackers te gaan werken en de data jaarlijks te verzamelen.
‘We zijn bezig om een hele roadshow op te tuigen om die mensen uit te leggen wat ze precies moeten doen’
Niet veel later verscheen de European Energy Efficiency Directive, waarmee Reesink verplicht werd om een energie-audit uit te voeren. Niet alleen voor de locaties in Nederland, maar voor alle locaties en onderdelen van het bedrijf. ‘We zouden hier per locatie zo’n acht duizend euro aan kwijt zijn geweest en we hadden in Europa toen zo’n 43 locaties. Dat wordt dan wel een hele dure exercitie. Dus we zijn gaan kijken naar alternatieven. Dat werd de ISO 50001.’ Deze certificering draait om energiemanagement en vereist niet alleen dat er data verzameld wordt, maar ook dat er een beleid wordt opgezet om efficiënter met energie om te gaan.
Aan de slag
Royal Reesink verzamelt dus al enige jaren data over energieverbruik en CO2-uitstoot, maar de CSRD is breder dan dat. Deze wetgeving wil dat er naar duurzaamheid in de brede zin van het woord gekeken wordt, dus ook op bijvoorbeeld sociaal gebied. ‘Dit lukt mij niet meer alleen’, geeft Arts toe. Hij krijgt daarom nu hulp van KPMG, dat met zijn expertise ondersteunt bij het maken van de rapportage. Daarnaast is binnen Reesink zelf een team opgezet met eindverantwoordelijken per onderdeel. Zo is er iemand voor het hr-deel, voor financiën, taxonomie en circulaire economie. Dat laatste onderdeel blijft bij Arts liggen.
Link magazine december 2024/januari 2025. Thema: Maakbaar, Schaalbaar en Duurzaam. Vraag exemplaar op: mireille.vanginkel@linkmagazine.nl
Voor hen is het de uitdaging om de benodigde data te verzamelen. Daarvoor hebben zij eerst een lijst gemaakt van alles wat verzameld moet worden. Vervolgens wordt gekeken waar deze data vandaan moeten worden gehaald. Een deel komt van de fabrikanten van de machines die Reesink distribueert en onderhoudt, de oem’ers. ‘We hebben veertien hele grote oem’ers in het bedrijf. Met hen moeten we echt door de hele levenscyclus van de machine lopen om de data te verzamelen. Hoeveel uitstoot vormt de productie van een machine? Hoelang wordt het apparaat gebruikt? Hoeveel diesel is er gebruikt? Wat is er nodig om hem te repareren? Zo proberen we een plaatje te krijgen van de CO2-uitstoot van zo’n machine. Dan moet je kijken hoeveel we er verkocht hebben in het afgelopen jaar en zo krijg je de CO2-uitstoot van die oem’er die wij mee moeten nemen in onze inventarisatie.’
Op locatie
Een groot deel van de benodigde data heeft Reesink zelf in beheer. ‘Als we praten over transport of de gebouwen, dan halen we dat gewoon bij onze werkmaatschappijen vandaan. Een pand gebruikt tegenwoordig vaak slimme meters. Dus zaken als elektriciteit- en gasverbruik kunnen we relatief snel boven tafel krijgen. Dat hebben we de afgelopen tien jaar ook al gedaan.’
Veel van dat werk wordt dan ook door mensen op locatie uitgevoerd. ‘Mensen van verschillende bedrijven in verschillende landen gaan straks de benodigde data invoeren’, vertelt hij. In zijn ogen is het on-boarden van die mensen nu de grootste uitdaging. ‘We steken nu veel tijd in het voorbereiden. Zowel om te bepalen wat we moeten rapporteren, maar ook in het instrueren van mensen om te zorgen dat ze dit goed gaan doen. We zijn bezig om een hele roadshow op te tuigen om die mensen uit te leggen wat ze precies moeten doen. Het heeft immers geen zin als ze allerlei dingen invullen en wij dat achteraf met de hand moeten corrigeren en controleren.’
De data worden vervolgens ingevoerd in de software van SmartTrackers, dat inmiddels ook een CSRD-module hebben. ‘We willen niet alles handmatig gaan intypen en overtypen uit andere systemen. We zetten alles direct in SmartTrackers. Daarin verzamel je op een centrale plek alle informatie, waarna je die op een relatief eenvoudige manier kunt voorbereiden om deze uiteindelijk in te kunnen dienen bij de mensen en instanties die de informatie moeten krijgen.’
Stel je doelen vast
De CSRD eindigt echter niet bij het verzamelen van data, benadrukt Smit van SmartTrackers. ‘Je moet ook je doelen communiceren’, vertelt hij. ‘We zagen natuurlijk dat mensen al wel bezig waren om de CO2-voetafdruk in kaart te brengen, maar de urgentie om dan ook te zorgen dat er wat kilo’s vanaf gaan was nog beperkt. Daar is het denken nu ook wel over aan het veranderen door de CSRD.’ Bedrijven moeten nu dus ook actief nadenken hoe ze met duurzaamheid omgaan en hoe ze dat kunnen verbeteren.
Tot slot moeten organisaties zich echt gaan realiseren dat de CSRD een vast onderdeel wordt in het bedrijf, zegt Smit. ‘Je kunt niet even een adviseur inschakelen en een rapport in elkaar flansen. Als je dit een beetje fatsoenlijk wil doen, moet het een centraal onderdeel van je bedrijfsvoering vormen.’
