Certifeye is het internet online platform waarmee in een handomdraai certificaten worden opgevraagd en beheerd. Het gebruiksvriendelijke platform levert organisaties enorme tijdwinst op.
‘Dat moet anders kunnen’, was de gedachte van Fred Vahlkamp, na een gesprek met een kwaliteitsmanager uit de automotive industrie. Samen met Jacco van der Pol ontwikkelde hij het platform. Nu, vijf jaar later, is het zover. Het internet platform voor certificaatbeheer Certifeye is begin 2017 van start gegaan met een beperkt aantal gebruikers. Nu is het, met aanpassingen op alle op- en aanmerkingen die uit die periode naar voren kwamen, vrijgegeven voor gebruik.
‘Uit het gesprek met die kwaliteitsmanager kwam naar voren dat het heel veel werk en opvolging vraagt om van iedere leverancier de juiste certificaten en/of beoordelingslijsten te verkrijgen’, legt Fred Vahlkamp uit. ‘Dat speelt bij inkoop en dat speelt bij kwaliteitsmanagers. Die laatste groep moet immers vaak aan kunnen tonen dat zij zaken doet met goedgekeurde leveranciers. In de praktijk betekent dit veel e-mails en het handmatig bijhouden van bijvoorbeeld excelsheets met gegevens van de leverancier en de bij hen aangevraagde certificaten of vragenlijsten ten behoeve van een leveranciersbeoordeling. Dat kan anders.’
Heel eenvoudig
Met behulp van Certifeye maak je connectie met je leveranciers en/of klanten. Vervolgens kun je zo’n partij uitnodigen een certificaat te sturen. Dat gaat heel eenvoudig via een Certifeye uitnodigingsmail. De leverancier hoeft geen account te hebben op het platform. Het gevraagde certificaat kan via een upload op Certifeye aan de aanvrager worden gestuurd. Alleen deze partij krijgt het certificaat te zien. Als je daar toestemming voor geeft, kan een derde partij het certificaat inzien.
Omdat je bij het certificaat ook zaken als de scoop van het certificaat en de geldigheid in beeld brengt, kan Certifeye voor veel administratieve zaken zorgdragen. Als het certificaat dreigt te verlopen, krijgt eerst de eigenaar van dat certificaat een waarschuwing van Certifeye.
Fred Vahlkamp: ‘Zodra een nieuw certificaat is geplaatst krijgt iedereen die rechten heeft om naar dit certificaat te kijken direct een signaal in zijn of haar Certifeye dashboard dat een vervangend certificaat is geüpload. Voor de leverancier heeft dit als voordeel dat hij een certificaat maar één keer hoeft te uploaden en vervolgens geeft hij met behulp van Certifeye aan welke klanten het certificaat mogen inzien. Verandert er iets, dan weten al je klanten dit dus ook meteen en dat scheelt heel veel tijd en inspanning.’
Vragenlijsten
Certifeye biedt de gelegenheid om een geheel eigen beheersysteem in te richten. ‘Handig omdat leveranciers binnen een bedrijf vaak gecategoriseerd worden, bijvoorbeeld naar product of grondstof’, alsu Fred Vahlkamp.
‘Omdat iedereen dit op zijn eigen manier doet, is het binnen Certifeye mogelijk gemaakt om velden die je ingevuld wilt hebben zelf te benoemen. Daarnaast kun je ook vragenlijsten opstellen voor het beoordelen van je toeleveranciers. Zo blijft je administratie compleet en overzichtelijk op één locatie.’
Certifeye is een initiatief van de makers van ManualMaster, software voor kwaliteitsmanagement. Fred Vahlkamp en Jacco van der Pol stonden vijfentwintig jaar geleden aan de basis van deze onderneming.
