Een stuklijst, het lijkt een stoffig onderwerp om over te discussiëren. Tijdens het Link Café – dat mede mogelijk werd gemaakt door Siemens – over de uitdagingen rond de bill of materials kwam echter naar voren dat behoorlijk wat bedrijven ermee worstelen. De behoefte is groot, want een goede BOM blijkt een noodzakelijke eerste stap richting een businessmodel op basis van servitization.
Het Link Café was dit keer dat midden in het flitsende Experience Center van Voortman in Rijssen.
– Voor complexe systemen is het ingewikkeld en tijdrovend om de BOM compleet te krijgen.
– Machines en systemen zijn zelden statisch.
– Zonder sturing en uitleg kan een BOM gezien worden als administratieve rompslomp.
– Te veel data maakt het nodeloos complex en onoverzichtelijk.
– De transitie vraagt om nieuwe skills en nieuwe rollen.
Geheim van een succesvolle transitie is een ‘gek’ die iedereen meetrekt
Een bill of materials is een lijst van ruwe grondstoffen, deelassemblages, componenten en onderdelen die nodig zijn om een eindproduct te maken. Een simpele stuklijst dus, zoals je die ook voor in de handleiding van een IKEA-kast vindt? Ja en nee. Het lijkt erop maar simpel is het allerminst, getuige de opkomst tijdens het Link Café over het onderwerp bij Voortman Steel Machinery in Rijssen.
Haken en ogen
Er zitten nogal wat haken en ogen aan het creëren van een goede BOM. Om te beginnen moet de lijst natuurlijk correct en compleet zijn. Dat klinkt logisch, maar is een flinke uitdaging als je dat moet doen voor een complexe machine met mechanische, elektronische en softwarecomponenten die overal uit je organisatie vandaan komen, en wellicht zelfs door externe partijen worden geleverd. De stuklijst voor een Billy-boekenkast is overzichtelijk, maar voor een geavanceerde staalbewerkingsmachine van Voortman ligt dat heel anders. Voor dergelijke complexe systemen is het ingewikkeld en tijdrovend om de BOM compleet te krijgen.
Hels karwei
Daar komt bij dat machines en systemen zelden statisch zijn. Het is namelijk niet zo dat een systeem wordt ontwikkeld, je een BOM opstelt en dat het daarmee klaar is. Tijdens de levensduur van het systeem treden er heel veel wijzigingen op. Aan het begin, omdat de machine al op de markt komt voordat deze volledig uitontwikkeld is. Engineers blijven immers graag nog sleutelen tot het helemaal perfect is. Maar ook daarna verandert een systeem: door onderhoud en service, vervangende onderdelen die worden geplaatst, software die wordt geüpdatet. Al die veranderingen moeten nauwgezet worden bijgehouden. Het is een hels karwei om dat proces te structureren en in goede banen te leiden. In het Link Café, dat midden in het flitsende Experience Center van Voortman was opgesteld, ging die uitdaging regelmatig over tafel.
Simpel is een BOM allerminst, getuige de opkomst tijdens het Café over dit onderwerp.
Het wordt nog ingewikkelder als je je bedenkt dat niet iedereen in de organisatie er even veel belang aan hecht om de BOM up-to-date te houden. Het zal dus niet bij elke medewerker direct op het netvlies staan om alle wijzigingen netjes te registreren in de BOM. Zonder sturing en uitleg bestaat het gevaar dat een BOM wordt gezien als niets meer dan administratieve rompslomp, waarschuwden meerdere Link Cafébezoekers. ‘Je hebt iemand in je organisatie nodig die er heilig in gelooft, door muren heen breekt en iedereen kan enthousiasmeren’, aldus Göran Oesterholt, sales director Nederland bij Siemens Digital Industries Software.
Consistent format
Door alle wijzigingen gaat de BOM van die ene specifieke machine steeds verder afwijken van de originele BOM. Met de huidige toeleveruitdagingen en materiaaltekorten is dat helemaal een issue. Want het geplande reserveonderdeel kan zomaar niet beschikbaar zijn. De klant wacht, dus je lost dat op met een alternatief onderdeel dat wel voorhanden is. En daarmee wordt die ene machine volledig uniek, met ook een unieke BOM. Het is geen sinecure om al die verschillende BOM’s efficiënt te beheren en te managen. Tijdens de borrel en het diner na afloop van de groepsdiscussie wisselden deelnemers tips en tricks uit hoe ze dit probleem kunnen tackelen.
De input voor een BOM komt van verschillende afdelingen binnen een bedrijf. Al die disciplines hebben hun eigen beeld bij wat een BOM is en welke informatie deze moet bevatten. Ze spreken hun eigen taal en gebruiken hun eigen tools, waardoor het niet voor de hand ligt om een mechanische BOM te combineren met een elektronische BOM. Dus is een consistent format nodig, dat aansluit bij de verschillende producten in je bedrijf en waar alle teams mee overweg kunnen.
Welk detailniveau?
Als je het dan intern op de rails hebt, ben je ook nog afhankelijk van toeleveranciers. De informatie die zij geven over de geleverde onderdelen, moet passen in jouw BOM-structuur en moet bovendien ook worden bijgehouden. Hoe doe je dat? Idealiter koppel je de beide BOM-administraties aan elkaar, maar dat is allerminst evident. Sowieso om dat technisch voor elkaar te krijgen, maar ook omdat lang niet alle bedrijven in de keten op hetzelfde volwassenheidsniveau zitten met hun BOM’s.
‘We willen toe naar een single source of truth’
Verder moet je goed nadenken over het detailniveau van je BOM, want al die externe componenten hebben immers zelf ook weer een BOM. Is het voor jouw machine van belang om van bijvoorbeeld een ingekochte besturingseenheid te weten welke elektronica daar in zit? Waarschijnlijk heb je genoeg aan het artikelnummer en wat basale informatie. Te veel data maakt het nodeloos complex en onoverzichtelijk. Wat zal het Voortman bijvoorbeeld uitmaken welke specifieke knopjes er zijn gebruikt in het controlepaneel dat het bedrijf inkoopt? Aan de andere kant is voor sommige toepassingen juist complete transparantie vereist. Dan is zo’n overcomplete BOM wel degelijk noodzakelijk en zul je heel kritisch naar je proces en je BOM’s moeten kijken.
‘Er is geld te verdienen met een As-Built’, vertelde Arno Bouwmeester van Nedinsco (uiterst links)
Reis begint bij BOM
Als een BOM in de basis alleen een lijstje met componenten is en het in de praktijk zo ingewikkeld is om deze compleet en up-to-date te houden, waarom zou je er dan zo veel moeite voor moeten doen? Frank Scherphof, operationeel manager bij Voortman Steel Machinery, was daar in zijn presentatie voor het Link Café duidelijk over: ‘De bill of materials is een eerste en noodzakelijke stap richting een digital twin en een servitizationmodel. De reis van een businessbenadering die is gericht op producten naar een verdienmodel dat draait om diensten, begint bij een goede BOM. Want als we klanten willen afrekenen op de output of de uptime van onze machine, moeten we heel goed in de smiezen hebben wat er daadwerkelijk in het veld gebeurt. Dan wil je de fysieke werkelijkheid koppelen aan de virtuele wereld, aan je digital twin, die gevoed wordt met operationele data en sensorgegevens. En voor een goede digital twin heb je een goede BOM nodig.’
Eén bron, één lijst
Voortman is die weg ingeslagen, maar het bedrijf is er nog niet, geeft Scherphof toe: ‘We zijn nog niet in staat om een goede stuklijst te maken, laat staan een digital twin. We kunnen het best goed, maar niet op het niveau dat we de stap kunnen zetten van een basis-BOM naar een as-built – een combinatie van een BOM en een grafische weergave van hoe het product er daadwerkelijk uitziet – naar een digital twin.’
Die volwassenheid heeft Voortman wel voor ogen. ‘We willen toe naar een single source of truth’, vertelt Scherphof. ‘Eén BOM per product, waaruit je alle stuklijsten kunt halen die in onze organisatie nodig zijn; voor onze mechanici, elektronici, software-engineers, productiemedewerkers en onderhoudstechnici. Eén bron, één lijst. Als je er een digital twin van wilt maken, zitten precies die componenten en materialen erin, geen discussie, geen grijs gebied. En is de lijst anders, dan is het voor mij een ander product. Zo zwart-wit kijk ik ernaar.’
Verdienen aan je BOM
Zoals gezegd, is de digitale transformatie rond BOM’s en digital twins vooral ook businessgedreven. Als je het goed doet, zit er al geld in de as-built-data, vertelt ceo Arno Bouwmeester van Nedinsco in Venlo: ‘Tenminste, als je je businessmodel laat draaien om service en onderhoudscontracten.’ Dan is het essentieel om te weten wat er in elke machine zit. Onderhoudsmonteurs hoeven dan niet eerst polshoogte te nemen voordat ze een reparatie kunnen uitvoeren, maar kunnen exact zien welke componenten erin zitten, en dus direct ook het juiste reserveonderdeel meenemen. Als je wordt afgerekend op de uptime van de machine, levert je dat direct veel geld op.
Een as-built heeft zeker voor een monteur meer waarde dan een BOM. Het gaat immers niet om wat de engineer heeft bedacht, maar wat er in productie is gebeurd. De BOM van het oorspronkelijke ontwerp heeft waarde, omdat het de basis vormt van waaruit je alles kunt afleiden.
As-maintained
Waardevoller is het om van elke machine in het veld een as-built te hebben. Of beter nog, een as-maintained, want ook onderhoudsingrepen of software-updates moeten natuurlijk netjes worden geregistreerd. Als je dat onder de knie hebt, ga je richting servitization en predictive maintenance op hoog niveau.
Zo’n database is ook erg interessant als een bedrijf overal op de wereld machines heeft staan en uit efficiëntieoverwegingen werkt met lokale monteurs. Die zullen net wat minder goed op de hoogte zijn van mogelijke verschillen in het systeem. Met een as-built is dat veel duidelijker en explicieter. Scherphof: ‘Mits je geen concessies doet aan de koppeling tussen de fysieke en de digitale wereld, staat immers exact op papier uit welke componenten die ene machine is opgebouwd.’ De stap naar ondersteuning via augmented reality is dan niet meer zo groot.
Bij Broshuis is een BOM-manager aangesteld die goed in de gaten houdt of voorgestelde mutaties daadwerkelijk nodig zijn, vertelde Melanie van Beek (tweede van rechts).
Businessmodel op de kop
De invoer van goede BOM’s en de daaropvolgende stappen naar een digital twin en servitization betekenen nogal wat voor een organisatie. ‘De transitie van producten naar diensten zet je businessmodel op z’n kop’, weet Scherphof. ‘Dan is het niet meer dan logisch dat ook de organisatiestructuur op de schop moet.’
Link magazine editie februari/maart 2023 | jaargang 25 thema: Volle buffers en toch tekorten. Lees Link digitaal of vraag een exemplaar op: mireille.vanginkel@linkmagazine.nl
Uit de discussies en gesprekken in het Link Café komt één ding duidelijk naar voren: als je van deze transformatie een succes wilt maken, heb je een drijvende kracht nodig. Engineers zijn immers van nature nogal eigenwijs en zullen in eerste instantie hun hakken in het zand zetten als ze hun vertrouwde werkwijze moeten veranderen. Het levert ze namelijk ‘saai’ werk op, dat wellicht zal voelen als corvee als je niet goed uitlegt waarom het nodig is.
Prioriteit en betrokkenheid
In die reis is natuurlijk een belangrijke taak weggelegd voor het management, dat allereerst de noodzaak moet voelen en een stip op de horizon moet hebben waar het naartoe wil. ‘Aan die overtuiging ontbreekt het nog wel eens bij bedrijven’, constateert Scherphof. Ook de cfo moet immers overtuigd zijn, want het proces kost tijd en geld.
Als het management de richting eenmaal heeft bepaald, volgen daaruit de processen en hoe de BOM en de digital twin daarin passen. Het management moet de transitie prioriteit geven en betrokkenheid tonen. Oesterholt (Siemens): ‘Het geheim is een “gek”, een mobilizer die iedereen meetrekt, maar ook het hele proces kan overzien.’ De push komt vanuit de managementkamer, de pull ligt idealiter in handen van één sterke aanjager die de verandering door de organisatie trekt, over de grenzen van de disciplines kan kijken en mensen weet te motiveren.
Waakhond
De transitie vraagt ook om nieuwe skills en nieuwe rollen in een organisatie. Sommige bedrijven hebben al een chief data officer of brengen het onder bij een chief information officer. Daarnaast lijkt het verstandig om op operationeel niveau iemand aan te stellen die de bibliotheek van alle BOM’s beheert. ‘Wij hebben zo’n waakhond die goed in de gaten houdt of voorgestelde mutaties ook daadwerkelijk nodig zijn’, vertelt coo Melanie van Beek van Broshuis in Kampen.
Een BOM-manager met een kritische blik kan bovendien controleren of er geen duplicaten in de database komen te staan. In de praktijk ontwerpen engineers namelijk nog wel eens iets wat al eerder is bedacht of waarvan de eigenschappen heel sterk overeenkomen met een bestaand design. Een strenge bibliothecaris kan dat onnodige werk voorkomen. ‘We gebruiken software om die overbodige designs te detecteren’, aldus Van Beek. Ontwerpers krijgen dan een seintje als ze een design bouwen dat al in de database staat.
Link magazine verzorgt in samenwerking met IPL / Post & Dekker / Yellax een masterclass Smart Customization/CTO met als belangrijk aandachtsgebied de bill of materials.
Donderdag 14 september 2023 vanaf 9.30-1730. Aanmelden of informatie over de masterclass mail naar: uitgever@linkmagazine.nl
Servitization Platform
Het Servitization Platform is in 2018 opgericht door Link Magazine en sinds oktober 2020 onderdeel van het European Supply Chain Forum (ESCF) van de TU Eindhoven (TU/e). Onder de huidige leden zijn onder meer Lely, Tembo Group, Thermo fischer, Voortman Steel Group, Schneider Electric, ASML , Malvern Panalytical, Vekoma, Moba, Spirotech, VMI en Provincie Noord Brabant. Bij het ESCF ligt de coördinatie van het platform in handen van onderzoeksdirecteur servitization Néomie Raassens (universitair hoofddocent servitization & innovation sourcing aan de TU/e) en network orchestrator servitization John van Ginkel (uitgever Link Magazine). Met het platform moet bewustwording ontstaan over de potentie van servitization als enabler voor continuïteit en winstgevende groei. Servitization is de transitie van producten verkopen naar product-servicesystemen leveren en onderhouden. John.vanginkel@linkmagazine.nl/ j.n.v.ginkel@tue.nl (informatieplatform)
