Toegangspoort tot SAP
Buitenbeveiliging, het specialisme van Heras, is een projectenbusiness. De kunst is elk project – hek, poort, camera’s, toegangscontrole, enzovoort – slim en foutloos op maat te verkopen, zodat Heras het efficiënt kan opbouwen. Toen het bedrijf voor ERP overging naar SAP, schakelde het Sofon in. De software voor verkoopondersteuning vertaalt de klantwensen automatisch in een correcte order in ERP. ‘De SAP-implementatie was al een uitdaging en wij raceten er met Sofon achteraan.’
Heras, bekend van de hekwerken, is specialist in buitenbeveiliging. Daarvoor acquireerde het bedrijven in het hogere security-segment, onder meer voor camera-technologie. In 1986 zelf overgenomen door de Ierse bouwmaterialengigant CRH, groeide Heras door overnames tot een onderneming met nu 700 
medewerkers. Tot voor kort opereerden de landenbedrijven redelijk stand alone, maar in de crisis werd besloten tot centralisatie. ‘We kijken nu met een Europese bril en kunnen de synergie eruit halen die er al jaren in zat’, zegt directeur Dennis Gouka op het hoofdkantoor in Oirschot. ‘We willen toe naar één merk onder één leiding op Europese schaal.’ Zo wordt de productie in Duitsland overgeheveld naar Oirschot.
Heras is een grote speler in Noordwest-Europa maar exporteert ook naar Amerika en Australië. ‘Onze systemen gaan als bouwpakket volgens IKEA-concept in de container. Dan vallen de transportkosten mee. Een redelijk uniek concept.’ Nederland loopt in buitenbeveiliging wereldwijd voorop, volgens Gouka. ‘Dat zit ’m in de techniek. Neem een poort van twaalf meter lang die vrijdragend open en dicht schuift en bij elk weertype goed functioneert; dat is technisch toch een uitdaging.’ Ter verklaring wijst hij op de kleine schaal van ons land. ‘Wij zijn producent, maar verkopen, installeren en servicen hier ook; uit kennis en beheersing van de keten halen we ons innovatieve karakter.’
Internet of things
Heras investeert veel in r&d. Naast een grote engineeringclub voor het projectenbedrijf (vijftig man) zitten er in Oirschot zeven medewerkers op r&d. Die nog steeds ook hardware-innovatie doen. Sinds kort werkt Heras met een verbindingstechnologie die lassen en achteraf verzinken overbodig maakt. Dertig procent goedkoper en zeventig procent ‘groener’, door zuiniger verzinken vooraf en minder CO2-uitstoot vanwege minder transport naar de verzinkerij. Die uitvinding, al twintig jaar oud, werd van de plank gehaald nu ‘groen’ als verkoopargument telt.
Ook ict-innovatie (zoals software voor kentekenherkenning en het internet of things) is een speerpunt. Zo wordt gewerkt aan remote monitoring van de installed base, vertelt Gouka. ‘In Oirschot kunnen we in overleg met klanten hun systemen monitoren. We controleren bijvoorbeeld de detectiezones bij de hekken en kijken naar storingen. Op basis van de bewegingen, hoe vaak gaat de poort open en dicht, kunnen we onderhoud plannen. In de ‘oude wereld’ werd er gebeld bij een storing, nu moeten we die vóór zijn.’ Als deze monitoring-business in Nederland is uitontwikkeld, gaat Heras die uitrollen over Europa. Monitoren zal vanuit lokale centra gebeuren. ‘Een Zweed moet een Zweed aan de lijn krijgen, want we moeten dan gelijk acteren.’
Vertalen
Wordt aftersales decentraal georganiseerd, aan de verkoopkant vindt wel centralisatie plaats, zegt Paul Kimmel, oprichter en directeur van Sofon, aanbieder van software voor verkoopondersteuning: ‘Binnen de spelregels die Oirschot stelt, kan elk land projecten aanbieden en lokaal installeren.’ Anderhalf jaar geleden werd in CRH-verband besloten dat Heras voor ERP zou overgaan op SAP. Dennis Gouka: ‘We hebben
Paul Kimmel van Sofon (links) en Dennis Gouka (Heras) bij productie in Oirschot
natuurlijk een capability fit-analyse gedaan. Het paste, maar we misten aan de buitenkant wel flexibiliteit. We waren al gewend met een productconfigurator te werken, maar SAP kon niet brengen wat wij wilden: in een vraag-en-antwoordspel de juiste oplossing voor de klant kiezen. We hebben mogelijkheden vergeleken en Sofon paste het beste bij ons.’ Kimmel: ‘SAP is aan de achterkant, als backbone van de bedrijfsprocessen, prima. Maar aan de voorkant is in verkoop snelheid en flexibiliteit nodig voor begeleiding naar de beste oplossing.’ Cruciaal voor een projectenclub als Heras, aldus Gouka. ‘Ons onderscheidend vermogen zit in de flexibiliteit van onze producten met gigantisch veel varianten. We hadden een systeem nodig dat wat in het veld wordt opgenomen zo goed mogelijk naar binnen brengt. Fouten herstellen kost te veel.’
‘Het spannende was: de propositie voor de klant vertalen naar wat de fabriek wil weten’
Dat systeem is Sofon: het vertaalt de klantwens naar een correcte SAP-order. Sofon Studio legt alle kennis vast in de vorm van beschrijvingen en product- en prijsregels. Geen vanzelfsprekendheid, zegt Kimmel. ‘Mensen kennen niet alle regels; als je het vraagt, schrijven ze maar een kwart op. Dus moet je een redenering opzetten met een productdeskundige en een verkoper, aan de hand van enkele voorbeeldoffertes: ‘Hoe lang wordt het hek en hoe hoog? Waar komt het te staan? Aan zee? Dan moeten we extra galvaniseren. Hoe zit het met de ondergrond? En o, we zijn de kleur nog vergeten.’ Dan lukt het wel en kom je snel tot een volledige set vragen.’ Op basis van de kennisregels leidt Sofon Proposal Organizer verkopers met een vraag-en-antwoordspel eenvoudig door het offertetraject. ‘Onze software voelt voor de gebruiker alsof een deskundige vragen stelt, alsof het systeem aan het redeneren is.’
Met dit bijltje hebben de Sofon-consultants vaker gehakt, dus daar lag niet de echte uitdaging, zegt Paul Kimmel. ‘Een projectenbedrijf met configureerbare producten is in de SAP-wereld een moeilijke tak van sport. Het spannende was dan ook: de propositie voor de klant vertalen naar wat de fabriek wil weten. Als je dat goed doet, ontstaat de echte waarde van de Sofon-oplossing.’ Die is echter afhankelijk van de inrichting van SAP en die was – de beide implementaties gingen gelijk op – nog niet bekend. ‘De SAP-implementatie was al een uitdaging en wij raceten er met Sofon achteraan.’ Maar het is gelukt: Heras heeft in Sofon nu een stuk of twintig modellen vastgelegd, configureerbare ‘producten’ zoals hek, schuifpoort, draaipoort (‘een heel ander type, met een heel andere vragenlijst’), camerasysteem, installatie (‘hoogwerker erbij?’), service, enzovoort.
Voorzetscherm
‘De grootste winst is dat we nu als één bedrijf opereren’, zegt Dennis Gouka. Vanuit de verschillende landen en disciplines. ‘Verkoop bijvoorbeeld kan z’n eigen order volgen, hoeft niet meer na te bellen. Het proces is efficiënter, er zijn minder fouten.’ De implementatie verliep (voor SAP-begrippen) relatief snel en soepel, maar de Heras-directeur hoeft niet elk jaar zo’n groot project. ‘Afgelopen kerst zijn we vol doorgegaan, de druk liep op. De eerste vier, vijf weken live hadden we problemen, daarna zagen we een stijgende lijn. De samenwerking met Sofon is goed verlopen, we waren vanaf het begin enthousiast over de mogelijkheden. Met de discipline die SAP vereist, hadden we wat moeite; vroeger hadden we in ERP meer vrijheid. Het proces achter SAP loopt fantastisch, maar dat met de hand voeden is lastig. Daar bewijst het ‘voorzetscherm’ van Sofon zijn waarde.’
