Stel dat een medewerker op een dag zegt: ‘We kunnen 30 procent bezuinigen.’ Bij zwembadenspecialist Variopool in Oudkarspel werd deze uitspraak niet weggewuifd, maar serieus onderzocht. Het resultaat: meer dan 2 miljoen euro aan besparingen, kortere doorlooptijden en een organisatie die klaar is voor schaalvergroting.
Standaardisatie waar mogelijk, maatwerk waar nodig
Variopool zette de afgelopen jaren een forse stap richting hogere marges, betere leverbetrouwbaarheid en meer klanttevredenheid. Geen kostenbesparing op de korte termijn, maar een fundamenteel andere werkwijze. Het geheim? Smart customization, standaardisatie en een grondige herziening van processen, mogelijk gemaakt door PLM-software en een strategische aanpak door A3 Procurement Advice. Het was het startsein voor een digitale transformatie, die veel verder gaat dan puur automatiseren.
Uitdagingen en foutgevoeligheden
Als organisatie groeide Variopool, toeleverancier van beweegbare zwembadbodems en keerwanden, jarenlang organisch, met een sterke technische oriëntatie en veel ruimte voor individuele invulling. Projecten werden aangevlogen zoals ze binnenkwamen, elk met hun eigen aanpak, tekeningen en inkooplijst. ‘We verkochten vanuit techniek, niet vanuit klantwens’, zegt managing director Klaas-Jan Ruder. ‘Dat betekende dat elk project eindigde in een uniek product, zelfs als het om soortgelijke toepassingen ging.’
Deze werkwijze leidde tot een reeks uitdagingen en foutgevoeligheden. Onduidelijkheden in de keten, incomplete leveringen, monteurs die hun werk niet konden afronden en frustratie bij klanten én medewerkers. Afdelingen werkten als eilanden; wat in de ene stap gebeurde, had gevolgen voor de volgende zonder dat iemand daar zicht op had. Vertragingen, misverstanden en faalkosten waren aan de orde van de dag.
Inkoopanalyse als vertrekpunt
Om die impasse te doorbreken, startte Variopool een traject met als doel: meer standaardisatie, meer interne samenwerking en uiteindelijk meer rendement. Ruder haalde Norbert Wildöer van A3 Procurement Advice binnen. ‘We kenden elkaar al, dus ik wist wat ik aan hem had’, zegt hij. Wildöer begon met een inkoopanalyse. Zes weken lang sprak hij met engineers, inkopers en leveranciers. Wat hij aantrof, was geen verrassing: een wildgroei aan keuzes, exotische materialen, overgedimensioneerde onderdelen, en oplossingen die ooit logisch waren maar inmiddels niet meer pasten.
‘Het is meer dan een systeem, het is een manier van werken’
De analyse wees uit dat standaardisatie de sleutel was. Niet alleen vanwege de inkoopbesparing, maar ook omdat het processen voorspelbaarder en repeteerbaarder maakt. ‘Bij veel bedrijven gaat 65 procent van de kosten naar inkoop’, zegt Wildöer. ‘Als je daarin 10 procent bespaart, stijgt je rendement met 30 procent.’
Van chaos naar structuur
Tegelijkertijd startte PLM Xpert met het inrichten van product lifecycle management, kortweg PLM. Een ingrijpende maar noodzakelijke aanpak als een organisatie richting standaardisatie en schaalbaarheid wil. ‘Je kunt pas automatiseren als je eerst structureert’, stelt Hugo Botter, managing director van PLM Xpert. ‘We worden vaak gevraagd voor een tool die als een soort missing link verschillende systemen aan elkaar knoopt. Maar zonder de onderliggende data en structuur heeft dat geen kans van slagen.’ Zijn collega Bas Verbunt, business development manager Digitalization en Industry 4.0, vult aan: ‘Een mooi systeem maakt de data niet mooier. Dat moet je zelf doen.’
De grote verandering bij Variopool begon daarom met fundamentele vragen. Waarom dit materiaal? Waarom deze dikte? Waarom deze motor? Als er geen goed antwoord was, werd het uitgezocht. ‘We ontdekten dat we in veel gevallen standaardmateriaal konden gebruiken in plaats van duurdere, afwijkende keuzes’, zegt Ruder. Dankzij rekenmodellen en betere engineering is nu precies te bepalen wat nodig is. Geen overdimensionering meer, maar optimaal gedimensioneerde oplossingen.
Standaardiseren in clusters
De gewenste standaardisatie was een grote verandering voor de organisatie en die moest wel gedragen worden door de medewerkers. Ruder betrok daarom bewust mensen van binnenuit en externe engineer Kees Knijn werd benaderd om in gesprek te gaan met de engineers. ‘Het is belangrijk dat mensen dezelfde taal spreken, Knijn bewaakte de samenhang tussen de clusters waarin het standaardisatieproject werd opgedeeld. Elk cluster werkte zelfstandig aan een groep producten of processen, waarna de resultaten werden vastgelegd in PLM. We zeiden: PLM is de waarheid. Wat daarin staat, is leidend.’
De implementatie begon midden in coronatijd, in juni 2020. Geen ideaal moment, maar volgens Ruder des te urgenter. ‘Leveringen liepen vast, er was chaos in de keten. Juist toen moesten we doorzetten.’ Het plan werd aangescherpt, de prioriteiten verlegd en de directie overtuigd dat stilzitten geen optie was. ‘We hebben hard moeten vechten om het project overeind te houden. Maar uiteindelijk is het gelukt.’
Resultaten die tellen
In 2023 werden de eerste vruchten geplukt van de implementatie en draaide Variopool het beste jaar in zijn geschiedenis. De marge per project was 9 procent hoger dan voor de transformatie. In absolute zin betekende dat een besparing van 2,1 miljoen euro. Doorlooptijden werden korter, faalkosten daalden en het inzicht in kostprijzen en planning verbeterde drastisch.
Link magazine september/oktober 2025. Thema: Transitie van projectenorganisatie naar seriematige business. Cover TjarkoBouman ceo BDR Therma Group. Lees het artikel digital of vraag exemplaar op bij mireille.vanginkel@linkmagazine.nl
Volgens Botter is dat typisch het effect van een goed doordachte PLM-aanpak. ‘Het is meer dan een systeem, het is een manier van werken. En het werkt alleen als het management erachter staat. Anders blijft het hangen op één afdeling en wordt het nooit een integraal onderdeel van het bedrijf.’
Gezamenlijke missie
Ruder erkende vanaf het begin dat verandering niet zonder betrokken medewerkers kon. Hij wilde mensen verbinden en onderlinge samenhang creëren in een organisatie die tot dan toe vooral op individuele projecten draaide. Daarom introduceerde hij Percentage of Completion (POC)-meetings, om zicht te houden op voortgang en samenhang. En hij zette de verandering neer als een gezamenlijke missie. ‘Je moet mensen meenemen, hun input serieus nemen en successen vieren. Dan ontstaat er energie.’
De Masterclass Smart Customization / Configure to Order geven wij op 26 maart en 5 november 2026. U kunt zich al Aanmelden mireille.vanginkel@linkmagazine.nl
Het resultaat is dat Variopool nu werkt vanuit een herbruikbare productstructuur: 80 procent van een oplossing is standaard, 20 procent klantgericht maatwerk. Een switch van engineering-to-order naar configure-to-order. Standaardisatie waar mogelijk, maatwerk waar nodig. Daarmee is smart customization dagelijkse realiteit geworden.
Doorlopend proces
Volgens Wildöer levert dat niet alleen financieel voordeel op, maar ook meer rust in de organisatie. Minder ad-hoc werk, minder brandjes blussen, meer tijd voor innovatie. Tegelijkertijd blijft standaardiseren een doorlopend proces. De laatste producten worden momenteel afgerond en in PLM gebracht. Maar de richting is helder en het vertrouwen groot.
Voor andere bedrijven die met dezelfde vraagstukken worstelen, heeft het team van Variopool een duidelijke boodschap. Denk groot, maar begin klein. Leg eerst de basis. Organiseer, structureer, standaardiseer, digitaliseer – en automatiseer dan pas. Zorg voor draagvlak op de werkvloer én in de boardroom. En laat zien wat het oplevert, in cijfers, maar ook in werkplezier.
